La productivité à l’ère des environnements de travail hybrides

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Les employés comme les employeurs commencent à réaliser que les environnements de travail hybrides sont là pour durer. Les réunions Zoom sont devenues la norme, et beaucoup se sont adaptés au travail à domicile, tandis que d’autres commencent à retourner au bureau. L’une des principales préoccupations des entreprises aujourd’hui est de maximiser la productivité.

Quick links

• Qu’est-ce qu’un environnement de travail hybride ?

• Avantages et inconvénients des environnements de travail hybrides

• Comment mesurer la productivité dans les environnements de travail hybrides ?

• 8 étapes pour stimuler la productivité dans les environnements de travail hybrides

• La communication : le secret d’un lieu de travail hybride productif

Qu’est-ce qu’un environnement de travail hybride ?

Un environnement de travail hybride fructueux donne aux employés la possibilité de travailler de manière productive, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Ils peuvent travailler certains jours à domicile (ou dans un espace de coworking ou un café) et d’autres au bureau. Ce modèle permet de favoriser la flexibilité, l’inclusion et le bien-être de tous les membres de l’équipe.

En effet, l’une des choses que la pandémie de COVID-19 a révélées est la façon dont les employés travaillent différemment. Si certains ont prospéré en tant que travailleurs à distance, en maintenant un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et en respectant les délais et les quotas, d’autres n’ont pas réussi. Cela peut s’expliquer par le fait que leur domicile n’était pas propice au travail à distance, mais aussi par le fait que certaines personnes sont plus performantes en séparant leur travail de leur domicile.

Avec un environnement de travail hybride, vous offrez des options de travail qui maximisent la productivité de chaque employé. La flexibilité est essentielle dans la conception de votre dispositif de travail hybride. Vous pouvez offrir à certains membres du personnel la possibilité de continuer à travailler à distance tout en permettant aux employés qui préfèrent travailler en personne de se rendre à votre bureau physique. Ou bien, chaque membre de l’équipe peut avoir la possibilité de travailler à domicile de temps en temps.

Bien entendu, la création d’un environnement de travail hybride implique également des mises à niveau technologiques, la formation des employés et l’adaptation à une nouvelle culture de travail, entre autres. Par exemple, vous pouvez équiper vos employés d’un logiciel d’appel basé sur le cloud pour une meilleure communication lorsqu’ils travaillent à domicile.

Bien que cela puisse sembler être une solution parfaite, il y a des avantages et des inconvénients que vous devez prendre en compte lorsque vous utilisez ce modèle dans votre entreprise.

Avantages et inconvénients des environnements de travail hybrides

De nombreuses organisations envisagent de passer au modèle de travail hybride en raison de ses multiples avantages. Vous pouvez ajuster le modèle en fonction des préférences de vos employés afin de stimuler la productivité. En conséquence, votre organisation peut accomplir davantage, tout en maintenant la satisfaction des employés.

Voici quelques-uns des avantages de la création d’un environnement de travail hybride :

• Commodité et flexibilité

• Rentabilité

• Augmentation des possibilités de recrutement

• Productivité

• Efficacité

Il est également important d’examiner certaines difficultés potentielles liées aux modèles hybrides :

• Créativité et collaboration : vous devrez élaborer de nouvelles stratégies pour encourager la créativité des employés hybrides.

• Équipement et confort : vous devrez vous assurer que les employés ont accès à tout ce dont ils ont besoin pour travailler à domicile.

• Visites de sites et interactions avec les clients : il vous faudra repenser l’interaction avec le client et définir les meilleures pratiques dès le départ. Y a-t-il des cas où il est indispensable de communiquer en personne ?

• Formation : veillez à ce que vos ressources de formation et d’accueil fonctionnent aussi bien pour les employés au bureau que pour les employés à distance. Créez des activités d’accueil inclusives auxquelles les employés peuvent participer de n’importe où.

• Mentorat et la croissance : assurez-vous que les employés hybrides ont accès au même niveau de mentorat et de croissance que les employés au bureau.

