Besser als jeder Sparstrumpf: So können KMU mit der Digitalisierung ihre Kosten senken

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Es gibt eine Mission, die kleine und mittlere Unternehmen aller Branchen vereint: Kosten zu senken.

Denn nur wer es schafft, in Zeiten dynamischer Marktentwicklungen wertschöpfend, nachhaltig und vor allem kosteneffizient zu agieren, kann langfristig bestehen.

Eine der wichtigsten Baustellen für KMU ist hierbei das Thema der Verwaltungskosten. Laut einer Studie von Plum Consulting verbringen kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland 3,7 % ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben.

Umgerechnet entspricht das 120 Arbeitstagen im Jahr. Also eine erhebliche Beanspruchung von Personal, das sich in dieser Zeit nicht um seine eigentliche Tätigkeit kümmern kann.

Dadurch entsteht ein Produktivitätsverlust, der bis zu 50.000 € ausmachen kann. Jedes Jahr.

Vor allem für KMU, die hinsichtlich ihrer finanziellen Mittel weniger Puffer haben als Großkonzerne, können solche Summen extreme Wachstumshemmer sein.

Glücklicherweise gibt es Wege, wie KMU ihre Verwaltungsprozesse verschlanken und dieses Minus langfristig in Gewinne umwandeln können.

Eine wahre Dampfwalze für das Ebnen dieser neuen Wege ist die Digitalisierung. Sie bietet dank moderner Technologien und innovativer KI kleinen und mittleren Unternehmen die Chance, Abläufe und Workflows effizienter zu gestalten.

Was dahintersteckt und wie KMU dank Digitalisierung ihre Kosten senken können, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

Diese Vorteile hat die digitale Transformation für das Kostenmanagement von KMU

Die Digitalisierung ist schon seit Jahren in aller Munde und verwandelte sich mit der Covid-Pandemie zum Buzzword. Doch nicht jedes Unternehmen versteht unter digitaler Transformation dasselbe.

Während große Konzerne prioritär ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten und ihre Rentabilität erhöhen wollen, liegt bei kleinen und mittleren Unternehmen der Fokus zumeist darauf, mit der Digitalisierung Kosten zu senken. 

Und das kann sich wirklich lohnen!

Eine Studie von Deloitte zeigte, dass KMU, die den Einsatz innovativer Technologien verfolgen, bis zu 26 % mehr Wachstum verzeichnen. Zudem erzielen digital ausgerichtete KMU laut dieser Erhebung 21 % höhere Bruttogewinne.

Das bedeutet, die digitale Transformation hilft kleinen und mittleren Unternehmen nicht nur dabei, Kosten zu reduzieren. Sondern gleichzeitig auch durch effizientere Wertschöpfungsketten die Gewinne zu steigern und Ihre Position am Markt zu stärken.

So weit, so gut. Aber wie genau lässt sich das für KMU in der Praxis umsetzen?

Wir zeigen Ihnen gleich drei Wege, wie Sie in digitale Technologien investieren und deren positiven Effekte selbst erleben können:

Weg #1: Wie das Management von KMU mit Digitalisierung Kosten senken kann

Digital Leadership ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg digitaler Transformationsprozesse. Denn das Umgestalten von Strukturen und Prozessen funktioniert nicht ohne ein neues Denken auf leitender Ebene.

Die Mühe lohnt sich, da Führungskräfte von kleinen und mittleren Unternehmen auf vielfältige Weise von der Digitalisierung profitieren können:

Machen Sie unnötig hohen Betriebskosten ein Ende

Verbessern Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis von Verwaltungsabläufen, indem Sie ausgediente und ungeeignete Technologien durch effizientere Alternativen ersetzen.

Idealerweise sollten diese Hardware- und Software-Lösungen Workflows vereinfachen sowie eine nahtlose Anwendung unterstützen. Unternehmensprozesse lassen sich so agiler und effizienter gestalten, was langfristig die Kosten für administrative Aufgaben senkt.

