Los mejores sistemas telefónicos automatizados para pequeñas empresas en 2025

¿Quieres crear mejores conversaciones?

Descubre Aircall desde cualquier dispositivo.

Empecemos

¡Las interrupciones constantes de las llamadas telefónicas pueden afectar seriamente tu capacidad para dirigir y escalar tu pequeña empresa de manera eficiente! Pierdes un tiempo precioso respondiendo al teléfono y dirigiendo a las personas que llaman, lo que puede ser una fuente de frustración continua y un gran bloqueo de productividad.

¡Un sistema telefónico automatizado puede resolver estos desafíos! Estos sistemas gestionan el enrutamiento y la administración de llamadas automáticamente, liberando tu tiempo y mejorando la eficiencia, al tiempo que garantizan que tus clientes reciban el servicio profesional que esperan.

Pero con tantas opciones disponibles, elegir el sistema adecuado para tu negocio puede parecer abrumador. En esta guía completa, te guiaremos a través de todo lo que necesitas saber sobre los sistemas telefónicos automatizados y te presentaremos las siete mejores opciones para pequeñas empresas en 2025. ¡Descubre cómo mejorar la experiencia del cliente, ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia con el sistema telefónico automatizado adecuado!

En resumen

• Los sistemas telefónicos automatizados son cruciales para que las pequeñas empresas combatan las interrupciones constantes, mejoren la eficiencia y aumenten la satisfacción del cliente.

• Los sistemas telefónicos obsoletos conllevan mayores costes de personal, un mal servicio al cliente, oportunidades de venta perdidas, ineficiencia y falta de profesionalismo.

• Los sistemas telefónicos automatizados funcionan enrutando las llamadas con respuesta de voz interactiva (IVR) y pueden integrarse con los CRM y usar IA para solicitudes en lenguaje natural.

• Los beneficios clave incluyen una mayor satisfacción del cliente, una reducción de los costes operativos y una mejora de la eficiencia y la productividad.

• Las características esenciales a buscar son el enrutamiento inteligente de llamadas, el asistente automático, las integraciones, las capacidades de IA, el IVR de varios niveles y las analíticas avanzadas.

• Configurar un asistente automático implica elegir un proveedor, definir tu flujo de llamadas, grabar los saludos, configurar las extensiones y probar a fondo el sistema.

• Aircall es la mejor opción para las empresas en crecimiento debido a sus características de vanguardia como el Agente de Voz con IA, el enrutamiento inteligente de llamadas, el IVR basado en la nube y más de 200 integraciones.

Los inconvenientes de usar sistemas telefónicos obsoletos

En nuestro informe de 2024 La Voz de las PYMES, el 72 % de las pequeñas empresas expresaron que su principal enfoque el próximo año será la satisfacción del cliente. Pero mantener a los clientes contentos es un gran desafío cuando no puedes estar al tanto de sus llamadas y consultas.

Dirigir una pequeña empresa sin un sistema telefónico con asistente automático puede llevar a varios obstáculos que afectan tanto a tu equipo como a tus resultados, entre ellos:

• Mayores costes de personal: La gestión manual de llamadas a menudo requiere personal adicional para administrar las líneas telefónicas, lo que aumenta tus gastos operativos.

• Mal servicio al cliente: Sin un sistema automatizado, los clientes pueden experimentar largos tiempos de espera o dificultades para llegar al departamento correcto, lo que genera frustración e insatisfacción.

• Oportunidades de venta perdidas: Las llamadas importantes pueden quedar sin respuesta o ser enrutadas incorrectamente, lo que resulta en ventas perdidas e ingresos potenciales.

• Ineficiencia: Tu equipo dedica un tiempo valioso a gestionar llamadas en lugar de centrarse en tareas principales, lo que reduce la productividad y la eficacia general.

• Falta de profesionalismo: Una línea telefónica ocupada sin un enrutamiento adecuado puede dar a los clientes la impresión de desorganización, lo que podría dañar la reputación de tu negocio.

