Un elemento fundamental para construir una relación fuerte y duradera con tus clientes es, claramente, la confianza. Esto significa que cuando entregan información sensible a tu empresa, deben confiar en que está en buenas manos y que será tratada de manera adecuada.
Es tan importante proteger los datos sensibles como asegurarte de que tu equipo tenga acceso a la información que necesita para ofrecer la mejor experiencia a tus clientes. Debes buscar, entonces, un equilibrio para lograr que los miembros de tu equipo tengan acceso a los datos que necesiten sin que esto suponga que la empresa asuma riesgos innecesarios.
Afortunadamente, Aircall ha contemplado esta situación, y dispone de cuatro roles de usuario diferentes para tu equipo que se diferencian por la cantidad de información a la que cada persona tiene acceso. ¿Quieres que tus agentes se limiten a hacer y recibir llamadas? ¿Quieres que puedan crear nuevos usuarios y números? Incluso, puedes dar acceso a quien tú desees al dashboard así como a los datos de facturación.
Para organizar tu configuración, puedes elegir entre cuatro tipos de roles: Agente, Supervisor, Administrador y Propietario. Así, mantienes el control y te aseguras de no poner en peligro la seguridad cuando aumentes la visibilidad de los agentes. Esto le da a tu equipo la capacidad para encontrar el equilibrio adecuado de información, colaboración y supervisión dentro de la organización y darle a la seguridad la importancia requerida.
¿Por qué la seguridad es tan importante?
En Aircall, consideramos que la seguridad y la confianza son aspectos de suma importancia. De forma resumida, explicamos nuestra propia configuración de seguridad: alojamos todos nuestros datos en AWS, que tiene certificaciones como ISO27001, SOC2, PCI DSS y FedRamp, así, nuestros usuarios pueden confiar en nosotros al ofrecer lo mejor en protección de datos y resiliencia cibernética. También utilizamos métodos de cifrado TLS 1.2 y AES 256 y hemos implementado herramientas de seguridad en la nube y procesos rigurosos para mantener los datos con la máxima protección.
Sin embargo, también hay protocolos que nuestros clientes pueden hacer para proteger los datos de sus empresas y, básicamente, esto se reduce a tener un control completo y detallado sobre quién tiene acceso a la información, manteniéndola fuera del alcance de cualquier persona que pretenda causar algún tipo de perjuicio.
Básicamente, si se compromete una sola cuenta con un elevado nivel de acceso, entonces la persona que adquiera el control contará con total libertad para llevar a cabo ataques a gran escala. Por ejemplo, el atacante podría enrutar todas las llamadas de ventas a un número de estafa. Es por eso que los roles de usuario de Aircall son tan importantes.
¿Cómo funcionan los nuevos roles de usuario de Aircall?
Los roles de usuario en Aircall se dividen en cuatro tipos: Agente, Supervisor, Administrador y Propietario. Cada uno de estos roles tiene permisos específicos para acceder y actuar en Aircall.
Agente: los agentes tienen acceso a la aplicación de Aircall y a sus propias grabaciones de llamadas, pero no al panel de control. Su principal función es hacer y recibir llamadas.
Supervisor: los supervisores tienen permiso completo para acceder y exportar datos sobre análisis, pueden ajustar la configuración y pueden acceder y editar grabaciones de llamadas. Su principal función es supervisar e informar sobre el rendimiento del equipo.
Administrador: los administradores pueden gestionar números, la distribución de llamadas, o añadir, configurar y eliminar usuarios. Tienen permisos completos de acceso, configuración y exportación para números, usuarios, equipos, análisis, configuraciones, integraciones y grabaciones de llamadas. Su principal función es administrar las configuraciones de Aircall y el rendimiento del equipo.
Propietario: los propietarios tienen permisos completos de acceso y configuración para el plan de la empresa, la información de facturación y la gestión de usuarios. Su principal función es gestionar el acceso de los usuarios y la información confidencial de la empresa, como los detalles de facturación y el plan de pago.
La importancia de la correcta distribución de roles
Distribuir roles correctamente asegura que el acceso a los datos sensibles de la empresa esté restringido a aquellos que realmente lo necesitan para realizar su trabajo, lo que minimiza el riesgo de que se filtren datos de forma masiva si se compromete la cuenta de un usuario.
Los usuarios no están limitados a un solo rol. Los Propietarios pueden asignar cualquier rol, mientras que los Administradores pueden asignar los roles de Agentes, Administradores o Supervisores. Para hacer esto, es necesario ir a la sección de Usuarios del panel de control y asignar un rol basado en el nivel de acceso necesario para el trabajo.
Si bien Aircall cumple con los más altos estándares, siempre es positivo añadir elementos de seguridad. Por esta razón recomendamos implementar una herramienta de inicio de sesión único, como Google Sign-In, disponible para todos los clientes de Aircall.
La seguridad es un tema de relevancia máxima y puede marcar la diferencia al elegir un proveedor de servicios. La confianza es un pilar fundamental para Aircall, especialmente si tu confianza en nosotros se traduce en la que tienen tus clientes en ti.
Incluso si tienes la suerte de no experimentar nunca una violación de datos o un ataque, tratar este tema como algo serio y tomar todas las medidas necesarias es imprescindible para construir una relación de confianza tanto con tu equipo como con tus clientes.
Si quieres obtener más información, puedes informarte sobre cómo Aircall aborda la seguridad o dirigirte a nuestro artículo de ayuda sobre las funciones del cuadro de mando.
Publicado el 3 de mayo de 2023.
