So arbeitet Ihr Operations Team 20 % produktiver mit Aircall

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

Einfach einzurichten. Einfach zu benutzen. Leistungsstarke Integrationen.

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Ein funktionierendes Operations Team ist für Ihr Unternehmen eine wahre Allzweckwaffe im niemals endenden Kampf gegen unnötige Ausgaben und zu hohe Betriebskosten.

Operationsmanager kontrollieren und analysieren bestehende Unternehmensprozesse, Workflows und die Leistung von Mitarbeitern genau. Dabei sind sie auf der Suche nach Verbesserungspotenzialen, um ihr Ziel zu erreichen: reibungslose und kosteneffiziente Abläufe.

Genau das macht die Rolle vom Operations Team auch so wertvoll. Sie filtern all jene Projekte, Tools und Ressourcen, die den besten ROI liefern und schlagen neue Lösungen für optimiertes Arbeiten vor. So erreichen Sie, dass Unternehmen unnötige Kosten reduzieren und durch effizientere Prozesse mehr Gewinn erwirtschaften können. 

Doch was passiert, wenn man diejenigen, die für mehr Effizienz sorgen, ebenfalls effizienter macht?

Zum Beispiel, indem man bei der Business-Telefonie auf eine Cloud-Anwendung setzt, die die Produktivität Ihrer Operations Manager und damit auch die aller anderen Unternehmensbereiche steigert?

Eine Antwort lieferte die von Aircall in Auftrag gegebene und Forrester Consulting durchgeführte „Total Economic Impact™ (TEI)-Studie”. Der Fokus der Studie lag darauf, die wirtschaftlichen Auswirkungen eines Wechsels zu Aircalls cloudbasierten VoIP-Telefonsystem zu erfassen.

Das Ergebnis: Ein fiktives Unternehmen, das den typischen Kunden Aircalls nachempfunden war, erzielte innerhalb von drei Jahren einen ROI von 373 % und Einsparungen in Höhe von 31.700 US-Dollar.

Ein Faktor, der entscheidend zu diesen beeindruckenden Zahlen beiträgt, ist, dass dank Aircall Ihr Operations Team wesentlich produktiver arbeiten kann.

Wie sich das konkret im Alltagsgeschäft (und letztlich auch den Bilanzen) bemerkbar macht, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Sparen Sie vom ersten Moment an

Operations Manager haben keine Zeit zu verlieren. Ist ein Vorgang gefunden, der optimiert werden kann, sollte eine Umsetzung von Maßnahmen idealerweise zeitnah erfolgen.

Umso ärgerlicher ist es, wenn neue Tools eine steile Lernkurve und lange Implementierungsphase haben. Das schmälert nicht nur den ROI einer Anwendung, sondern kann unter Umständen sogar weitere Ausgaben nach sich ziehen.

Es wundert also nicht, dass Operations Teams vor allem Technologien bevorzugen, die sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren und einfach bedienen lassen.

Im Bereich der Unternehmenstelefonie existiert mit Aircall glücklicherweise eine Lösung, die genau diese Anforderungen erfüllt. So profitieren Sie bereits vom ersten Moment an von den zahlreichen effizienzsteigernden Funktionen und Integrationen.

In knapp 3 Minuten bereit zum Telefonieren

Der Wechsel einer Telefonanlage hängt im Fall von Unternehmen häufig mit der Vorstellung von einem komplizierten Kabellabyrinth, sperrigen Servern und dutzenden Telefonen zusammen, die alle individuell eingerichtet werden wollen.

Die Zeiten, in denen solch aufwendige und schwerfällige Telefonanlagen das Maß der Dinge waren, sind jedoch vorüber. Der Umstieg von einem klassischen Festnetztelefon zu einem Cloud-Telefon hat nichts mit alledem zu tun. Ganz im Gegenteil, er ist sogar kinderleicht.

Mit dem smarten Cloud-Telefonsystem von Aircall können Sie innerhalb von nur 3 Minuten von Ihrer bisherigen Anlage zu einem innovativen Kommunikationssystem mit zahlreichen Funktionen und Integrationen wechseln.