¡Abordar estos desafíos con un sistema telefónico automatizado puede optimizar tus operaciones, mejorar la satisfacción del cliente y, en última instancia, impulsar el crecimiento de tu negocio!

¿Cómo funcionan los sistemas telefónicos automatizados?

Los sistemas telefónicos automatizados utilizan tecnología de enrutamiento de llamadas inteligente para dirigir las llamadas entrantes a la persona o departamento correcto sin intervención manual. Cuando un cliente llama a tu negocio, es recibido por un mensaje grabado profesionalmente que le presenta opciones de menú (como «Presiona 1 para Ventas, Presiona 2 para Soporte»).

El sistema luego enruta automáticamente la llamada según la selección de la persona que llama. Los sistemas telefónicos automatizados modernos van más allá de la simple navegación por menús: pueden integrarse con tu CRM, proporcionar analíticas en tiempo real e incluso usar IA para comprender solicitudes en lenguaje natural. ¡Esta tecnología garantiza que cada llamada se gestione de manera eficiente mientras se mantiene una imagen profesional para tu negocio!

Beneficios de los sistemas telefónicos automatizados

Los sistemas telefónicos automatizados pueden ayudarte a mejorar las operaciones, aumentar la eficiencia, optimizar las comunicaciones y mejorar la satisfacción del cliente, objetivos esenciales para muchas pequeñas empresas. Estos son los beneficios clave de usar el servicio al cliente automatizado para tu pequeña empresa:

Aumento de la satisfacción del cliente

¡Hemos descubierto que el 48 % de las empresas sienten que las herramientas compatibles con IA ayudan a impulsar la satisfacción del cliente! Los sistemas de asistente automático, a menudo mejorados con características de IA, brindan a las pequeñas y medianas empresas un enfoque más organizado y optimizado para gestionar las llamadas de los clientes, lo que puede llevar a una mayor satisfacción del cliente.

Los sistemas de asistente automático también reducen los tiempos de espera y garantizan que los clientes sean dirigidos al departamento o representante apropiado, lo que aumenta la probabilidad de resolver sus consultas de manera rápida y efectiva.

Reducción de los costes operativos

¡Los sistemas de asistente automático reducen la necesidad de un recepcionista u operador dedicado, lo que ayuda a minimizar significativamente los gastos de tu negocio! Con un sistema automatizado implementado, las llamadas se pueden enrutar automáticamente, lo que reduce la carga de trabajo de los empleados y les permite centrarse en otras tareas importantes que generan ingresos.

Características como el buzón de voz y el enrutamiento fuera del horario laboral aseguran que las empresas nunca pierdan una llamada, incluso fuera del horario comercial, convirtiendo las posibles oportunidades perdidas en leads capturados.

Mejora de la eficiencia y la productividad

Al automatizar el enrutamiento de llamadas, las empresas pueden reducir el tiempo y los recursos necesarios para gestionar las llamadas manualmente. Esto libera a los empleados para que se centren en otras tareas críticas, como brindar soporte al cliente, cerrar acuerdos o completar proyectos importantes.

Los sistemas de asistente automático también proporcionan información valiosa sobre el volumen y la duración de las llamadas, lo que permite a las empresas identificar áreas donde pueden mejorar aún más sus operaciones y tomar decisiones basadas en datos sobre la dotación de personal y la asignación de recursos.

Los 7 mejores sistemas telefónicos automatizados en 2025

Es importante primero evaluar los sistemas telefónicos para pequeñas empresas antes de decidir cuál es la mejor opción para ti. Nuestras siete mejores opciones para 2025 incluyen Aircall, RingCentral, Grasshopper, Dialpad, CloudTalk, Ooma y 8x8.

¡Echemos un vistazo más de cerca a lo que cada una de estas opciones tiene para ofrecer y cómo pueden transformar las comunicaciones de tu negocio!

