Une extension téléphonique correspond à un numéro de poste individuel permettant de contacter directement l'interlocuteur de son choix. Selon les fournisseurs, cette extension est composée de 3 à 6 chiffres. 

Son utilisation est très simple : après avoir composé le numéro de téléphone du standard de l'entreprise, l'appelant peut entrer l'extension téléphonique (383 par exemple). Il est alors automatiquement redirigé vers le collaborateur qu'il souhaite contacter, sans avoir besoin de passer par le standard.

Bon à savoir : il ne faut pas confondre les extensions avec les indicatifs téléphoniques. Ces derniers prennent la forme d’un préfixe téléphonique permettant d'appeler un contact situé dans un autre pays (+33 pour la France, +34 pour l'Espagne par exemple). Ils doivent être tapés avant le numéro de téléphone du contact.

Historiquement, les lignes téléphoniques « classiques » reposaient sur le réseau RTC (réseau téléphonique commuté). Chaque collaborateur dispose ainsi de son propre numéro de téléphone fixe, lui permettant d'être contacté directement. Cette solution présente toutefois deux inconvénients majeurs :

• le nombre de numéros disponibles est généralement limité ;

• le coût de déploiement de plusieurs lignes individuelles est conséquent.

Les extensions téléphoniques sont proposées dans le cadre de la technologie VoIP (Voix sur IP). Cette solution permet de transmettre les appels entrants et sortants par le biais d'Internet. Son principal avantage est d'offrir de nombreuses fonctionnalités de téléphonie additionnelles, dont les extensions. Grâce aux services téléphoniques VoIP, vous pouvez créer une extension téléphonique pour les collaborateurs de votre choix : ils disposent ainsi de leur propre numéro de poste individuel, sans avoir besoin de payer des lignes individuelles supplémentaires.

Le fonctionnement des extensions téléphoniques avec la plateforme de communication Aircall est simple. Lorsqu'une personne appelle votre entreprise, elle peut entendre :

• un widget audio si vous utilisez la solution d'acheminement Smartflows ;

• ou un message de bienvenue si vous utilisez un Serveur vocal interactif (SVI).

L'appelant est alors invité à composer le numéro de l'extension téléphonique de la personne qu'il souhaite contacter : il est ensuite automatiquement redirigé vers le bon interlocuteur, sans avoir besoin d’être réacheminé par le standardiste.

Bon à savoir : avec la solution Aircall, chaque extension téléphonique est composée de 3 chiffres.

À condition de disposer d'un système de téléphonie VoIP, telle que la plateforme téléphonique et de communication Aircall, vous pouvez créer des extensions téléphoniques pour optimiser votre activité et votre relation client.

1. Maîtriser vos contacts

Grâce aux extensions téléphoniques, vos collaborateurs peuvent être contactés directement par tous leurs interlocuteurs : un client, un prospect, un fournisseur ou même un collègue. Leurs échanges téléphoniques sont ainsi optimisés, car il n'est plus nécessaire de passer par le standard.

Mais vos équipes sont libres de diffuser leur numéro d'extension aux personnes de leur choix. Non seulement elles gardent la maîtrise des personnes pouvant les contacter directement, mais elles peuvent toujours demander au standard de filtrer certains appels entrants.

2. Rester disponible où que vous soyez

Grâce à vos services téléphoniques VoIP, vos collaborateurs peuvent passer et recevoir des appels via une simple connexion Internet (5G, 4G, Wi-Fi, etc.). Ils sont ainsi en mesure de dialoguer avec leurs interlocuteurs :

• depuis n'importe quel support connecté à Internet (téléphone IP, ordinateur connecté aux services téléphoniques, Smartphone, etc.) ;

• depuis n'importe où dans le monde.

Lorsqu'un appelant compose une extension téléphonique, il est mis en relation avec le collaborateur de son choix, où que ce dernier se trouve (au bureau, à son domicile, en déplacement, à l'étranger, etc.). Néanmoins, il ne sait pas que la personne qu'il appelle est potentiellement en dehors du siège de l'entreprise. Vos équipes restent ainsi mobiles, sans que cela n’impacte leurs relations avec leurs interlocuteurs.

3. Répondre aux besoins de vos interlocuteurs

Le plus souvent, vos interlocuteurs ont besoin de contacter directement une personne avec qui ils échangent régulièrement. En effet, il peut être frustrant de devoir passer systématiquement par le standard téléphonique afin d'être redirigé vers la bonne personne.

Grâce aux extensions de numéro de téléphone, vos clients, vos fournisseurs, vos prestataires et même vos propres collaborateurs peuvent contacter directement la personne de leur choix. Non seulement ils gagnent un temps précieux, mais cela participe également à la qualité de la relation client.

4. Réduire le coût de vos services téléphoniques

Avec les lignes téléphoniques « classiques », reposant sur le réseau RTC, l'entreprise doit attribuer une ligne fixe individuelle à chaque collaborateur : c'est grâce à celle-ci qu'il disposera de son propre numéro de téléphone et qu'il pourra être contacté directement. Toutefois, la création de lignes téléphoniques individuelles est coûteuse et nécessite un effort de gestion et de maintenance plus important.

Grâce à votre service téléphonique VoIP, votre entreprise dispose d'un seul ou de plusieurs numéros principaux : le standard du siège et le standard de chaque service par exemple (relation client, équipe commerciale, etc.). Vous pouvez ensuite créer des extensions téléphoniques pour tous les salariés de votre choix, en seulement quelques minutes et sans coût additionnel.

La technologie VoIP, de l'anglais « Voice over Internet Protocol », est un système de téléphonie reposant sur les réseaux IP (protocoles Internet). Elle permet de passer et de recevoir des appels grâce à une connexion Internet ou à un réseau privé (intranet de l’entreprise par exemple). Mise à disposition par un fournisseur de téléphonie, la ligne VoIP désigne l'infrastructure permettant d’utiliser cette technologie : elle peut correspondre à un ou plusieurs numéros de téléphone attribués à l’entreprise.

Pour sa part, une extension correspond à un code à plusieurs chiffres associé à un numéro de téléphone, lui-même rattaché à la ligne VoIP de l’entreprise. Après avoir composé le numéro initial, l’appelant peut entrer l’extension téléphonique pour être redirigé vers le bon interlocuteur.