Transformación digital: los beneficios de un digital workplace

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Nos encontramos en pleno siglo XXI y la tecnología se introduce en todos los aspectos de nuestras vidas. La transformación digital es una realidad y está cada vez más presente en las empresas de todos los sectores. Parte imprescindible de este avance tecnológico son los digital workplaces o espacios de trabajo digitales.

Pero te preguntarás: ¿qué significa exactamente este término? La definición de un digital workplace es muy simple: son entornos de trabajo que integran herramientas digitales en todos los procesos de las empresas, tales como: telefonía VoIP, aplicaciones móviles, IoT (Internet of Things, por sus siglas en inglés) o Big Data.

Es importante remarcar que cada empresa debe valorar sus necesidades e integrar aquellas herramientas que sean útiles para su sector y su forma de trabajo, ya que de esto dependerá la implementación de los diferentes tipos de tecnologías.

En este artículo ahondaremos en los beneficios de adoptar un digital workplace y explicaremos por qué la telefonía IP es una de las funcionalidades más útiles y beneficiosas para el buen funcionamiento de este novedoso entorno y un paso para la transformación digital de tu negocio.

Las ventajas que ofrece un digital workplace

Un digital workplace rompe con las limitaciones que supone un espacio de trabajo tradicional. Permite que los empleados cuenten con acceso a la información de manera centralizada y desde cualquier lugar en el que se encuentren. Pero, principalmente, unifica los procesos y las herramientas de trabajo, lo que se refleja en un incremento en la eficiencia que ayuda a alcanzar los objetivos marcados. A continuación, algunas de las más importantes para empezar la transformación digital.

Comunicación más eficiente: telefonía VoIP

En la transformación digital, la telefonía VoIP juega un papel esencial. Esta potente tecnología permite a los trabajadores recibir y realizar llamadas a través de internet y desde cualquier ubicación. Las herramientas de comunicación son accesibles a través del ordenador o de una aplicación móvil, por lo que se borran por completo los límites geográficos. Además, integra los softwares empresariales más utilizados del mercado.

Mayor productividad y competitividad

Los digital workplaces tienen un impacto directo en la productividad y, por lo tanto, en la competitividad de las empresas. Gracias a las estructuras digitales, es posible automatizar y simplificar los flujos de trabajo, así como estandarizar los procesos en toda la compañía. A su vez, la robotización, la inteligencia artificial y el machine learning aseguran el cumplimiento de las tareas de manera perfecta, reduciendo el margen de error.

Otro aspecto para lograr un mejor desempeño es la capacidad de acceder de forma remota a los recursos e información de la empresa, sin importar el lugar o la zona horaria.

Mayor compromiso de los empleados

Un digital workplace cambia por completo el paradigma de la cultura corporativa ya que sitúa al empleado en el centro de atención. Gracias a los espacios de trabajo digitales, se potencia una mejor comunicación, la sinergia entre empleados y equipos y se fortalece el sentimiento de pertenencia.

Pero, ¿cómo se puede lograr todo esto? Con los instrumentos disponibles y el acceso horizontal a la información se pueden borrar las jerarquías y establecer redes que las sustituyan, lo que incrementa el sentimiento de pertenencia. Los empleados entenderán de forma intuitiva las herramientas con las que trabajan y se puede hacer uso de la gamificación y las redes sociales internas para que exista una mayor interacción entre las personas.

Además de lo mencionado anteriormente, no debemos olvidar las ventajas que un digital workplace ofrece para mejorar la conciliación laboral, así como la accesibilidad a las personas con diversidad funcional.

Incremento de información útil: Big Data

La transformación digital conlleva la generación de información de altísimo valor, siempre y cuando seamos capaces de almacenarla e interpretarla. A través de las herramientas que componen un digital workplace, las empresas serán capaces de analizar los datos generados y, con ello, establecer KPIs para monitorizar el desempeño de sus procesos.

El Big Data es una auténtica revolución siempre y cuando se trate de la forma correcta. Su almacenamiento no tiene ningún fin útil si no sirve para llevar a cabo acciones o determinar procesos que mejoren la competitividad.

