Muchos avances tecnológicos, como las centralitas virtuales en la nube, han producido grandes cambios en la forma en que funcionan las empresas.
Cuando un cliente contacta contigo, este espera ser atendido rápidamente y, de preferencia, por una voz humana. Aunque los empresarios siempre están ocupados, necesitan mostrar disponibilidad y flexibilidad. Además, deben contar con herramientas adecuadas que los apoyen.
Aunque las herramientas digitales ayudan a optimizar las prácticas comerciales, es vital que no se digitalicen hasta el punto de hacer que se pierda todo contacto humano. Esto es una buena razón para considerar cambiarse a una centralita en la nube.
¿Qué es una centralita en la nube?
Antes de que todo el mundo empezara a usar teléfonos móviles, lo más común era tener un teléfono fijo en cada hogar y oficina. Los sistemas de telefonía reciben muchos nombres: red de telefonía pública conmutada (PTSN), red de telefonía conmutada por circuito, servicio telefónico antiguo o telefonía fija.
Este tipo de sistema convierte las ondas sonoras en señales eléctricas y las envía a un terminal a través de un cable. La señal viaja a través de varios terminales, oficinas y cables que la transportan en forma de pulsos de luz (o corrientes eléctricas).
Cuando una llamada llega a su destino, los pulsos de luz se convierten de nuevo en señales eléctricas, que a su vez son transformadas en ondas de sonido, lo cual permite que el receptor pueda escuchar la voz de quien le llama. Algunas oficinas todavía usan teléfonos fijos, pero su número ha sufrido una disminución constante durante la última década.
Una centralita en la nube funciona de manera muy diferente. En esencia, una centralita en la nube transmite la voz y otros datos (como la hora, la fecha, notas, etc.) a través de internet. También aloja esos datos en la nube, donde los usuarios pueden compartirlos y acceder a ellos por medio de una gran variedad de dispositivos.
¿Qué significa ‘una gran variedad de dispositivos’? Una centralita en la nube puede conectarse a smartphones, computadoras, tablets e incluso teléfonos fijos de oficina tradicionales. Esencialmente, puede vincularse a cualquier dispositivo que esté conectado a internet.
En un sentido práctico, esto significa que el sistema es lo bastante flexible como para que te permita trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Incluso cuando no estás en tu escritorio, sentado frente al ordenador y el teléfono.
¿Cómo funciona una centralita en la nube?
A diferencia de los sistemas de telefonía tradicionales que envían la voz a través de redes y cables, las centralitas en la nube dividen la voz en pequeños paquetes digitales y los envían a otra persona mediante protocolos de internet.
Luego, se utiliza un proceso llamado SIP Trunking y operadores como Twilio, Voxbone, Plivo, etc., para conectarse con la red telefónica tradicional. De esta manera, se tiene acceso a las llamadas realizadas y recibidas en la centralita en la nube a través de otros dispositivos que no están estrictamente conectados a internet.
Las aplicaciones de la centralita virtual en la nube permiten a los usuarios realizar llamadas de voz a través de internet. Es posible que ya estés familiarizado con aplicaciones populares como Skype, Google Voice o Apple FaceTime. Las centralitas virtuales en la nube funcionan de la misma manera, pero se accede a ellas a través de números de teléfono ‘virtuales’ y pueden conectarse tanto a la red telefónica tradicional como a otras centralitas en la nube.
Esta tecnología te permite disfrutar de un entorno de trabajo mucho más flexible que el que te ofrecen los dispositivos comerciales tradicionales.
¿Por qué usar una centralita en la nube?
Una centralita en la nube te ofrece muchas más funciones y productividad que un sistema de telefonía tradicional. Cuando esto se combina con la capacidad de trabajar de forma remota, la centralita virtual puede facilitar mucho el trabajo.
Y para disfrutar de las nuevas actualizaciones que vayan surgiendo, no es necesario comprar equipos nuevos o renovar todo tu sistema de telefonía. Las actualizaciones de software se hacen fácilmente: basta con descargarlas y reiniciar la aplicación.
Integraciones de las centralitas virtuales en la nube
Una centralita virtual en la nube consolida todo tu proceso de comunicación porque puedes integrarlo a los siguientes elementos:
Bandeja de entrada de correo
Herramientas de automatización de ventas
Aplicaciones web
Sistemas de CRM
Software de soporte
Plataformas de comercio electrónico
Encuestas en línea
Herramientas de control de calidad
Herramientas de chat
También puedes integrarlo a muchas otras herramientas que ahorran tiempo ya que, básicamente, cualquier herramienta basada en la nube se puede integrar a otra. Ya existen docenas de integraciones muy populares, pero con un poco de trabajo de desarrollo mediante el uso de una API abierta, cualquier integración adicional es posible.
Funciones disponibles en una centralita en la nube
Una razón importante por la que las empresas eligen las centralitas en la nube en lugar de las soluciones tradicionales es la disponibilidad de las funciones. En los teléfonos fijos, en las centralitas telefónicas o en otros sistemas derivados, las funciones eran muy difíciles de configurar y, en algunos casos, implicaban gastos adicionales. Las centralitas en la nube son muy flexibles ya que cualquiera puede aplicar, ajustar y configurar sus características con solo hacer unos cuantos clics, sin necesidad de poseer conocimientos de TI.
Por ejemplo, puedes configurar tu centralita en la nube para que una llamada haga repicar varios dispositivos a la vez, lo cual reduce significativamente la cantidad de llamadas perdidas en tu empresa.