Ein typisches Beispiel hierfür ist der Umstieg von einem klassischen Festnetz-Telefonsystem auf eine cloudbasierte VoIP-Telefonanlage. Bei diesem Schritt spart ein kleines und mittleres Unternehmen nicht nur bei den Hardware- und Wartungskosten. Zudem bietet die Cloud-Telefonie günstigere Tarife und nützliche Funktionen, mit deren Hilfe viele Vorgänge teilweise oder gar komplett automatisiert werden können.

Charakteristisch für Cloud-Telefonsysteme ist, dass diese dank intuitiver Benutzeroberfläche ohne weiteres Training oder IT-Support von Mitarbeitern eingesetzt werden können. Das erweist sich vor allem für KMU vorteilhaft, die großen Wert auf ein effizientes Ressourcenmanagement legen.  

Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter für eine höhere Produktivitätsrate

Vor allem Teams mit Kundenkontakt wie beispielsweise Vertriebs- und Support-Teams müssen im Geschäftsalltag ein großes Volumen an stetig wiederkehrenden manuellen Aufgaben bewältigen. Zu dieser Verwaltungsarbeit gehören beispielsweise die Administration des CRMs oder das Pflegen und Aktualisieren von Kontakten und Datenbanken.

Indem Sie eben jene sich wiederholenden Prozesse digitalisieren und bestenfalls sogar automatisieren, gewinnen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit zurück. Diese kann wiederum in die Erledigung ihrer eigentlichen Aufgaben fließen, was die Produktivität Ihrer Teams steigert und die Verwaltungskosten senkt.

Vermeiden Sie Ineffizienz um jeden Preis

In kleinen und mittleren Unternehmen mit flachen Hierarchien, kontinuierlicher Weiterentwicklung und ständig neuen Herausforderungen ist es nicht immer einfach, den Überblick zu behalten.

Manchmal werden so Abläufe und Tools beibehalten, obwohl sie schon längst nicht mehr rentabel sind. Diese werden allerdings zumeist nicht oder erst sehr spät entdeckt und kosten so wertvolle Zeit und damit auch Geld.

Mit der Digitalisierung Ihrer Workflows legen Sie den Grundstein für ein völlig neues Controlling Ihrer Unternehmensprozesse. Viele Anwendungen bieten die Möglichkeit von Echtzeit-Analysen und Tracking-Funktionen. Auf diese Weise haben Sie die Performance Ihrer Mitarbeiter und Systeme jederzeit im Blick und können ad hoc Optimierungspotenziale ausmachen. 

Weiterhin bietet das digitale Monitoring KMU die Chance, die Umsetzung der eigenen Strategien langfristig zu überwachen. Das erlaubt es ihnen, datengestützte Entscheidungen zu treffen und Ausgaben nachhaltig zu senken.

Weg #2: Kostenreduzierung im Operations Management mit digitalen Technologien 

Die Veränderungen, die mit der Digitalisierung von Prozessen einhergehen, machen sich nicht nur auf der Verwaltungsebene von kleinen und mittleren Unternehmen bemerkbar.

Auch beim Operations Management betrieblicher Abläufe können Sie enorme Kosteneinsparungen erreichen.

Wir zeigen Ihnen die vielfältigen Möglichkeiten am gleichen Beispiel, dass wir schon bei Weg #1 vorgestellt haben – der Cloud-Telefonie.

• Prozessaudits: Dank der umfassenden Monitoring-Funktionen von digitalen Lösungen können Sie gemeinsam mit Team- und Projektleitern detailliert analysieren, welche Kosten einzelne Abläufe verursachen. Im Falle der Telefonie könnte das beispielsweise die Zeit sein, die IT- und Operations Manager mit der Konfiguration, Wartung und Kontrolle der hauseigenen Telefonanlage verbringen.  

