Cada año, tu empresa debe captar nuevos clientes. Para ello, es necesario definir un plan de prospección comercial para estructurar la actividad de tu equipo de ventas. ¿Cómo desarrollarlo? ¿Cuáles son los pasos a seguir para un plan de prospección eficaz? Descubre en este artículo todas las claves para aumentar la facturación de tu empresa.
Plan de prospección comercial: un paso necesario para aumentar las ventas
Tus clientes aprecian tus productos y te son fieles. ¡Enhorabuena! Es cierto que fidelizar a los clientes es realmente necesario para incrementar los ingresos de la empresa, pero no basta. Todas las empresas, independientemente de su tamaño o de su facturación global, se ven afectadas por el fenómeno de desgaste, también conocido como churn en inglés. El índice de desgaste es el porcentaje de clientes perdidos durante un periodo determinado.
Para afrontarlo y aumentar las ventas, la solución es apostar por la prospección comercial. Se trata de un concepto muy sencillo: captar nuevos clientes potenciales para tu empresa para ampliar las oportunidades de venta y añadir nuevas fuentes de ingresos. Su puesta en marcha puede ser más complicada: es difícil saber por dónde empezar.
El plan de prospección de clientes permite estructurar la actividad de tu fuerza de ventas y alcanzar los objetivos de facturación que te has fijado. Es un conjunto de acciones comerciales a disposición de los equipos de ventas. Con un plan de prospección eficaz, facilitas el trabajo de tus comerciales, quienes disponen así de más tiempo para centrarse en las acciones de venta.
¿Cuál es el secreto del éxito de un plan de acción comercial? Ofrecer las herramientas y aconsejar sobre cómo llegar a los clientes potenciales cualificados que interesan a tu empresa. Sin esto, aunque tengas a los mejores vendedores del mundo, ¡no lograrás alcanzar tus objetivos de ingresos anuales!
Prospección comercial: los pasos clave
Ya sabes que para aumentar los ingresos de tu empresa, debes captar nuevos clientes. Y lo importante es saber dónde encontrarlos. Este es el objetivo del plan de prospección comercial: según el método SMART, el plan debe ser específico, cuantificable, alcanzable, pertinente y definido en el tiempo. Estos son los pasos clave para diseñar un plan de prospección de clientes eficaz.
Definir los objetivos de prospección comercial
Como siempre, primero hay que definir los objetivos de la acción. ¿Qué resultados quieres conseguir con tu plan de prospección comercial?
Los objetivos de prospección dependen directamente de los objetivos de negocio de la empresa. Estos objetivos te permiten saber dónde quieres llegar. Si defines un objetivo claro, podrás captar a los buenos clientes.
¿Cómo definir tus objetivos de prospección? Existen dos niveles de objetivos:
El nivel global. ¿Cuáles son sus expectativas cuantificadas en términos de clientes potenciales cualificados, conversión de clientes y generación de ingresos?
El nivel operacional. ¿cuáles son los objetivos para tus agentes comerciales? Hablamos del número de llamadas realizadas, del número de citas fijadas…
Estos objetivos deben definirse de forma coherente con las estrategias de negocio y comerciales globales de la empresa.
Elaborar un archivo de clientes potenciales de calidad
Ya sabes quienes son los clientes potenciales cualificados que te interesan. Pueden ser clientes potenciales “calientes” que debes relanzar, clientes “dormidos” que puedes reactivar, así como nuevos clientes potenciales que tienes que salir a buscar.
Para que tus agentes comerciales puedan pasar a la acción, necesitan un archivo de prospección cualificado con toda la información que necesitan sobre los clientes potenciales seleccionados (nombre, puesto, sector de actividad, facturación de la empresa, etc.). Asimismo, tendrás que definir grupos de clientes potenciales que puedan escuchar el mismo mensaje.
¿Cómo crear este “superarchivo” de prospección? Por supuesto, puedes comprar archivos de prospección existentes. El más cualitativo suele ser el archivo realizado internamente: a partir de bases de datos externas, de tu CRM y de herramientas de captación de información, podrás crear un archivo de prospección cualificado que responda a tus objetivos.
Sea cual sea el método utilizado, cuidado con tener siempre tu archivo actualizado. Es la base de cualquier plan de prospección. Si está obsoleto, todo el despliegue comercial no servirá para nada.
El CRM es tu principal ventaja una vez hayas creado tu archivo: con él podrás realizar el seguimiento de la actividad y te ayudará a contactar con tus clientes potenciales en los intervalos adecuados.
Seleccionar las técnicas de prospección a aplicar
Ya sabes por qué has desarrollado un plan de acción empresarial y también sabes a quién dirigirte. Pero aún queda una última pregunta: ¿cómo proceder, qué técnicas de prospección aplicar?
Hay mucho donde elegir y las técnicas dependerán de tus competencias internas, así como del presupuesto que asignes a tus acciones comerciales. Pero también tienes que pensar en tu meta: ¿cuál es la mejor manera de contactar e intercambiar con ella? Un office manager o el CEO no serán sensibles al mismo mensaje, ni a la misma fuente de contacto. Analiza los hábitos de tus clientes potenciales para encontrar el canal de prospección más adecuado.