1. Aircall

¡Aircall está diseñado para ayudar a las pequeñas empresas a gestionar sus llamadas de manera más eficiente mientras escalan sin problemas! Con características avanzadas como el Agente de Voz con IA, enrutamiento inteligente de llamadas, cola de llamadas y grabación completa de llamadas, Aircall es una plataforma completa de comunicaciones con el cliente que revoluciona la forma en que gestionas tus procesos de ventas y soporte al cliente.

Su panel de control intuitivo te permite gestionar tu equipo y hacer un seguimiento de tu rendimiento en tiempo real, mientras que las integraciones perfectas con más de 200 herramientas como HubSpot, Salesforce y Zendesk mantienen toda tu información conectada y minimizan el ir y venir entre plataformas.

• Características: Agente de Voz con IA, números internacionales y gratuitos, IVR basado en la nube, enrutamiento inteligente de llamadas, extensiones, gestión del horario comercial y analíticas completas

• Integraciones: más de 200 integraciones, incluyendo ActiveCampaign, Monday.com y Zapier

Precio: Desde 40 $/mes/usuario

Comprueba por ti mismo por qué Aircall se destaca como el mejor sistema telefónico automatizado, con características que van desde la gestión telefónica automatizada hasta el IVR intuitivo y el Agente de Voz con IA. ¡Pruébalo gratis hoy!

Comienza con Aircall

RingCentral

RingCentral te ofrece una visión general del estado de todas tus salas y dispositivos.

RingCentral viene con varias características, que incluyen asistente automático, desvío de llamadas y cola de llamadas. También tiene una aplicación móvil que te permite hacer y recibir llamadas sobre la marcha.

Con RingCentral, puedes organizar reuniones virtuales, enviar mensajes y compartir archivos con tu equipo. Sin embargo, algunos usuarios expresan quejas sobre la calidad del soporte al cliente y la complejidad del sistema.

• Características: Videoconferencias, número de teléfono gratuito, grabación automática de llamadas y buzón de voz visual

• Integraciones: Más de 200 integraciones, incluyendo Google, Microsoft y Salesforce

• Precio: Desde 30 $/mes/usuario

Grasshopper

Grasshopper está disponible tanto en dispositivos de escritorio como móviles.

Grasshopper te permite hacer y recibir llamadas tanto desde dispositivos de escritorio como móviles. Su función de asistente automático puede dirigir a las personas que llaman al departamento o individuo apropiado, y también viene con una función de desvío de llamadas que ahorra tiempo.

Grasshopper tiene una gama de funcionalidades prácticas, que incluyen la transcripción del buzón de voz, los mensajes de texto comerciales y los saludos personalizados. Sin embargo, la plataforma solo está disponible en EE. UU. y Canadá, lo que limita su atractivo global.

• Características: Aplicaciones de escritorio y móviles, llamadas VoIP/Wi-Fi, extensiones e informes básicos

• Integraciones: No hay integraciones directas disponibles

• Precio: Desde 14 $/mes/usuario

Dialpad

Las características de IA de Dialpad resumen tus llamadas y extraen automáticamente los puntos de acción.

Fuente

Dialpad ofrece características como asistente automático, grabación de llamadas y enrutamiento de llamadas. Su tecnología de Inteligencia de Voz (Vi) impulsada por IA te permite transcribir llamadas, tomar notas y obtener información en tiempo real sobre tus conversaciones.

Dialpad también se integra con herramientas populares como Google Workspace, Salesforce y Zendesk, ayudándote a mantener todas tus aplicaciones conectadas. Sin embargo, algunos usuarios reportan problemas de calidad de llamada y conexión.

• Características: Buzón de voz visual, identificador de llamadas, llamadas internacionales y llamadas a tres

• Integraciones: Más de 70 integraciones, incluyendo Microsoft Teams, Slack y Zapier

• Precio: Desde 27 $/mes/usuario

CloudTalk

Usa el panel de control en tiempo real de CloudTalk para supervisar métricas como la tasa de abandono, el tiempo de espera promedio y la duración promedio de las llamadas.