• Migration von Cloud-Anwendungen: Haben Sie dank der Audits kostenintensive Betriebsabläufe identifiziert, so können Sie prüfen, inwieweit sich diese mit Hilfe von Cloud-Applikationen verbessern lassen. Es existiert eine Vielfalt an Online-Diensten und -Technologien, die nachweislich dazu beitragen, Prozesse zu synchronisieren und schlanker zu organisieren. So wie beispielsweise der Umstieg von der klassischen Festnetz-Telefonanlage zum cloudbasierten VoIP-Telefonsystem.

• Weiterentwicklung von Prozessen: Nun, da Sie Prozesse mit Optimierungspotenzialen in die Cloud migriert haben, können Sie weitere Handlungsfelder zur Reduzierung von Betriebskosten ausmachen. Eine Option hierfür ist die Einführung komplett digitalisierter Workflows, die Mitarbeitern eine nahtlose und schnelle Zusammenarbeit ermöglicht. Bei der Cloud-Telefonie gelingt dies unter anderem durch die Integration Ihrer Telefonanlage mit wichtigen Business-Tools wie CRM-, Helpdesk- und Callcenter-Softwares. 

Im Ergebnis gewinnen Operations Manager und Teamleiter durch diese Schritte mehr Kontrolle und Gestaltungsmöglichkeiten, was letztendlich die Produktivität aller Mitarbeiter erhöht.

Um das an unserem Beispiel zu verdeutlichen, haben wir getestet, inwieweit ein Wechsel von einer herkömmlichen Festnetz-Telefonanlage zur Cloud-Telefonie von Aircall die Betriebskosten beeinflusst.

Das Ergebnis: Kleine und mittlere Unternehmen konnten ihre Ausgaben für die Nutzung und Wartung ihrer Telefonie um 1.300 US-Dollar pro Benutzer senken. So ergaben sich im Schnitt Gesamteinsparungen von 219.300 US-Dollar pro Jahr.

Weg #3: Kostenreduzierung im Operations Management mit digitalen Technologien 

Die ersten beiden Wege zeigen, dass kleine und mittlere Unternehmen sowohl auf Verwaltungs- als auch auf betrieblicher Ebene mit digitalen Technologien ihre Kosten senken können.

Wenn Sie diese Erfolge nicht nur langfristig feiern, sondern auch potenzieren möchten, sollten Sie allerdings noch eine dritte Dimension einbeziehen – die strategische Ebene.

Hierbei begehen allerdings nicht wenige KMU einen folgenschweren Fehler. Statt bei der Digitalisierung auf eine übergreifende Top-Down-Strategie zu setzen, verlieren sie sich in Mikro-Maßnahmen.

So kommt es zwar in einzelnen lokalen Bereichen zu positiven Veränderungen. Eine unternehmensweite und vor allem nachhaltige Wirkung bleibt allerdings auf der Strecke, da die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung langfristig erschwert werden.

Die Konsequenz? Immer mehr digitale Projekte scheitern aufgrund einer mangelnden strategischen Ausrichtung. Was die Unternehmensleitung nicht unbedingt darin bestärkt, weiter zu investieren. Ein Teufelskreis, der dazu führt, dass die Chancen, mit Digitalisierung Kosten zu senken, nicht vollumfänglich genutzt werden.

Diese Entwicklung lässt sich allerdings vermeiden. Unter anderem, indem Führungskräfte aus den Bereichen Management, Betrieb und Strategie proaktiv zusammenarbeiten.

Beachten Sie beim Einsatz digitaler Technologien folgende Punkte in Ihrer Unternehmensstrategie:  

• Beziehen Sie Teams und Experten aus allen Unternehmensbereichen ein. So können Sie genau ermitteln, wie kostensparende Abläufe und strategische Entscheidungen in Zusammenhang stehen und entsprechende Konzepte entwickeln. 

