So funktioniert die Anruf- und Voicemail-Transkription von Aircall

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Das manuelle Transkribieren von Anrufen und Voicemails kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Da diese Anrufe jedoch wichtige Informationen enthalten, die Ihnen helfen, Ihre Kundschaft besser zu bedienen, ist es oft ein notwendiges Übel. 

Dank der neu eingeführten KI-basierten Anruf- und Voicemail-Transkriptionsfunktionen von Aircall ist es jedoch kein Problem, um das sich Ihre Vertriebsmitarbeitenden und Support-Teams den Kopf zerbrechen müssen. Aircall bietet Ihnen jetzt automatisch Transkriptionen, sodass sich Ihre Teams mit Kontakt zu Kundinnen und Kunden auf die Aufgaben konzentrieren können, die für Ihr Unternehmen den größten Nutzen bringen.

Was ist eine Anruf-Transkription? 

Vielleicht überrascht es nicht, dass Aircall mit seiner Funktion zur Anruf-Transkription genau das tut, was der Name vermuten lässt. Wenn Sie einen Anruf mit Aircall tätigen oder empfangen, wird dieser Anruf automatisch aufgezeichnet und transkribiert. Das transkribierte Anrufprotokoll kann schon innerhalb von Minuten nach Beendigung des Anrufs angezeigt werden. 

Sie können direkt über das Dashboard in Aircall, über Ihr CRM-System oder auch über Ihren Helpdesk auf Anrufprotokolle zugreifen. Diese fast sofortige Möglichkeit, Protokolle früherer Anrufe zu lesen, ohne dass Sie sich das Audio dazu anhören oder detaillierte Notizen schreiben müssen, spart Zeit, ermöglicht Ihnen eine bessere Überwachung der Leistung Ihres Teams und stellt Ihnen eine wertvolle Ressource für Schulungen oder Onboarding zur Verfügung.

Was ist eine Voicemail-Transkription?

Als Teil des Services bietet Aircall außerdem eine automatische Voicemail-Transkription, bei der die Voicemail-Nachrichten Ihres Unternehmens in Text umgewandelt werden, sobald Ihre Kundinnen und Kunden das Telefon auflegen. So haben Ihre Vertriebsmitarbeitenden und Support-Teams direkt auf dem Bildschirm vor ihnen Zugriff auf alle benötigten Informationen, ohne stundenlang verpasste Anrufe abhören zu müssen – was in besonders arbeitsreichen Zeiten eine große Hilfe ist. 

Genau wie Anrufprotokolle können auch Voicemail-Transkriptionen leicht aufgerufen werden: Der Zugriff erfolgt über den „To do“-Bereich des Dashboards in Aircall, die „Anrufinformationen“ in Ihren Desktop- und Smartphone-Apps und die Registerkarte „Verlauf“ in Ihrer Desktop-App.

Vorteile der Anruf- und Voicemail-Transkription

Es ist leicht zu erkennen, an welchen Stellen Ihr Unternehmen mit KI-gestützten Funktionen zur Anruf- und Voicemail-Transkription Zeit sparen kann. Doch die Vorteile, die Ihr Unternehmen dadurch erhält, gehen weit darüber hinaus. Dazu gehören:

• Gesteigerte Teamproduktivität

• Optimierte Workflows

• Verbesserte Schulung und bessere Einarbeitung

Lassen Sie uns die einzelnen Punkte näher aufschlüsseln, um zu verstehen, welche Auswirkungen diese Funktionen auf Ihren Alltag haben können.

Gesteigerte Teamproduktivität

Da Transkriptionen schon kurz nach Beendigung der Anrufe verfügbar sind, haben Ihre Vertriebs- und Supportteams weitaus mehr Zugriff auf Informationen. Sie können Transkripte nutzen, um Anrufe schneller zu bearbeiten, Aufgaben an die am besten geeigneten Teammitglieder weiterzuleiten und diesen dabei zu helfen, tiefer in Anrufe einzutauchen. Zudem können Sie mit Transkripten das Feedback der Kundinnen und Kunden analysieren und die Gesamtleistung und Produktivität verbessern.

Optimierte Workflows

Die Transkriptionsfunktionen von Aircall reduzieren den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Dokumentation von Anrufen erheblich, sodass Vertriebs- und Supportmitarbeitende Workflows optimieren und mehr Zeit für die Betreuung der Kundinnen und Kunden aufwenden können. Durch die automatische Umwandlung von Telefonaten in Text ist es mit der Anruf-Transkription ganz einfach, einen Anruf kurz zu prüfen und dringende Maßnahmen, Erkenntnisse und nächste Schritte zu ermitteln. Ihre Vertriebs- und Supportteams profitieren außerdem davon, dass alles, was sie benötigen, an einem Ort zur Verfügung steht. So müssen sie sich nicht mehr durch Posteingänge wühlen oder andere Teammitglieder nach Informationen fragen.

Verbesserte Schulung und bessere Einarbeitung 

Schulungen und Einarbeitung sind ein weiterer Bereich, in dem die Transkriptionsfunktionen von Aircall hilfreich sein können. Es gibt keine Schulungsressourcen, die besser sind als reale Szenarien, die direkt aus Anrufen und Voicemails stammen. Zusammen mit gut strukturierten Wiedergabelisten können diese dazu beitragen, neue Teammitglieder wesentlich effizienter auf den neuesten Stand zu bringen und Best Practices zu veranschaulichen. Transkriptionen können auch die Grundlage für das Coaching und die Weiterentwicklung von erfahrenen Mitarbeiten bilden, um deren Wachstum zu ermöglichen und für eine nachhaltig hohe Leistung auf allen Ebenen Ihres Unternehmens zu sorgen.

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Veröffentlicht am 26. Februar 2024.