• Da für das cloudbasierte Telefon keine spezifische Hardware benötigt wird, lässt sich Aircall auf bestehenden Endgeräten wie Laptops, Tablets oder Smartphones installieren, um diese in Softphones zu verwandeln.

• Virtuelle Rufnummern sowie Verknüpfungen zu anderen Softwares lassen sich ebenfalls mit wenigen Klicks einrichten.

• Eine zeitintensive Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter ist nicht notwendig, da sich die einfache Benutzeroberfläche intuitiv bedienen lässt.

In anderen Worten, statt einer langen und komplizierten Implementierung können Ihre Mitarbeiter mit Aircall in gerade einmal 3 Minuten über die Cloud telefonieren.

Diese schnelle Einrichtung hat laut der Studie von Forrester Consulting den Vorteil, dass Operations Teams schon zu Beginn des Einführungsprozesses signifikante Einsparungen verzeichnen konnten. Mit dem Cloud-Telefonsystem werden keine Mittel für neue Hardware benötigt, die an anderer Stelle eingesetzt werden können. Hinzu kommt, dass durch die einfache Bedienung und Wartung wertvolle IT-Ressourcen freigesetzt werden.

Mehr Effizienz und mehr Leistung bei mehr Gewinnen – das ist Musik in den Ohren von kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Ephram Stephenson, Gründer der Collar Group und Aircall Kunde sagt hierzu: „Die Geschwindigkeit, mit der die Verbindung hergestellt wird, und die Qualität der Anrufe sind außergewöhnlich. Ich habe mehrere Telefonsysteme ausprobiert, und Aircall ist den anderen auf dem Markt erhältlichen Systemen haushoch überlegen.”

Einfachste Bedienung für den maximalen Effekt

Wir haben sie eben bereits angedeutet, wollen ihr aber noch mehr Aufmerksamkeit widmen: die einfache Handhabung von Aircall.

Sie ist ein wirkungsvoller Hebel, wenn es darum geht, die Produktivität in Ihren Operations Teams und dem Rest des Unternehmens zu steigern.

Denn die Handhabung einer Business-Lösung entscheidet, ob sie sich reibungslos in die alltäglichen Arbeitsprozesse einfügen lässt und inwieweit sie Ihre Mitarbeiter aktiv beim Erledigen ihrer Aufgaben unterstützt.

Folglich macht die Einarbeitung Ihrer Teams in ein neues Telefonsystem den Unterschied zwischen einem guten ROI und dem Scheitern des Projekts aus.

Aircall ist sich der Bedeutung der Thematik bewusst, weswegen wir bei der Entwicklung unserer virtuellen Telefonanlage großen Wert auf eine einfache Bedienung gelegt haben.

Die Benutzeroberfläche der Aircall Software ist intuitiv und simpel gestaltet. So können Sie nicht nur auf zeit- und kostenintensive Schulungen verzichten, was förderlich für das schnelle Onboarding neuer Talente ist.

Es bedeutet auch, dass Ihre Teams die Telefonlösung mit minimaler Unterbrechung (Stichwort: 3 Minuten Installation) ihrer aktuellen Aktivitäten nutzen können.

Im Rahmen der Forrester Consulting Studie erwähnten viele der befragten Teilnehmer, dass die einfache Handhabung eine der größten Stärken von Aircall ist. „Unser Vertriebsteam hat mir berichtet, dass Aircall wirklich einfach anzuwenden ist. Es gab keine Schwierigkeiten für das Team”, berichtete ein Kunde von einem Medienunternehmen.

Mit dem Bestreben, die Installation und Bedienung von Aircall so simpel und minimalistisch wie möglich zu gestalten, unternehmen wir also gleich zwei bedeutende Schritte auf Ihrem Weg zu einem ROI von 373 %. Und es kommen noch weitere.