Fuente

CloudTalk viene con características como asistente automático, desvío de llamadas y cola de llamadas. También tiene una aplicación móvil que te permite hacer y recibir llamadas sobre la marcha.

La plataforma te permite organizar reuniones virtuales, enviar mensajes y compartir archivos con tu equipo, ayudándote a optimizar tanto la comunicación interna como la externa. Algunos usuarios reportan problemas de conexión y opciones de personalización limitadas.

• Características: Extensiones, marcador potente, buzón de voz y notas de llamada

• Integraciones: 36 integraciones, incluyendo HubSpot, Salesforce y Zendesk

• Precio: Desde 34 $/mes/usuario

Ooma

Ooma proporciona un sistema telefónico empresarial fiable con características automatizadas esenciales para pequeñas empresas. La plataforma se centra en ofrecer servicios de voz de calidad con capacidades de asistente automático sencillas y herramientas básicas de gestión de llamadas.

Ooma ofrece precios competitivos y una calidad de llamada decente, lo que la convierte en una opción económica para empresas que necesitan una funcionalidad de sistema telefónico básica sin características avanzadas.

• Características: Asistente automático, buzón de voz, desvío de llamadas y analíticas básicas

• Integraciones: Integraciones limitadas con las principales plataformas empresariales

• Precio: Desde 20 $/mes/usuario

8x8

8x8 ofrece una plataforma de comunicaciones integral que combina capacidades de voz, video y mensajería. El sistema incluye características de asistente automático y se integra bien con aplicaciones empresariales populares.

Aunque 8x8 proporciona un conjunto completo de herramientas de comunicación, algunos usuarios encuentran la plataforma compleja y reportan problemas ocasionales de fiabilidad del servicio durante los momentos de mayor uso.

• Características: Asistente automático, videoconferencias, mensajería de equipo y analíticas

• Integraciones: Sólido ecosistema de integración con las principales herramientas empresariales

• Precio: Desde 24 $/mes/usuario

Características clave a buscar en un sistema telefónico automatizado

Al seleccionar un sistema telefónico automatizado para tu pequeña empresa, céntrate en estas características esenciales que maximizarán tu inversión y mejorarán la experiencia del cliente:

• Enrutamiento inteligente de llamadas: Capacidades de enrutamiento avanzadas que pueden dirigir las llamadas según la hora del día, la ubicación de la persona que llama o criterios específicos.

• Asistente automático: Sistema de saludo profesional con opciones de menú personalizables que reflejen tu marca.

• Integraciones: Conectividad perfecta con tu CRM, servicio de asistencia y herramientas empresariales existentes.

• Capacidades de IA: Características modernas de IA como reconocimiento de voz, respuestas automatizadas y gestión inteligente de llamadas.

• IVR de varios niveles: Sistema de Respuesta de Voz Interactiva que puede gestionar consultas complejas de los clientes de manera eficiente.

• Analíticas avanzadas: Informes detallados sobre el volumen de llamadas, la duración y las métricas de rendimiento para optimizar tus operaciones.

Cómo configurar un asistente automático para pequeñas empresas

¡Configurar asistentes automáticos para tu pequeña empresa es más fácil de lo que piensas! Con las herramientas adecuadas y la orientación apropiada, puedes implementar rápidamente un sistema telefónico profesional para impresionar a tus clientes y ayudar a optimizar tu comunicación.

Aquí tienes un proceso de cinco pasos a seguir al configurar un asistente automático para tu pequeña empresa:

Paso 1: Elige un proveedor de asistente automático

El primer paso es elegir un proveedor de asistente automático que se adapte a las necesidades de tu negocio. Encontrarás varias opciones en el mercado, como Aircall, RingCentral, Grasshopper, Dialpad y CloudTalk. Investiga las características, los precios y las reseñas de los clientes de cada proveedor antes de tomar una decisión.

