La transcriptions d’appels pour améliorer l’onboarding et la formation des équipes de vente

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Les avantages des enregistrements d’appels ne sont plus à prouver ! Les précieuses informations contenues dans les échanges avec les clients sont en effet indispensables à la finalisation d'un deal ou à l'amélioration de la formation continue des commerciaux. Mais dans les faits, ces derniers n’ont pas toujours le temps de réécouter les heures d’enregistrement pour y relever les informations utiles.

C’est pourquoi la transcription des appels téléphoniques et des messages vocaux est essentielle. Les heures de réécoute manuelle et chronophage sont confiées à notre outil basé sur l’IA qui retranscrit automatiquement vos enregistrements. Ceci fait, ils pourront illustrer vos formations et vos onboardings avec des exemples concrets et les meilleures pratiques (ou au contraire, celles à éviter). 

En utilisant l’IA et le machine learning, notre fonctionnalité de transcription d’appels et de messages vocaux aide votre équipe commerciale à gagner du temps et à se concentrer sur ce qu’elle sait faire de mieux : accompagner vos prospects pour les transformer en clients.

5 manières d’utiliser la transcription d’appels pour améliorer vos ventes

1. De meilleures analyses d’appels pour de meilleurs feedbacks 

Les transcriptions d’appels et de messages vocaux vous fournissent des informations capitales sur vos clients, votre produit ou service, et même sur vos concurrents. La tonalité, la construction du discours commercial, les arguments énoncés, etc : vous allez pouvoir partager toutes ces caractéristiques des appels avec vos commerciaux. Ces exemples concrets permettront à vos collaborateurs de mieux comprendre quelles sont les bonnes pratiques, les leviers d’amélioration et la manière d’y parvenir. De vrais exemples concrets sont toujours plus puissants que la théorie ! 

2. Améliorez le partage de connaissance en interne  

Les transcriptions d’appels ont l’avantage d’être moins personnelles que des notes écrites ou des enregistrements d’appels. Elles sont  donc plus facilement communicables en interne. Ainsi, un commercial peut facilement partager en un clic une transcription d’appel avec son manager afin d’échanger sur la stratégie à adopter sur la suite de la vente, ou pour partager avec le reste de l’équipe un événement particulier qui serait survenu. Les transcriptions peuvent être classées et partagées plus facilement que les enregistrements d’appels. Elles enrichissent ainsi la base de connaissances de l’équipe.

3. Personnalisez votre stratégie de formation

Aujourd’hui, près de 60% des agents oublient une grosse partie des notions abordées lors des formations que leur entreprise leur propose. Pour ne rien arranger, ils ont très peu de temps à consacrer à leur formation continue. Dans ce contexte, la transcription d’appels va être l’outil idéal de formation. En effet, les managers peuvent grâce à elle cibler des aspects particuliers à améliorer auprès de leurs agents et aller à l’essentiel grâce à de vrais exemples précis et concrets. En plus de l’écoute discrète et de la supervision des appels, les managers ont maintenant une nouvelle fonctionnalité avec la transcription d’appels et de messages qui va les accompagner dans leur stratégie de développement.

4. Proposez de meilleurs onboardings 

Dans la vente, il est souvent difficile d’assurer une qualité de service et des expériences clients optimales et consistantes. En effet, le turnover des équipes et la fatigue des commerciaux en poste ne permettent pas toujours aux entreprises d’assurer un process de vente continu et homogène. La transcription d’appels devient alors très utile pour améliorer l’onboarding. Elle met en lumière de vrais cas pratiques concrets et facilement mémorisables et réduit le temps nécessaire à la formation initiale des commerciaux. Les nouveaux collaborateurs peuvent ainsi se nourrir des expériences réelles de l’équipe, et se former plus rapidement qu’à travers des guides ou des formations théoriques.

