Nos encontramos en pleno auge de la transformación digital. El uso del internet en el mundo supera a la mitad de la población y las tecnologías son cada vez más accesibles para las personas y las empresas. Actualmente, cerca del 40% de las grandes compañías, así como de las instituciones gubernamentales, utilizan servicios en la nube y se valen de las analíticas que genera la big data. Sin embargo, las pymes se encuentran un poco más rezagadas en este proceso de digitalización.
Es perfectamente natural que surjan dudas sobre cómo comenzar a implementar nuevas tecnologías, ya que existen muchas opciones y formas de abordar la transición. Lo más importante es entender que esta es una oportunidad única para modernizar la cultura empresarial, adaptarse a los tiempos actuales y mejorar las infraestructuras de las empresas y organizaciones.
Para ayudarte en el proceso, en este artículo explicaremos la diferencia que existe entre las soluciones todo en uno y las soluciones especializadas. Te guiaremos a través de los matices de cada opción, expondremos sus ventajas y desventajas para facilitarte la decisión sobre implementar la primera, la segunda o las dos de forma conjunta. Debes siempre tomar en cuenta que esto depende de cada empresa, su estructura, proyección y necesidades, que serán los factores que determinarán cuál es la decisión correcta.
Transformación digital: una solución para cada necesidad
Cada empresa es un mundo, un ecosistema que funciona de manera particular y que busca hacerse un nombre y espacio en el nicho en el que se desarrolla. Existen tantas formas de organizarse como empresas en el mundo y, por lo tanto, las necesidades son también sumamente variadas y particulares.
Para abordar el proceso de digitalización es imprescindible comenzar por conocer las necesidades de cada empresa. Así, podremos comprender cuáles son las herramientas y tecnologías que se deben implementar.
Antes de comenzar con el proceso de transformación digital, será necesario trazar una estrategia en la que se tomen en cuenta tanto los objetivos globales, así como los de cada departamento. Esto será de invaluable ayuda para conocer el camino digital que cada negocio debe seguir.
Debes saber que la digitalización permea todos los aspectos de las organizaciones, por lo que, para que el cambio se traduzca en resultados efectivos, se deberá crear un ecosistema digital que implique a todos los actores que conforman la empresa. Para ello, debemos llevar a cabo las siguientes acciones:
Establecer y definir cuáles son los elementos que participan en el proceso de digitalización:
Empresas involucradas en nuestro ecosistema: proveedores, distribuidores y competencia.
Productos y servicios ofrecidos.
Gerentes y encargados de tomar decisiones.
Empleados que realizan funciones operativas.
Clientes.
Crear una red con canales digitales interconectados.
Tomar en cuenta la escalabilidad y sostenibilidad del sistema.
Definir KPIs adecuados y realistas.
Considerar los beneficios que la transformación digital aporta tanto a los trabajadores como al cliente.
Una vez que hayamos llevado a cabo estos pasos, podremos avanzar en el proceso de elegir las herramientas que nos conduzcan al éxito en el marco de la transformación digital.
Soluciones todo en uno o soluciones especializadas
Ahora entramos en materia y nos enfocamos en analizar las diferentes posibilidades que puedes encontrar al momento de digitalizar tus herramientas. Aquí surge la gran duda: ¿soluciones todo en uno o soluciones especializadas? Hay que remarcar nuevamente que no existe una respuesta universal, todo dependerá del acercamiento, necesidades y proyecciones de tu empresa, pero, para ayudarte a elegir, comencemos por definir cada opción y explicar sus diferencias.
Soluciones todo en uno
Podríamos decir que las soluciones todo en uno son soluciones generalistas. Esto quiere decir que concentran en una sola plataforma las herramientas que engloban todas las actividades de la empresa. Así, desde un único lugar, podrás realizar cualquier actividad. Es verdad que suena muy bien, pero es importante destacar sus ventajas y sus desventajas.
Ventajas:
Un solo proveedor ofrece el servicio.
Son necesarios menos equipos de soporte técnico.
Concentran todos los datos generados en un solo lugar sin tener que cruzar información.
Desventajas:
Menor flexibilidad.
Pueden no cubrir todas las necesidades de tu empresa.
Soluciones especializadas
Las soluciones especializadas se enfocan en una función específica de la empresa y abarcan aspectos concretos. Es decir, al contrario que las soluciones todo en uno, estas herramientas se focalizan en aspectos particulares de los negocios y ofrecen características avanzadas en su área. Si bien solo abarcan una faceta de las herramientas digitales, suelen integrarse con otras soluciones de forma sencilla.
Ventajas:
Son sencillas y rápidas de implementar.
Cuentan con varias opciones de integraciones.
Es posible cambiar de proveedor con facilidad sin afectar a otros departamentos**.**
Desventajas:
Contar con diferentes soluciones especializadas requiere la capacitación específica de cada equipo de trabajo
Resulta más complicado cruzar datos y contar con información general y fiable.
Un claro ejemplo de solución especializada es Aircall, una herramienta de telefonía IP en la nube con funciones avanzadas que resultan en una ayuda invaluable para los equipos de ventas, atención al cliente y soporte. Aircall se desarrolla sobre una API abierta o pública por lo que la integración con otras soluciones, tanto especializadas como todo en uno, es simple y muy flexible. Así, la sincronización con tu CRM y Helpdesk será completa y el intercambio de datos e información será absoluto.
Como queda de manifiesto a lo largo del artículo, no existe una fórmula general para la transformación digital, sino que cada empresa tiene que valorar por donde comenzar este proceso. Sin embargo, la mejor opción suele ser una integración mixta, donde tanto las soluciones todo en uno como las especializadas se integren entre sí con APIs públicas.
Es imprescindible destacar que la digitalización viene acompañada de la creación y almacenamiento de información y datos de altísimo valor. El hecho de poder centralizarlos, combinarlos, monitorearlos y analizarlos será de muchísima importancia para poder tomar decisiones acertadas.
Si quieres ahondar más en este tema, haz clic aquí para descargar una completísima guía que hemos creado para ayudarte en el novedoso proceso de digitalización, donde se profundiza aún más en las opciones que ofrecen las soluciones todo en uno y las soluciones especializadas.
Publicado el 8 de enero de 2021.