Además, si haces negocios con otros países, ahorrarás dinero cuando hagas llamadas de larga distancia entrantes o salientes porque la mayoría de los paquetes basados en la nube incluyen esta función sin cargos adicionales. Igualmente, puedes comprar y crear números locales en casi todos los países (y códigos de área) del mundo, por lo que tener presencia local en las comunidades con las que haces negocios solo te toma dos minutos.
Los pros y los contras de una centralita en la nube
Naturalmente, antes de cambiarte a otro sistema de telefonía, querrás considerar los pros y los contras al invertir en la tecnología de centralitas en la nube para resolver tus necesidades de comunicación. En este sentido, debes tener en cuenta los siguientes puntos:
Pros
Fácil de configurar y escalar
Intuitivo, el usuario sabe qué hacer con solo mirar el tablero
Te mantiene conectado con todas tus herramientas
Llega adonde tú estés, no tienes que estar atado a un escritorio
Calidad de llamada comprobada
Los equipos pueden cooperar en las cuentas instantáneamente
Apto para dispositivos móviles
Se actualiza fácilmente en la nube, te ahorra dinero en mantenimiento y reemplazo de equipos
Ahorro en llamadas internacionales
Hermoso y moderno diseño
Contras
Requiere de una conexión a Internet confiable, lo que a su vez depende tanto de tu proveedor de internet como de que tu equipo de trabajo cumpla con las buenas prácticas de conectividad
Gastos adicionales, si tu empresa posee muchos teléfonos tradicionales que necesitan adaptadores VoIP o que deben ser reemplazados por teléfonos VoIP
Propenso a problemas de seguridad como la piratería y el malware (lo cual se puede reducir con medidas de seguridad adicionales)
Ventajas de una centralita virtual
Ahora que conoces los pros y los contras, ahondaremos un poco en los beneficios que te ofrece una centralita virtual y sepas por qué es la mejor opción para las empresas contemporáneas.
No necesita hardware específico ni espacio físico dedicado: al estar basado en la nube, este sistema funciona a través de un software que puede ser instalado en cualquier dispositivo (móvil, tablet u ordenador) y tampoco requiere de un espacio dedicado a alojar a los agentes o a los aparatos de telefonía tradicional.
Es flexible y escalable: las centralitas virtuales se adaptan a las necesidades de cada empresa, lo que ayuda a los negocios a crecer y disponer de las herramientas necesarias en el momento adecuado. Con esta tecnología se pueden añadir o eliminar números telefónicos de forma instantánea y solo se paga por lo que se utiliza.
Reduce costes: al no requerir hardware dedicado, un espacio físico específico, ni la constante asistencia de un equipo técnico especializado, los gastos para las empresas se reducen significativamente. Además, las tarifas de los números internacionales, son considerablemente más económicas que las que ofrece la telefonía tradicional.
Se instala y configura rápidamente: hacer la migración a una centralita virtual es un proceso bastante sencillo, simplemente es necesario seguir unos cuantos pasos para su configuración y descargar un software.
Cuenta con múltiples integraciones: las centralitas en la nube disponen de integraciones de softwares de CRM y Helpdesk que resultan de gran utilidad. Algunos ejemplos de los más comunes son Salesforce y Hubspot, pero la lista es sumamente amplia.
Cómo evaluar una centralita en la nube
Cuanto más aprendas sobre las centralitas en la nube, más rápido te darás cuenta de sus beneficios. Dado que cambiarse a una centralita en la nube requiere de una inversión de tiempo y dinero, querrás asegurarte de que estás obteniendo el mayor beneficio por tu inversión. Aquí hay algunos puntos a considerar a la hora de evaluar las centralitas virtuales en la nube.
Aplicaciones y características
¿El sistema incluye todas las características y aplicaciones que tus usuarios necesitan para aumentar su productividad? ¿El sistema es lo suficientemente flexible como para satisfacer las necesidades de los diferentes usuarios? Por ejemplo, ¿satisface las necesidades de los managers, los representantes de servicio y los equipos de ventas, como la posibilidad de hacer llamadas de tipo “susurro”?
Integración y conectividad
¿El sistema se conecta con todas las aplicaciones, plataformas y servicios que necesita para implementar un sistema de comunicación integral?
Innovación para el presente y para el futuro
¿Se puede adaptar el sistema fácilmente para añadir complementos a medida que la tecnología continúa avanzando?
Seguridad
¿Qué tan seguro es el sistema? ¿Cumple o excede los requisitos mínimos de seguridad? ¿Tiene el proveedor un plan de continuidad comercial documentado para enfrentar las posibles interrupciones del sistema?
Sistema de monitoreo y rendimiento
¿Hay alguna forma de solucionar problemas y de abordar de manera proactiva las áreas conflictivas y así no tener que interrumpir las operaciones y el servicio al usuario? ¿Cuál es la mejor manera de mantener un rendimiento de calidad?
Una centralita virtual en la nube es una opción moderna para que las empresas se comuniquen a través de internet de manera cooperativa y económica.
Aircall ha desarrollado una solución completa de centralitas virtuales en la nube y centros de contacto que es fácil de configurar, de usar y de escalar. Aircall es tan fácil de usar que los usuarios pueden configurar números de teléfono en más de 100 países y vincularlos al sistema en un solo día. Con Aircall, tienes la ventaja de conectar todas tus herramientas comerciales, creando así un ecosistema de comunicación completo que satisface todas tus necesidades.
Última actualización: 11/05/2023
Publicado el 19 de agosto de 2020.