5. Découvrez-en davantage sur vos clients

La transcription d’appels n’est pas seulement utile pour former vos collaborateurs plus rapidement. Elle permet également de surveiller et d’analyser la parole de vos clients. Que pensent vos potentiels clients du parcours de vente ? Sont-ils confrontés à des problèmes non résolus ? Doivent-ils se répéter à plusieurs reprises ? La transcription d’appels permet de prendre connaissance rapidement de la teneur des échanges des derniers appels. C’est une fonctionnalité très utile lorsqu’il existe une passation entre deux commerciaux dans le process de vente. C’est un moyen idéal d’en savoir davantage sur vos clients, quel que soit leur historique avec votre entreprise.

Comment mettre en place la transcription d’appels pour votre équipe commerciale ?

Il est essentiel que votre  outil de transcription d’appels soit simple d’utilisation et ergonomique pour que vos commerciaux puissent le prendre en main facilement et le plus fréquemment possible. Votre développement commercial en dépendra.

Alors avant de choisir le bon outil de transcription d’appels pour votre entreprise, voici quelques questions à vous poser :

1. Est-il facile à utiliser ?

Que votre équipe soit composée uniquement de profils digital natives ou de personnes moins à l’aise avec la technologie, votre outil doit être le plus simple d’utilisation possible. Il en va de sa  prise en main rapide et de son usage à long terme dans un environnement agile.

2. Est-il disponible dans votre langue ?

Un bon outil de transcription d’appels ne doit pas seulement proposer une interface intuitive, mais aussi la transcription des appels et des messages vocaux dans toutes les langues parlées par votre équipe commerciale. Optez pour un outil multilingue qui vous aidera à conquérir de nouveaux marchés.

3. Est-il aussi flexible et rapide que vous ? 

La transcription d’appels est conçue pour vous faire gagner du temps et non le contraire. Soyez donc sûr de choisir un outil qui vous propose des transcriptions écrites rapides et fiables sans devoir attendre de longues heures. La transcription d’appels Aircall, basée sur l’IA, vous propose une vitesse de transcription de 9 secondes par minute audio. Elle avance aussi vite que vos équipes.

4. Est-il disponible où que vous soyez ?

Vos collaborateurs doivent se sentir soutenus par leurs outils où qu'ils soient. En télétravail ou en déplacement, ils peuvent les utiliser et rester performants comme s’ils étaient au bureau. Assurez-vous que votre solution de transcription soit basée dans le cloud afin qu’elle soit disponible à tout instant, où que soit votre équipe.

5. Est-il sécurisé ?

Vos appels contiennent parfois des informations sensibles et personnelles de vos clients (informations bancaires, adresses, historique d’achat, etc. De ce fait, votre outil doit vous apporter un niveau de sécurité optimal. Vérifiez ses standards de sécurité, et déterminez s’il vous donne la possibilité d’attribuer plusieurs niveaux de rôles et de permissions.

6. Est-il partenaire de votre croissance ? 

Optez pour un outil de transcription d’appels qui sera un vrai partenaire, qui vous accompagnera dans la rentabilité et le développement de votre activité. Pour éviter des coûts supplémentaires, choisissez une solution incluse dans dans votre fournisseur de téléphonie d’entreprise. 

Conclusion

Vous l’aurez compris, la transcription d’appels et de messages vocaux permet à  votre équipe commerciale de gagner du temps. Elle leur évite de devoir prendre en note manuellement les informations essentielles ou de réécouter vos enregistrements.

Mais c’est aussi (et surtout) un outil formidable de formation et d’accompagnement de vos collaborateurs. Grâce à lui, ils peuvent à leur tour proposer une expérience fluide et qualitative à vos futurs clients.

Vos équipes sales et support se libèrent de nombreuses tâches manuelles et chronophages avec l’aide de l’IA et, en conséquence, le taux d’erreur humaine diminue. En simplifiant le travail au quotidien, Aircall aide vos équipes à se concentrer sur ce qu’elles font de mieux : accompagner les prospects et les clients à travers une expérience utilisateur exceptionnelle.

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Publié le 23 mai 2023.