Le hotdesking s’est imposé dans le nouveau monde du travail flexible et hybride. Cette pratique, qui consiste à partager des espaces de travail sans affectation permanente, se veut synonyme de flexibilité et de productivité pour les collaborateurs.
Quels sont réellement ses avantages ? Comment le mettre en place efficacement ? Découvrez dans cet article comment la téléphonie VoIP simplifie la mise en place du hotdesking au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce que le hot desking ?
La définition du hot desking, ce concept venu tout droit du Royaume-Uni, est un espace de travail partagé (ou privatif) dans lequel les employés n’ont jamais le même bureau : les postes de travail sont installés au préalable dans les locaux, et chacun est libre de venir y travailler à différents moments de la journée ou de la semaine.
Les employés peuvent donc décider de venir travailler dans les espaces de bureau ou à distance selon leurs besoins ou ceux de l'entreprise, tout en générant des économies. Le hot desking fait partie des nouvelles pratiques professionnelles pour les entreprises en quête d’innovation, de rentabilité et de flexibilité. Cette nouvelle pratique est facilitée par l’émergence des technologies cloud et collaboratives comme la téléphonie VoIP.
Quels sont les avantages du hot desk ?
Le hot desk (l’espace de travail dédié au hot desking) présente de nombreux avantages pour les employés, les managers, et pour l’entreprise en général. Petit tour d’horizon.
Réduction des coûts liés à l’immobilier
Avec le hot desking et le télétravail, votre entreprise peut réduire son nombre de bureaux et d’espaces de travail, et par conséquent, la taille de ses locaux. Est communément admise une base de “premier arrivé, premier servi”, ainsi, aucun poste de travail ne reste vide bien longtemps.
Attractivité RH
En proposant davantage de flexibilité professionnelle, votre entreprise attirera davantage de talents à la recherche d’un meilleur équilibre vie pro-vie perso. Une gestion du temps de travail plus autonome et plus libre est un élément nécessaire à la productivité des employés, pour des temps de travail optimisés.
Recrutements non limités à une zone géographique
Une solution de hot desking peut aussi faciliter le travail des chefs d’entreprise et managers : il devient maintenant très facile de recruter du personnel dans d’autres villes. Il est également possible d’avoir des employés partout dans le monde, sans restriction géographique.
Flexibilité facteur d'efficacité pour les employés
Enfin, on note une amélioration du moral de l’équipe (effet intimement lié au gain de flexibilité évoqué plus haut), une augmentation des interactions entre collègues et un renforcement sensible de l’esprit d’équipe. Et qui dit esprit d’équipe, dit efficacité !
Comment mettre en place le hot desking au sein de votre entreprise ?
Pour intégrer les hot desks au sein de votre entreprise, il y a fort à parier que vous possédez déjà une bonne partie des éléments nécessaires à la mise en place d’une solution de hot desking :
Une bonne connexion internet. Bonne nouvelle, l’immense majorité des villes et des espaces habités du globe sont couverts par un réseau internet : cette condition ne pose donc généralement pas de problème.
Ordinateur portable et téléphone mobile pour permettre aux employés de travailler et de communiquer quel que soit le lieu de travail.
Votre architecture de travail doit être basée sur le cloud (outils, standards téléphoniques, fichiers, etc…). Veillez à ce que les documents et outils partagés soient correctement organisés dans des arborescences claires et intuitives, pour minimiser le temps passé à chercher les documents.
Outils de collaboration à distance et en temps réel : CRM connecté, outils de planification, partages de fichiers, calendriers, etc…
Team building ! Les solutions de hot desking redistribuent les places de chacun et rendent l’équipe facilement interchangeable, il est donc important de maintenir une forte cohésion d’équipe pour profiter au maximum des avantages du hot desking.
Aircall : la solution de téléphonie adaptée aux nouveaux modes de travail
Aujourd’hui, la dématérialisation est la clé de la réussite d’une entreprise : entre gain de temps, optimisation des process et baisse des coûts, l’avenir des sociétés s’inscrit de plus en plus dans un modèle de travail dématérialisé. On vous explique comment la solution de téléphonie cloud Aircall s'inscrit dans cette même démarche.
Une téléphonie 100% dématérialisée
Finis les téléphones fixes encombrants, les manipulations longues et chronophages : grâce à la téléphonie cloud, votre système de téléphonie est centralisé et dématérialisé. Un seul et même logiciel pour tout gérer, c’est la promesse d’Aircall en proposant une solution de téléphonie VoIP puissante, ergonomique et simple d’utilisation, pour être accessible au plus grand nombre et en tout lieu.