Comment mesurer la productivité dans les environnements de travail hybrides ?

Lorsque vous avez des employés qui travaillent à distance, au bureau ou un mélange des deux, vous ne pouvez pas vous fier aux mesures de productivité habituelles utilisées au bureau. Nous vous suggérons donc d’utiliser des mesures de productivité objectives qui s’appliquent à différents types de travailleurs. Vous pourrez ainsi créer un environnement de travail hybride efficace, équitable et efficient. De plus, vous serez en mesure de repérer les signes de problèmes et proposer votre aide avant qu’ils ne s’aggravent, tels que le burn out ou le déséquilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Voici quelques-unes des mesures de productivité que vous pourriez envisager :

• Le taux de tâches achevées dans les délais

• Le nombre de tâches achevées

• L’évaluation de la qualité des travaux réalisés

• Les commentaires des clients

• Les niveaux d’activité pendant les heures de travail

• La disponibilité pendant les heures de travail

8 étapes pour stimuler la productivité dans les environnements de travail hybrides

Dans un récent rapport publié par McKinsey, 90 % des organisations ont déclaré être en train d’adopter un environnement de travail hybride, mais seule une poignée d’entre elles ont un plan concret pour le mettre en œuvre.

Sans aucun plan, votre environnement de travail hybride peut rapidement devenir chaotique, et la productivité peut tomber au plus bas. Si vous n’êtes pas sûr(e) de savoir où et comment commencer à planifier un environnement de travail hybride, suivez ces 8 étapes pour vous guider.

1. Définissez ce à quoi ressemble un environnement de travail hybride fructueux pour votre entreprise

Il existe plusieurs types d’environnements de travail hybrides ayant un impact sur la façon dont vos employés travaillent. Pour mettre en place la bonne solution, vous devez définir ce qu’est un environnement de travail hybride fructueux.

Voici quelques éléments à prendre en compte :

• La nature du travail de votre entreprise

• Les capacités de votre organisation à s’adapter à un environnement de travail hybride (par exemple, le budget, la sécurité des données, etc.)

• Les préférences de travail des employés (quel modèle de travail est le meilleur pour la productivité des employés ?)

• Votre définition de la productivité

2. Déterminez où les employés travaillent le mieux

Dans un rapport publié par PwC, 44 % des employeurs ont déclaré que leurs employés étaient plus productifs dans une configuration de travail à distance. En revanche, seuls 29 % des employés ont le sentiment d’être productifs.

De nombreux facteurs contribuent à ces divergences, c’est pourquoi il est crucial de comprendre où chaque employé est performant.  Pour le savoir, commencez par comparer les indicateurs clés de performance (KPI) des employés avant et pendant la pandémie afin d’obtenir une compréhension objective de ce qui fonctionne le mieux pour eux.

Nous vous suggérons d’inclure vos employés dans la conversation afin de déterminer les facteurs qui affectent leur productivité. En sachant ce qu’ils pensent, vous pourrez les aider à atteindre leur niveau de productivité maximal.

3. Alignez les horaires de travail hybride entre les équipes

Tous les membres de votre organisation ne travailleront pas au même endroit ni au même moment, ainsi, les projets qui nécessitent une collaboration entre les équipes pourront subir un impact négatif en environnement hybride. Vous pouvez avoir des employés qui travaillent dans des fuseaux horaires différents ou sur des projets qui nécessitent que tous les membres de l’équipe travaillent ensemble. S’assurer que les horaires de vos employés et de votre équipe concordent est primordial pour la productivité et le succès d’un environnement de travail hybride.

Une façon d’y parvenir est de disposer d’un gestionnaire de tâches auquel tout le monde a accès, comme Asana, Jira ou Monday. Tout employé pourra alors voir les projets qui lui sont assignés, les personnes avec lesquelles il travaille et les horaires des autres membres de son équipe.

4. Investissez dans des outils et des logiciels de collaboration

Il est impossible d’avoir un environnement de travail hybride efficace sans collaboration. Bien que la collaboration puisse sembler difficile, il existe des outils et des logiciels qui la rendent possible.