Erhöhen Sie die Produktivitätsrate Ihrer Operations Manager um 20 %

Die Arbeit von Operations Teams besteht zu einem großen Teil aus administrativen Aufgaben. Dazu gehören unter anderem das Sammeln und Auswerten von Informationen, das Analysieren von Prozessen sowie das Entwickeln von Strategien, wie Abläufe optimiert werden können.

Was hier so allgemein und übersichtlich klingt, endet im Geschäftsalltag häufig in langen To-do-Listen, auf denen nahezu jeder Punkt höchste Priorität hat. Das allein ist noch kein Problem.

Wären da nicht viele zusätzliche manuelle Aufgaben, die eigentlich vermeidbar sind und Ihren Operations Managern wertvolle Zeit rauben. Das Einrichten neuer Telefonnummern zum Beispiel. Oder das Bearbeiten von Anfragen aus den Vertriebs- und Support-Teams zu den Anrufstatistiken oder technischen Problemen.

Das muss aber nicht so sein. Unternehmen, die Aircall Kunden sind, können solche und viele ähnliche Verwaltungsprozesse mit den intelligenten Funktionen des Cloud-Telefonsystems zuverlässig automatisieren. Das Ergebnis sind schlanke und effizientere Arbeitsabläufe, die all Ihren Teams mehr Raum für ihre eigentlichen Aufgaben verschaffen.

Das bestätigt auch David Grube, Director of Business Development bei Emplifi:  „Ich mag es, ein Telefonsystem zu benutzen, das so zuverlässig ist, dass ich nicht oft darüber nachdenken muss - es funktioniert einfach. Das bedeutet, dass ich mehr Zeit damit verbringen kann, direkt mit meinem Team an strategischeren Projekten zu arbeiten."

Indem Aircall in nur wenigen Minuten eingerichtet ist, das Hinzufügen neuer Telefonnummern nur ein paar Klicks erfordert und Mitarbeiter das System weitestgehend selbstständig bedienen können, reduzieren Sie manuelle Aufgaben auf ein Minimum.

Die Forrester Consulting Studie ergab, dass Mitarbeiter in Vertriebs- und Support-Teams auf diese Weise bis zu 13 % mehr Zeit gewinnen können.

Weiterhin sind Operations Teams 20 % produktiver, da sie sich nicht länger um unnötige Verwaltungsprozesse rund um die Unternehmenstelefonie kümmern müssen.

Das Setzen auf zukunftssichere Lösungen

Neben den Mitarbeitern verschiedener Unternehmensbereiche arbeiten Operations Manager in der Regel auch eng mit der Führungsebene ihrer Organisation zusammen. Dabei stellen sie ihre Analysen, ermittelte Trends, Strategien und Lösungsansätze vor.

Ihr Erfolg wird letztlich jedoch daran gemessen, wie sehr ihre Entscheidungen zum Wachstum des Unternehmens beitragen. Und dafür ist Weitsicht gefragt.

Das Einführen von Innovationen, die zwar kurzfristig schnelle Ergebnisse liefern, dafür aber langfristig Prozesse verlangsamen oder verkomplizieren, ist keine kluge Wahl.

Wenn es um die Zukunft einer Organisation geht, sollte der Fokus vielmehr auf Lösungen liegen, die nachhaltig positive Ergebnisse liefern.

Das Cloud-Telefonsystem von Aircall ist eine solche zukunftssichere Wahl, weshalb weltweit über 13.000 Unternehmen ihr Vertrauen in die führende VoIP-Technologie für KMU stecken.

Skalierbarkeit

Wir sind nicht in der Lage, die Zukunft genau vorherzusehen. Aber Organisationen können sich bestmöglich auf wahrscheinliche Szenarien vorbereiten.

Für Operations Manager bedeutet das, bei der Zukunftsplanung die Ausrichtung des Unternehmens sowie seine aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse zu verstehen und Lösungen zu wählen, die sich bestmöglich anpassen lassen.

Bei der Business-Telefonie ist diese Skalierbarkeit besonders wichtig, da sie sich in sehr dynamische Rahmenbedingungen einfügen muss.

