Guide complet sur l’automatisation des ventes

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Les équipes de force de vente perdent chaque jour un temps précieux dans la gestion de tâches administratives. L'automatisation des ventes, aussi appelée sales automation, apparaît comme une solution efficace pour augmenter les revenus de votre équipe commerciale. Grâce au couplage de votre centre de contact avec votre CRM ainsi que l’intégration d’outils business, il est tout à fait possible d'automatiser vos processus de vente.
Alors, pourquoi et comment mettre en place une automatisation des ventes efficace pour une meilleure performance de vos équipes commerciales ? 

Qu’est-ce que la sales automatisation ?

La sales automation ou l'automatisation des ventes désigne l'ensemble des processus, solutions et techniques pour traiter plus efficacement et optimiser les opérations récurrentes de votre force de vente. La sales automation fait appel à des outils et fonctionnalités permettant d’automatiser un maximum d’actions concrètes lors de la prise de contact et la contractualisation avec vos prospects. Son but : booster les performances commerciales de vos équipes en optimisant leur temps sur les actions à forte valeur ajoutée.  

Pourquoi mettre en place des techniques de sales automation ?

Les entreprises et les services commerciaux ont rapidement compris que mettre en place des méthodes d'automatisation des ventes est bénéfique pour de nombreuses raisons : 

Faire gagner du temps aux commerciaux

L'automatisation des ventes réduit les tâches administratives chronophages des commerciaux. La prise de rendez-vous, les comptes-rendu d'appel ou la classification des appels sont autant d’actions qui surchargent le planning des commerciaux, au détriment des tâches à forte valeur ajoutée comme la négociation ou la conclusion de ventes. Cette automatisation évite par exemple de multiplier les réponses au cas par cas ou de saisir un grand nombre d’informations manuellement. 

Améliorer l'efficacité commerciale

Le processus de vente peut être considérablement amélioré grâce à l'automatisation de certaines tâches commerciales comme la prise de rendez-vous, l'envoi d'emails de rappel, ou encore la mise à jour des leads dans le CRM. Cela évite les oublis, réduit l’erreur humaine et fluidifie le workflow des commerciaux. 

Suivre les résultats de la force de vente

Les logiciels et fonctionnalités de sales automation sont des outils très performants : ils offrent un aperçu complet de l'activité et les résultats en temps réel des équipes commerciales. Grâce aux reportings et aux analyses complètes, les points forts et les améliorations sont ainsi plus facilement mis en évidence. Ils permettent de mieux anticiper les ventes et invitent à une meilleure prise de recul des équipes pour adapter leurs actions commerciales. 

Comment mettre en place un processus de sales automation ?

Pour mettre en place un processus d'automatisation des ventes efficace, il s’agit d’abord de bien évaluer les besoins précis pour trouver quelle(s) solution(s) de sales automation vous avez réellement besoin. En effet, choisir l'outil ou les fonctionnalités les plus adaptés à votre activité est une étape stratégique dans votre mise en place d’automatisation. Les outils d'automatisation des ventes ne proposent pas tous les mêmes fonctions et possibilités, selon vos besoins et vos objectifs. Le choix des fonctionnalités dépendra aussi de votre cible et de ses préférences de communication : mails, SMS, appels, etc. Cependant, il est recommandé d’opter pour une solution tout-en-un la plus complète possible, comme la solution Aircall avec plus de 100 intégrations possibles avec ses partenaires.

Quels sont les outils de sales automation ?

Il existe différents types d’outils pour automatiser vos ventes et répondre à différents besoins commerciaux pour de meilleurs taux de conversion. 

• Le CRM, principal outil de sales automation. Cet outil de Customer Relationship Management vous permet de créer, développer et entretenir une relation optimale et privilégiée avec vos contacts. Il peut être intégré à à votre softphone pour automatiser l’enregistrement de toutes les actions et communications établies avec un prospect ou un client.

• Le logiciel de téléphonie cloud : connecté aux outils business, il permet de démultiplier les possibilités d’automatisation, en plus de ses fonctionnalités natives.

• Le chatbot ou la messagerie instantanée, pour renseigner un prospect sur différents services, produits ou formules, sans intervention humaine.

• Le SVI (serveur vocal interactif) pour diriger les appels téléphoniques de vos prospects vers les meilleurs commerciaux.

• Les outils de retranscription automatique et d'analyse sémantique des appels pour gagner du temps.

Cas d’utilisation de l’automatisation des ventes

Quand et comment utiliser l'automatisation des ventes ? Voici quelques cas concrets d’utilisation d’automation pour vos équipes commerciales  : 

• La planification automatique des rendez-vous (et leurs rappels)

• L'envoi automatique d'emails commerciaux, selon les profils des prospects et clients.