Paso 2: Define tu flujo de llamadas

A continuación, necesitas definir tu flujo de llamadas. Esto implica decidir las opciones que quieres ofrecer a las personas que llaman (como presionar 1 para ventas, presionar 2 para soporte o presionar 3 para facturación). También debes determinar qué sucede si una persona que llama no selecciona una opción. Por ejemplo, ¿serán enviados automáticamente a un agente de soporte al cliente humano o volverán al menú?

Paso 3: Graba tus saludos

El saludo de tu asistente automático es lo primero que escucharán los clientes cuando se pongan en contacto con tu negocio. Graba un saludo profesional e informativo que explique las opciones de la persona que llama para establecer el tono adecuado para las comunicaciones de tu negocio.

Paso 4: Configura tus extensiones

Una vez que hayas definido tu flujo de llamadas y grabado tus saludos, es hora de configurar las extensiones. Asigna cada opción al departamento o individuo apropiado que gestiona las consultas. Por ejemplo, presionar 1 para ventas se asignaría a tu equipo de ventas, mientras que presionar 2 para soporte se asignaría a tu equipo de soporte al cliente.

Paso 5: Prueba tu sistema

Necesitas probar a fondo tu sistema de asistente automático antes de lanzarlo. Llama a tu negocio desde diferentes números y prueba todas las opciones de menú y extensiones para asegurarte de que los clientes tengan una experiencia fluida. También asegúrate de que tu equipo esté familiarizado con el sistema y sepa cómo gestionar las llamadas que provienen de él.

Para más consejos sobre automatización, consulta nuestra guía de automatización para pequeñas empresas.

No vuelvas a perder una llamada con el sistema telefónico automatizado de Aircall

¡Los sistemas telefónicos automatizados están transformando la forma en que las pequeñas empresas gestionan las comunicaciones con los clientes, aumentando la eficiencia, reduciendo los costes y mejorando drásticamente la satisfacción del cliente! El sistema adecuado puede cambiar las reglas del juego para las operaciones de tu negocio y tu trayectoria de crecimiento.

Al comparar opciones, Aircall se destaca como la principal opción para las empresas en crecimiento en 2025. Con características de vanguardia como el Agente de Voz con IA, enrutamiento inteligente de llamadas, IVR basado en la nube y más de 100 integraciones perfectas, Aircall ofrece todo lo que necesitas para optimizar la comunicación y aumentar la productividad.

¡La interfaz intuitiva de la plataforma, las analíticas avanzadas y el excepcional soporte al cliente la convierten en la solución perfecta para las empresas listas para llevar sus comunicaciones con los clientes al siguiente nivel!

Transforma la comunicación con tus clientes con el sistema telefónico automatizado de Aircall, fácil de configurar, y no vuelvas a perder una llamada. ¡Prueba Aircall gratis hoy!

Comienza gratis

Preguntas frecuentes

¿Qué sistema telefónico es mejor para una pequeña empresa?

Aircall es el mejor sistema telefónico automatizado para pequeñas empresas, ya que ofrece Agente de Voz con IA, enrutamiento inteligente de llamadas, más de 200 integraciones y una configuración intuitiva que crece con tu negocio.

¿Cuánto cuesta un sistema telefónico automatizado?

Los sistemas telefónicos automatizados suelen oscilar entre 14 y 40 $+ por usuario al mes, dependiendo de las características y capacidades. Aircall comienza en 40 $/mes/usuario e incluye características avanzadas de IA e integraciones premium.

¿Cómo configuro un sistema telefónico automatizado?

Configurar un sistema telefónico automatizado implica cinco pasos clave: elegir un proveedor, definir tu flujo de llamadas, grabar saludos profesionales, configurar extensiones y probar a fondo el sistema antes de su lanzamiento.

Publicado el 18 de julio de 2023.