Une collaboration à distance comme si vous étiez dans la même pièce
Avec un système de téléphonie cloud, chaque élément est optimisé pour garantir une expérience positive à vos clients et prospects, mais également en interne au sein de votre entreprise. Vous avez les avantages d’une présence physique, tout en étant à distance. Quel que soit le bureau choisi, vos équipes sont aussi efficaces et performants grâce au travail collaboratif en temps réel permis par le cloud.
Partage des informations en temps réel
Pendant ou en dehors des appels, les tableaux de bord en temps réel d’Aircall permettent de suivre et analyser les données en direct : vous gagner en réactivité, en productivité et en efficacité. Les dossiers sont suivi en temps réel, et les membres des équipes ont accès aux mêmes informations où qu’elles soient. Idéal pour suivre un projet ou traiter une demande client, aussi bien au bureau qu’en travail à domicile.
Une qualité de service identique peu importe la localisation des collaborateurs
Vos collaborateurs comme vos clients peuvent être à plusieurs milliers de kilomètres, nous nous engageons à fournir un service de qualité et ce, peu importe le lieu. Une bonne connexion Internet permet à l’ensemble de vos collaborateurs de bénéficier d’un service téléphonique haut de gamme et constant, qu’ils travaillent depuis un bureau temporaire ou depuis chez eux.
L’obtention de numéros de téléphone locaux (étrangers) en 1 clic
Vous pouvez appeler ou être appelé sur une ligne téléphonique avec l’indicatif géographique local, selon vos critères et besoins. Cette fonctionnalité est idéale pour délocaliser un service à l’étranger ou développer de nouveaux marchés depuis le même pays, sans devoir recruter sur place. Ces lignes téléphoniques locales peuvent être créées (ou cloturées) en quelques clics seulement : elles sont donc aussi flexibles que vos postes de travail temporaires (hot desks).
Une solution idéale pour une équipe en 100% télétravail ou en déplacement
Avec une dématérialisation à 100%, c’est la liberté la plus totale pour vos employés et vos équipes : vous pouvez ainsi élargir votre champ de recrutement et engager les profils dont vous avez le plus besoin et ce, peu importe leur situation géographique. Vous pourrez donc mettre en place un système de hotdesking, où vos différents collaborateurs pourront venir quelques jours par semaine ou par mois en présentiel.
Fonctionnalités collaboratives
Aircall propose de nombreuses fonctionnalités natives pour favoriser le travail collaboratif à distance, comme si votre équipe se trouvait dans la même pièce. Ces fonctionnalités ont l’avantage d’être simples d’utilisation, pour une prise en main rapide et par le plus grand nombre, et ainsi générer un gain de temps toujours plus optimisé. En voici quelques unes :
Contacts et journal d’appel partagés: pour que chacun puisse suivre en temps réel les avancées des projets et des demandes client
Transfert d’appel avec accompagnement : pour que le bon collaborateur qualifié puisse être accessible et joignable facilement et ainsi résoudre une demande spécifique
Assigner un appel à un collaborateur : pour que les différents appels soient équitablement répartis en fonction des ressources disponibles et des compétences de chacun
Tags d’appels : créez des étiquettes personnalisées pour mieux vous organiser et contextualiser l’ensemble des appels pour vos collaborateurs
Aircall propose aussi plus de 100 intégrations avec des applications et outils business pour concevoir votre plateforme téléphonique collaborative sur-mesure et parfaitement adaptée à vos besoins.
Suivi et analyse des performances
Rien ne sert d’optimiser votre système de travail et vos workflows si vous n’analysez pas vos performances en aval : il est important de faire un suivi précis de vos activités pour améliorer au maximum votre rendement et votre efficacité dans le travail. Pour cela, Aircall a développé divers outils, dont :
Des outils pour analyser vos statistiques d'appels
Conclusion
L’avenir des entreprises et du monde professionnel se situe dans la dématérialisation des outils et des méthodes de travail. Le hot desking, comme la téléphonie cloud, font partie intégrante de cette dynamique : le but est ainsi d’optimiser le temps de travail au maximum et de réduire les tâches énergivores et à faible valeur ajoutée.
Fort heureusement, la mise en place de systèmes cloud et de systèmes de hotdesking sont bien plus simples qu’ils n’y paraissent. Les managers et les équipes doivent donc apprendre à tirer parti de cette nouvelle conception de l’entreprise, qui promet d’être bénéfique à tous les niveaux, à court, moyen et long terme.
Testez la solution Aircall dans le cadre de la mise en place du hotdesking au sein de votre entreprise.
Publié le 6 mars 2023.