Die Anzahl der Mitarbeiter könnte sich häufig verändern, sodass das Hinzufügen und Abmelden von Benutzern problemlos möglich sein sollte. Ebenso ist es für das Erschließen neuer Märkte wichtig, lokale und internationale Telefonnummern ohne großen Aufwand und Kosten einzurichten.

Die Cloud-Telefonanlage von Aircall bietet Ihnen diese und viele weitere skalierbare Funktionen, was Operations Manager aus den teilnehmenden Unternehmen sehr zu schätzen wussten.

William Clarke, Head of Growth Operations bei Plexus stellte fest: „Wenn wir wachsen und in neue Regionen expandieren, müssen wir uns Gedanken über das Management dieser neuen Gebiete machen. Aircall spielt hierbei eine wichtige Rolle.”

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie bei der Nutzung von Aircall aus verschiedenen Preismodellen und Tarifoptionen wählen und diese flexibel anpassen können.

So entspricht der Serviceumfang stets Ihren aktuellen Bedürfnissen und Sie zahlen nur das, was Sie auch wirklich in Anspruch nehmen. Allein das spart Ihnen über drei Jahre Ausgaben in Höhe von 10.824 US-Dollar.

Smarte Reporting-Funktionen als wichtige Stütze

Für die Entwicklung eines Unternehmens ist eine umfassende Informationsgrundlage über interne Prozesse fundamental.

Traditionell fällt die Aufgabe der Ermittlung, Zusammenfassung und Kontrolle dieser Daten in die Verantwortung von Operations Managern. Schließlich sind sie es, die daraus Erkenntnisse gewinnen und Handlungsfelder ausmachen sollen.

Doch das Sammeln von Daten aus mehreren Quellen und Geschäftsbereichen kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Vor allem dann, wenn einzelne Business-Anwendungen isoliert und nicht synchronisiert verwendet werden. Manche Lösungen bieten sogar nur begrenzte - oder gar keine - Übersicht über relevante Informationen.

Ein cloudbasiertes Telefonsystem wie Aircall schafft in solchen Fällen Abhilfe. Dank der intuitiven Monitoring- und Reporting-Funktionen erhalten Ihre Operations Manager automatisiert und in Echtzeit einen Überblick über alle relevanten Messgrößen der Unternehmenstelefonie.

Dazu gehören beispielsweise Callcenter-Statistiken wie das Anrufvolumen, die Anzahl getätigter und verpasste Anrufe sowie ein Activity Feed, das die Aktivitäten aller Nutzer aufzeigt. So können sie Berichte, die früher mehrere Stunden in Anspruch nahmen und das Durcharbeiten verschiedener Softwares und Tabellen erforderten, in wenigen Sekunden auf einer einzelnen Plattform abrufen.

Besonders hilfreich hierbei sind die fortschrittlichen Analysemöglichkeiten. Mittels Filtern können die gewonnenen Anrufdaten nach Benutzern, Teams und Leitungsaktivität aufgeschlüsselt werden. Das erleichtert die Kapazitätsplanung und Personalverwaltung erheblich.

„Bevor wir eine Lösung wie Aircall hatten, waren unsere Berichtsmetriken unübersichtlich. Es war wirklich schwierig, zu erkennen, wo unsere Chancen liegen und wie wir unser Personal richtig einsetzen können. Ich konnte nicht sagen, ob wir morgens um 8 Uhr oder nachmittags um 16 Uhr die meisten Anrufe hatten. Aber mit Aircall konnte ich diese Trends viel leichter verfolgen, vor allem jetzt, mit den neuen Messdaten.” berichtet Mavet Carranza, Manager bei Marketplace Operations bei Honk.

Wollen Sie, dass auch Ihr Operations Team 20 % produktiver arbeiten kann?

Wir beraten Sie gern während einer gratis Live-Vorführung, wie Aircall Ihre Operations Managern beim Optimieren interner Abläufe unterstützten kann. 

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Veröffentlicht am 1. Februar 2023.