Mayor capacidad de almacenamiento a menor coste: Cloud

El Cloud ha democratizado el acceso a la tecnología en todos los niveles. ¿Sus ventajas? Permite almacenar información a costes reducidos al no tener que depender de servidores propios, ofrece accesibilidad remota a los datos y las aplicaciones de trabajo, además de ser completamente flexible en su uso. Esto quiere decir que, dependiendo de la temporalidad o el ritmo de crecimiento de una empresa, es factible contratar mayor o menor capacidad sin compromisos a largo plazo.

Aumento en las medidas de seguridad

Si bien la digitalización genera dudas sobre las medidas de seguridad para resguardar información sensible en este entorno, esta se ve fortalecida gracias a protocolos fiables que garantizan la máxima protección. El acceso centralizado puede ser protegido a través de firewalls específicos que resguardan los sistemas contra malwares o usos malintencionados.

Para un departamento de IT, resulta relativamente simple marcar protocolos de seguridad específicos para las necesidades de cada empresa, por lo que, al contrario de lo que se podría pensar, en un digital workplace la seguridad incrementa.

Telefonía IP: herramienta indispensable para un digital workplace

Como se explica brevemente en párrafos anteriores, la telefonía IP o VoIP se refiere a la tecnología que permite realizar y recibir llamadas telefónicas a través de internet. Su uso está cada vez más extendido entre empresas y organizaciones de todos los tamaños y representa uno de los pilares fundamentales de los espacios de trabajos digitales, ya que mejora la comunicación de forma significativa, entre muchos otros beneficios.

Algunas de las ventajas que ofrece la telefonía VoIP son:

• • Flexibilidad y escalabilidad: la VoIP se adapta a los picos de trabajo y al crecimiento de las empresas y permite añadir o eliminar números de forma inmediata. Esto abre la posibilidad de tomar decisiones sin compromiso de permanencia y solo se paga por los recursos utilizados.

  • Integración con software empresarial: las centralitas virtuales se integran tanto con los softwares de CRM y Helpdesk más potentes y utilizados del mercado, así como con las APIs desarrolladas por las propias empresas.

  • Herramientas avanzadas: la telefonía IP ofrece utilidades de gran ayuda para el desempeño de los agentes, lo que repercute en la atención al cliente, tales como: sistema de respuesta de voz interactiva (IVR), grabación de llamadas, PowerDialer, enrutamiento de llamadas, Warm Transfer, así como analíticas en tiempo real.

  • Teletrabajo y presencia en todo el mundo: un aspecto básico en un digital workplace es la capacidad de acceder a las herramientas desde cualquier ubicación. La telefonía IP puede funcionar a través de ordenadores o móviles con acceso estable a internet, lo que potencia el teletrabajo. También ofrece la posibilidad de contar con departamentos de ventas y atención al cliente en cualquier ubicación, lo que abre la opción de ampliar los horarios de atención y ofrecer una experiencia localizada.

  • Costes reducidos: esta tecnología no requiere invertir en hardware costoso que se convierte en obsoleto con el tiempo. Los empleados se pueden comunicar gratuitamente de forma interna y las llamadas internacionales son mucho menos costosas. Además, las empresas pueden contratar planes mensuales que se adapten a sus necesidades.

Como puedes comprobar, digitalizar el entorno de trabajo representa múltiples beneficios para los negocios. Es una excelente manera de atraer talento que aporte ideas frescas y que se sienta cómoda con el entorno laboral, ya que el sentimiento de pertenencia a la empresa siempre se refleja en un desempeño favorable.

Es importante que, sin importar el tamaño o el sector de tu empresa, analices tus necesidades y determines cuáles son las herramientas que representan un salto cualitativo en este proceso, ya que resulta imprescindible adaptarse a los tiempos actuales. Sin embargo, tampoco es necesario realizar un cambio estructural sin tomar en cuenta los procesos de asimilación y la correcta implementación de las nuevas tecnologías.

Hay un factor esencial a considerar en todos los sectores y este es la comunicación eficiente, por lo que implementar un digital workplace con una herramienta como la telefonía IP, puede ser un excelente primer paso. Te recomendamos solicitar una prueba gratuita de siete días y descubrir las ventajas que la VoIP puede aportar a tu negocio.

Publicado el 3 de diciembre de 2020.