• La prospection, via la génération automatique de leads en ligne. 

• L'optimisation des leads, permettant d'en savoir plus sur votre cible, pour une meilleure approche lorsque le commercial prend la suite.

• L'enregistrement automatique des activités au sein du CRM : email, appels, devis, relances, etc.

• Les outils de signature électronique et leurs relances automatiques

• Les reportings automatisés

La plupart de ces cas d'usage sont proposés au sein de logiciels CRM et d’une solution de téléphonie comme Aircall. Et couplés avec d’autres outils business, ils décuplent significativement l’efficacité d’une équipe commerciale (et donc les ventes).

Quels sont les avantages et les inconvénients des logiciels CRM existants ?

Si le CRM présente de nombreux avantages, il comporte aussi quelques inconvénients. 

Les avantages d'un CRM

• Une meilleure gestion des clients et prospects. Le CRM est capable de traiter un grand volume de données. Il les rend intelligibles et dresse ainsi un profil précis pour chaque contact pour un meilleur suivi de la relation client.

• Une gestion des ventes dynamisée : le CRM aide à concrétiser les actions des commerciaux grâce à l'optimisation des leads.

• La génération de reportings commerciaux fiables et complets, à l'échelle collective comme individuelle. Ils donnent un aperçu sur les résultats et performances de la force de vente, tout en permettant d’adapter une stratégie commerciale à court et moyen terme. 

• Une meilleure collaboration au sein des équipes commerciales. Grâce au CRM et ses fonctionnalités d’automatisation des ventes, il n’y a plus aucune perte d'informations. Les interfaces souvent intuitives offrent un aperçu clair et précis aux collaborateurs. Les directeurs et responsables commerciaux peuvent ainsi profiter d'un meilleur suivi de leurs équipes. 

• Une meilleure satisfaction et fidélisation client. Le CRM aide à mieux cerner les profils de vos clients et donc à adapter vos approches commerciales. Un client recevant des échanges personnalisés aura tendance à rester fidèle et à gagner en satisfaction.

• Une gestion des coûts optimisée. La meilleure répartition des tâches de travail et le gain de temps généré donne lieu à une meilleure efficacité et productivité de l’équipe. L'automatisation des tâches récurrentes aide à mieux maîtriser le temps et les coûts associés. 

Les inconvénients d'un CRM

• Un temps de formation est nécessaire. Cependant la plupart des outils s'avèrent intuitifs et simples d'utilisation.

• Un risque de déshumanisation des processus de vente. En effet, selon l'activité et les services d'une entreprise, il est souvent préférable de clôturer une vente avec un commercial.

• Une obligation de mise à jour régulière pour tirer profit au maximum de la performance du CRM. 

Comment Aircall aide à améliorer le processus de sales automation ?

La solution de téléphonie cloud Aircall propose de multiples fonctionnalités d'automatisation. Elles permettent aux équipes commerciales de gagner en performance et d'améliorer leurs ventes. En effet, le softphone Aircall et ses fonctionnalités natives peut être facilement couplé à de nombreux outils business :

• Au CRM, afin de rationaliser et synchroniser les appels grâce à la connaissance immédiate des prospects ou clients existants.

• Aux emails, pour automatiser les envois d’emails standards qui ne nécessitent pas d’intervention humaine.

• Aux applications de messagerie et chatbots, pour bénéficier d'un premier aperçu de la demande du client et mieux y répondre. 

• Et bien d'autres outils.

Par ailleurs, la solution Aircall propose des fonctionnalités téléphoniques améliorant l'expérience client et facilitant la conclusion des ventes : 

• Le Serveur Vocal Interactif (SVI) pour recevoir des réponses automatiques ou être renvoyé vers le service approprié.

• Le routage des appels en cascade pour être dirigé automatiquement vers le meilleur interlocuteur.

• La demande de rappel automatique pour gagner du temps et s’adapter automatiquement au planning de vos prospects.

• Les statistiques d’appels en temps réel pour obtenir un aperçu des performances de vos équipes.

• Le PowerDialer - Automate d'appels, pour ne plus perdre du temps dans la composition des numéros des prospects.

L'automatisation des ventes a transformé le visage des équipes commerciales. Depuis l’arrivée d'outils performants tels que le CRM ou le softphone VoIP, la force de vente peut se concentrer davantage sur la relation client, et conclure davantage de ventes. Et comme chaque entreprise est unique, votre automatisation doit l’être tout autant, d’où l’importance de pouvoir intégrer facilement vos outils business à votre système de téléphonie pour concevoir un outil commercial sur-mesure.

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Publié le 15 décembre 2022.