• Machen Sie Ihre Digitalisierungsstrategie zukunftsfähig. Das gelingt, indem Sie sich bei der Planung nicht nur darauf konzentrieren, welche unrentablen Kosten kurzfristig beseitigt werden können. Entwickeln Sie weiterhin eine Strategie dafür, wie Sie die dabei erwirtschafteten Mehreinnahmen reinvestieren können. Beispielsweise in die Entwicklung neuer Produkte, um Ihr Angebot auf neue Märkte auszuweiten und wettbewerbsfähiger zu werden.   

Lassen Sie uns diese Aspekte anhand unseres Telefon-Beispiels verdeutlichen.

Stellen Sie sich vor, Sie wechseln von Ihrer wartungs- und kostenintensiven Festnetz-Telefonanlage zu einem intuitiven Cloud-Telefonsystem, das keiner speziellen Hardware bedarf. 

Haben Sie eine Vermutung, welche Auswirkung allein diese Entscheidung auf die Bilanzen eines kleinen oder mittleren Unternehmens haben kann?

Wir haben uns diese Frage ebenfalls gestellt und Forrester Consulting damit beauftragt, in einer Studie den Einfluss von Aircall auf das Betriebsergebnis von KMU zu ermitteln.

Dabei zeigte sich, dass Unternehmen dank Aircall folgende Summen sparen können: 

• Jahr 1: 72.403 US-Dollar

• Jahr 2: 91.783 US-Dollar

• Jahr 3: 103.258 US-Dollar

Stellen Sie sich nun vor, Sie hätten in Ihrem Unternehmen genau diese Gewinne zusätzlich zur Verfügung.

Was würden Sie damit tun? Strategisch in andere Bereiche investieren? Und wenn ja, in welche? Marketing, Produktentwicklung oder die Weiterbildung Ihrer Teams?

Es kann von großem Vorteil sein, bereits konkrete Vorstellungen zu diesen Fragen zu haben, noch ehe man mit der Digitalisierung der eigenen Unternehmensprozesse beginnt. So können Sie die Entwicklungen gezielt steuern und langfristig noch größere Profite erreichen.

Fazit: Die heiligen drei Säulen für KMU, um mit der Digitalisierung kosten zu senken  

Letztlich führt dieser Artikel zu einer grundlegenden und sehr nützlichen Erkenntnis für alle KMU, die mehr erreichen wollen: 

Wenn Sie eine aktive Kontrolle über Ihre täglichen Betriebskosten haben, können Sie wertvolle Ressourcen freisetzen und diese in neues Wachstum reinvestieren. 

Als drei elementare Säulen dienen hierbei die Digitalisierung des Managements, der betrieblichen Abläufe und der Unternehmensstrategie. Auf diese Weise können Sie die Steuerung Ihrer Kosten gleichmäßig über das gesamte Unternehmen verteilen. 

So weit die Theorie. Bei der Umsetzung in der Praxis sind vor allem die „drei R” hilfreich: 

• Reduce - Reduzieren Sie kurzfristig jene Ausgaben, die Management-, Strategie- oder Betriebsmodelle nicht grundlegend verändern werden.

• Replace - Ersetzen Sie mittelfristig alte Technologien durch kostengünstigere digitale Alternativen.

• Rethink - Denken Sie strategische und betriebliche Abläufe neu, um langfristige Kostensenkungen durch effizientere Prozesse zu erreichen. 

Das bringt Sie dem ultimativen Ziel näher: digitale Reife. 

In einer Benchmark-Umfrage stellte Deloitte fest, dass digital ausgereifte Unternehmen u. a. ihre Ziele mit größerer Wahrscheinlichkeit erreichen:

• Mehr Kundenzufriedenheit

• Höhere Produktqualität

• Langfristige finanzielle Stabilität

• Größere Gewinne

Und genau das ist es doch, was über eine erfolgreiche Zukunft für kleine und mittlere Unternehmen entscheidet. 

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Veröffentlicht am 4. Januar 2023.