Entre las técnicas identificadas, podemos mencionar las campañas de emailing, tu página web y tus redes sociales, campañas de recogida de leads en webs de terceros, eventos físicos o la prospección telefónica en frío. Como suele ocurrir, necesitarás combinar varios canales de prospección para convertir tus clientes potenciales en clientes.
Preparar un argumentario de ventas
Ahora que sabes a quién debes contactar y qué medios usar, ¿qué vas a decir a tus clientes potenciales? Llegados a este punto, tienes que definir tu argumentario de venta, también denominado script cuando hablamos de prospección telefónica, por ejemplo.
Gracias a este documento, tus agentes comerciales dispondrán de todo lo necesario para garantizar una prospección eficaz. El argumentario de ventas es una guía de conversación que incluye lo siguiente:
Las necesidades de los clientes potenciales identificados según su actividad y/o el tamaño de su empresa,
Preguntas abiertas para dejar que el cliente potencial se exprese sobre sus propios problemas, sus metas, etc.,
Respuestas a los objeciones más habituales,
Elementos lingüísticos sobre el valor añadido de tus productos y servicios.
Puedes reforzar tu script de prospección telefónica con la grabación de llamadas. Tus agentes comerciales pueden apoyarse en ejemplos concretos de llamadas fructíferas. Como responsable de ventas, también puedes utilizar llamadas anteriores para identificar áreas de mejora y formar a tu equipo comercial.
Para más información, consulta nuestro artículo: Grabación de llamadas: todo lo que necesitas saber.
Planificar las acciones de prospección entre los agentes comerciales
La preparación de tu plan de acción comercial casi ha terminado. Ahora que ya has definido tus objetivos con claridad, así como tus metas de prospección, las técnicas a tu disposición y los elementos de discusión, solo te queda repartir las acciones y los contactos entre tus agentes comerciales.
¿Cómo proceder? Todo dependerá de la organización de tu fuerza de ventas y del grado de experiencia de cada uno. En cualquier caso, cada miembro de tu equipo debe sentirse involucrado, en ownership de sus acciones. También hay que definir previamente la remuneración asociada a las acciones de cada uno, para que quede claro lo que está en juego.
Definir el tiempo de acción
Como hemos mencionado anteriormente, tu plan de prospección de clientes debe tener una duración definida. Debe ser lo suficientemente largo para obtener una muestra significativa de resultados, pero no demasiado para no hacer perder el tiempo a tus equipos comerciales. El tiempo justo dependerá de la duración de tu ciclo de ventas habitual y de tu actividad. Sin embargo, es importante poder hacer un seguimiento eficaz de las acciones desarrolladas y poder ajustarse rápidamente si los resultados no son los esperados.
Por ejemplo, te has fijado un plan de prospección comercial en 3 meses. El objetivo de cada agente comercial es lograr 7 citas al mes. Si al final del periodo definido, observas que la media de citas mensual es de 12, podrás revisar tu objetivo al alza. En cambio, si las citas están muy por debajo de 7, puede que tu objetivo de salida no sea realista y debas revisarlo a la baja.
Monitorear los resultados y garantizar el seguimiento
Elaborar un plan de acción comercial lleva tiempo y supone una importante inversión por parte de todo tu equipo de ventas. Una vez lanzado, es importante seguir la eficacia del plan de prospección establecido.
Antes hay que definir los KPI clave con los que podrás medir la eficacia de cada acción desarrollada y analizarla. Los indicadores de seguimiento dependen evidentemente de los canales de prospección activados. Puede tratarse del índice de apertura de correos electrónicos, del índice de respuesta a tus correos, del coste de adquisición del cliente (CAC), del coste por cliente potencial (CPL), etc.
Centrémonos en la prospección telefónica. Con la telefonía IP, puedes acceder a paneles de control en tiempo real que permiten el seguimiento de la actividad global de tu equipo comercial. Número de llamadas realizadas, porcentaje de llamadas contestadas, duración de las llamadas, llamadas perdidas, número de citas obtenidas… Todo está documentado en tu interfaz. Dispones de todos los datos para analizar el rendimiento de tus agentes comerciales e implementar cualquier acción correctiva.
Con la integración de la telefonía en tu CRM, también ahorrarás tiempo a tus agentes comerciales, gracias a la grabación automática de los datos de las llamadas. Tu equipo de ventas también puede utilizar los tags para clasificar toda la información de los clientes potenciales en tu CRM y garantizar así un seguimiento eficaz.
Hacer balance y ajustar las acciones comerciales
El periodo de acción definido para tu plan de prospección comercial ha terminado. Pero aún queda trabajo: con toda la información recogida, ya puedes hacer balance de tu plan de acción. También puedes consultar a tus agentes para saber lo que opinan de tu estrategia. ¿Qué es lo que ha funcionado? ¿Por qué algunos objetivos no han sido alcanzados? Gracias a la recopilación de todos los datos cuantitativos y cualitativos, ¡tu próximo plan de prospección comercial será aún más eficaz!
El plan de prospección comercial ofrece a tu equipo de ventas todas las claves para captar nuevos clientes. Dispones de numerosas herramientas para estructurarlo y aplicarlo. Si te decantas por la prospección telefónica, no te olvides de la telefonía IP: tus equipos ganarán en productividad y podrán dedicar más tiempo en convencer a tus clientes potenciales de unirse a ti. ¡Solicita tu prueba gratuita!
Publicado el 1 de abril de 2021.
