Las extensiones telefónicas son números breves asignados dentro de tu sistema de telefonía empresarial. Estas permiten que tus clientes se comuniquen directamente con el departamento o la persona adecuados, lo que se traduce en la optimización del tiempo y la mejora en la experiencia de servicio. Por eso son esenciales en la gestión eficaz de las comunicaciones empresariales.

¡Sí! Se llaman extensiones VoIP. Estas versiones digitales funcionan a través de internet, por lo que ofrecen mayor flexibilidad y una extensa gama de funcionalidades avanzadas. Resultan ideales para los negocios que buscan soluciones integradas y eficientes en la gestión de llamadas. Para tener más información sobre cómo optimizar el enrutamiento de llamadas, puedes profundizar en el conocimiento de Smartflows, lo último en enrutamiento de llamadas de Aircall.

Las extensiones VoIP convierten las señales de voz en paquetes de datos que se transmiten vía internet. Esto te permite hacer y recibir llamadas desde cualquier lugar con conexión a la red. Son una alternativa eficiente y ofrecen funciones adicionales como videoconferencias y mensajería instantánea. Para entender mejor todo sobre esta tecnología, te recomendamos leer el siguiente artículo: ¿Qué es y cómo funciona la telefonía VoIP?

Las extensiones telefónicas aportan múltiples ventajas a las empresas y las organizaciones. Entre las más destacadas, se encuentran las siguientes:

• Incrementan la eficiencia: agilizan la comunicación, ya que permiten a los interlocutores comunicarse directamente con el departamento o la persona adecuados.

• Fortalecen la imagen corporativa: contribuyen a ofrecer una imagen más profesional que resulta en una mayor confianza de los clientes.

• Promueven la flexibilidad operativa: facilitan la conectividad de los diferentes equipos sin importar que estos se encuentren en diferentes ubicaciones.

• Optimizan la gestión: simplifican el manejo de las llamadas entrantes y salientes, y permiten mejorar los flujos de trabajo.

Ademas de que configurar una extensión VoIP es un proceso sencillo que solo requiere acceder al Panel de Control del sistema, crear un usuario y asignarle un número de extensión. Las extensiones pueden personalizarse con diversas reglas de marcación y ofrecen opciones como el reenvío de llamadas o la integración con asistentes virtuales.

Aircall cuenta con todo lo necesario para facilitar la gestión de las extensiones telefónicas. Cada vez que se crea un nuevo usuario, se le asigna de forma automática un número de extensión de tres dígitos, que se gestiona fácilmente desde el Panel de Control de Aircall.

Las llamadas llegan a los usuarios a través de su extensión únicamente si esta está incluida en la distribución de llamadas.

Además, los mensajes de voz de una extensión se organizan en la lista de tareas pendientes del propietario de dicha extensión. Si quieres saber más sobre la gestión de extensiones de Aircall, puedes visitar la sección específica donde se explica paso a paso su funcionamiento.

¡Absolutamente! Las extensiones telefónicas permiten una atención al cliente más directa y personalizada. Aquí es donde entran en juego los sistemas IVR, que dirigen a los clientes automáticamente a las extensiones correctas. Esto reduce el tiempo de espera, da la posibilidad de ofrecer información relevante y eleva la calidad del servicio al cliente.

Al implementar extensiones, ten en cuenta lo fácil que sea usarlas y si se pueden personalizar e integrar en otras plataformas. Además, es crucial ofrecer formación a los equipos para asegurar un uso eficiente del sistema y mejorar la experiencia del cliente.

Marcar una extensión es fácil. Generalmente, tras un mensaje de bienvenida, se dan instrucciones para introducir en el teléfono la extensión deseada. Es importante dar a conocer el número correcto de extensión para que el cliente pueda marcarlo durante la llamada. En ciertos sistemas, se requiere usar un widget de audio o un sistema IVR para que la llamada se dirija de manera adecuada.

Si el cliente marca una extensión errónea, generalmente se le redirigirá al menú principal o a un operador. Si la persona no está disponible, la mayoría de los sistemas permitirán dejar un mensaje de voz, redirigirán la llamada a otro miembro del equipo o solicitarán que se proporcione un número de teléfono donde poder contactar más adelante.

Sí, las extensiones telefónicas ofrecen diversas opciones de personalización, como la asignación de números específicos a los empleados, la configuración de reglas de marcación y la posibilidad de integrarse con otras herramientas empresariales.

Las extensiones telefónicas son útiles para empresas de cualquier tamaño, pero son particularmente valiosas para las pymes, donde la eficiencia en la comunicación y la atención al cliente son esenciales para el éxito. En situaciones de emergencia esta eficiencia se vuelve aún más crucial, las extensiones telefónicas ayudan a una comunicación rápida, directa y efectiva porque permiten contactar de forma inmediata a los responsables capaces de tomar decisiones y asegurar una respuesta oportuna.