Par exemple, les logiciels d’appels basés sur le cloud permettent aux employés de communiquer et de collaborer sans effort entre différents lieux et fuseaux horaires. De plus, le bon logiciel pourra s’intégrer à des outils de productivité et de gestion de bureau, ce qui améliorera encore la collaboration et la productivité de l’équipe.

5. Améliorez votre environnement de travail hybride en créant de multiples canaux de retour

Même avec les meilleurs efforts, votre environnement de travail hybride ne sera pas parfait au départ. Soyez ouvert(e) aux commentaires des clients et des employés et adaptez-vous en conséquence. Pour ce faire, vous pouvez organiser des entretiens individuels hebdomadaires avec vos employés pour voir comment ils s’adaptent au nouveau modèle de travail. Une autre solution consiste à envoyer des formulaires d’enquête aux clients afin d’identifier les éventuels oublis ou défauts de vos opérations.

N’oubliez pas : les environnements de travail hybrides étant encore nouveaux, vous devrez prévoir des modifications et des améliorations.

6. Préparez les employés hybrides à la réussite grâce aux indicateurs clés de performance (KPI)

Quel que soit le secteur, vous avez besoin d’indicateurs clés de performance pour mesurer le succès de vos processus. Les indicateurs clés de performance fournissent un aperçu objectif et fondé sur des données des performances individuelles de vos employés, même s’ils travaillent à des rythmes différents dans des endroits différents. Ces mesures vous indiquent si vos employés rencontrent des difficultés ou s’ils excellent. Elles vous avertissent également d’une difficulté potentielle avant qu’elle ne devienne un problème organisationnel majeur.

7. Évitez le burn out

L’un des inconvénients du travail à distance est que la frontière entre le travail et la maison peut s’estomper, favorisant l’épuisement des employés. Une étude a montré que 70 % des travailleurs à distance travaillent le week-end, et 45 % ont répondu qu’ils travaillent au-delà de 40 heures en semaine. C’est la recette du burn out et d’une faible productivité.

Un moyen d’éviter cela est de disposer d’un logiciel de gestion de projet qui vous donne une visibilité sur la charge de travail de chaque employé. Il vous permettra de déterminer le temps qu’il lui faut pour terminer une échéance et si un employé est surchargé de travail.

8. Assurez la formation des managers

Le parti pris des managers est une préoccupation sérieuse dans les environnements de travail hybrides. Les recherches montrent qu’ils ont tendance à donner des notes plus élevées aux employés qu’ils rencontrent au bureau qu’aux travailleurs à distance. En conséquence, les travailleurs à distance ne sont pas reconnus pour leur travail et ont moins de possibilités d’évolution.

Assurez-vous d’uniformiser les règles en formant vos managers sur la façon de surmonter ce préjugé. Dans cette optique, vos managers apprendront à encadrer et à gérer différents types de travailleurs, quelle que soit la configuration de travail hybride qu’ils utilisent.

La communication : le secret d’un lieu de travail hybride productif

Bien que la plupart des entreprises aient constaté une augmentation de la productivité grâce au travail à distance, certains employés ont déclaré ne pas vouloir travailler à distance à temps plein. Cela démontre que l’environnement de travail hybride comble le fossé entre la productivité des entreprises et les préférences des employés.

Même avec les avantages de ce nouveau modèle de travail, il est difficile de garantir une productivité et une collaboration optimales, car les employés ne travaillent pas au même endroit. Sans compter que les managers et les chefs d’équipe ont moins de visibilité sur la productivité et la charge de travail de leurs employés. Dans le même temps, des horaires mal adaptés et une mauvaise communication entraînent une mauvaise collaboration et un mauvais travail d’équipe. Heureusement, il existe des solutions à ces problèmes.

Chez Aircall, nous comprenons votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée. C’est pourquoi notre logiciel d’appels basé sur le cloud s’intègre à tous vos outils professionnels courants, afin que vous puissiez l’installer rapidement et commencer à établir de meilleures conversations.

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Publié le 5 novembre 2021.