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Jetzt loslegenUnter dem Begriff VoIP-Infrastruktur versteht man die Verbindung, Bandbreite, Software und Hardware, mit der Sie durch Sprachübertragung über das Internet mit jedem auf der Welt kommunizieren können. Einige Unternehmen nutzen nach wie vor noch eine traditionelle TK-Anlage für ihren Telefonanschluss per Festnetz, beispielsweise über eine ISDN- oder Analogleitung, in der sie ihre Rufnummern und Nebenstellen programmiert haben, aber viele steigen auf VoIP um.
VoIP ist eine weit verbreitete Technologie, die für moderne Unternehmen wirtschaftlich und nützlich zugleich ist. Unternehmen können sich eine VoIP-Infrastruktur aufbauen, indem sie selbst die für sie passenden technischen Komponenten kombinieren oder einen gebündelten Komplettservice erwerben.
Die Einrichtung Ihrer VoIP-Anlage hat einen wesentlichen Einfluss darauf, wie gut Ihr Telefonsystem funktioniert. Sicherheit, Qualität, Ausfallsicherheit und Kundendienst sind wichtige Aspekte bei der Einrichtung Ihrer VoIP-Infrastruktur.
Quick links
Was ist VoIP?
Bei klassischen Festnetztelefonen wird Ihre Stimme zunächst in elektrische Signale umgewandelt und über Kupferdrähte zu Ihrem Anrufziel transportiert. Wenn die Signale dann den anderen Teilnehmer erreichen, werden sie wieder in Ihre Stimme umgewandelt, bevor der Anrufer das Gespräch annimmt. Der Ablauf erfolgt zügig, unabhängig davon, wie weit die beiden Parteien voneinander entfernt sind. Die Kosten für Anrufe unterscheiden sich je nach Entfernung, da Sie im Wesentlichen die Telefonleitungen zwischen den Gesprächspartnern anmieten. Je weiter die Entfernung zwischen den Parteien ist, desto mehr müssen Sie bezahlen.
Definition von VoIP
VoIP steht für Voice over Internet Protocol oder Voice over IP. Vereinfacht ausgedrückt ist VoIP eine Technologie, mit der Ihre Stimme über das Internet und nicht über das Kabel einer Telefongesellschaft gesendet wird.
Wenn Sie über das interne Mikrofon Ihres Rechners oder über ein Headset in Ihren Computer sprechen, wandelt dieser Ihre Stimme mithilfe der VoIP-Technologie in elektrische Signale um. Zunächst werden die Signale in binäre Sprachdaten umgewandelt, die Computer verstehen können. Im zweiten Schritt teilen binäre Signale die Daten in kleinere Pakete auf, die der Router über Kupfer- oder Glasfaserkabel an andere Computer übertragen kann, bevor er sie wieder in verständliche Worte umwandelt. Unterwegs kodiert und dekodiert die Software die Signale. Sobald die Datenpakete an Ihrer IP-Adresse ankommen, werden die Daten in der richtigen Reihenfolge wieder zusammengesetzt. Dadurch kann der Empfänger Ihre gesprochene Nachricht so hören, wie Sie sie ursprünglich gesendet haben.
Es ist auch möglich, VoIP-Signale an einen Festnetzanschluss zu senden, indem das Signal über das Telefonnetz eines Netzbetreiber gesendet wird.
VoIP ist für Unternehmen nicht nur aus Kostengründen im Vergleich zur klassischen Telefonanlage eine sehr beliebte Option, sondern auch, weil Mitarbeiter damit von überall aus Anrufe tätigen und empfangen können, egal ob im Büro oder im Homeoffice. Ein weiterer wichtiger Vorteil der VoIP-Technologie ist, dass sie mit anderen Cloud-basierten Technologien integriert werden kann. Dazu gehören Cloud-basierte Telefonsysteme, CRM, Chat, E-Mail und Sales-Apps. Dadurch werden zusätzliche Funktionen bereitgestellt, die eine bessere Nachverfolgung, informationsbasierte Gespräche, Skalierbarkeit und eine höhere Produktivität ermöglichen.
Was Sie bei einer VoIP-Infrastruktur beachten sollten
Erstklassige Kommunikation ist ein zentraler Bestandteil Ihres Unternehmens. Qualität und Zuverlässigkeit sind Schlüsselfaktoren beim Aufbau Ihrer VoIP-Infrastruktur. Die wichtigsten Voraussetzungen für das Einrichten Ihrer VoIP-Infrastruktur sind:
Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit
Benachrichtigungen und Störungsbehebung
Konzept für Gesprächsqualität
Reaktions- und Wiederherstellungszeit
Sicherheit und Compliance
Wenn Sie sich auf diese Bereiche konzentrieren, haben Ihre Benutzer ein rundum störungsfreies und effizientes VoIP-Erlebnis.
So optimieren Sie Ihre VoIP-Infrastruktur
VoIP besteht aus der Telefonanlage, den internen Anschlüssen und den Verbindungen zu internen oder externen Netzwerken.
VoIP-Bandbreite
Vergewissern Sie sich, dass Sie über eine ausreichende Bandbreite in Ihrer Netzwerkinfrastruktur verfügen, um Ihre Softwareanwendungen zu unterstützen. Dies sollte Ihre Kontakte, Integrationen und alle anderen Apps umfassen, die Sie für den effizienten Betrieb Ihres Unternehmens benötigen. Mit anderen Worten: Unternehmen benötigen mindestens 64 Kbit/s Upstream und Downstream für jeden Anruf, der gleichzeitig getätigt wird. Das bedeutet etwa 1 Mbit/s pro Person. Ausreichende Bandbreite verbessert die Sprachqualität Ihrer Gespräche und verhindert unterbrochene Anrufen.
Wenn Sie die Wahl zwischen garantierter und gemeinsam genutzter Bandbreite haben, sollten Sie sich für die garantierte Bandbreite entscheiden. Gemeinsam genutzte Bandbreite kostet weniger als garantierte Bandbreite, aber es kann dazu führen, dass Sie Probleme beim Verbindungsaufbau oder mit der Stabilität Ihrer Internetverbindung haben. Mit garantierter Bandbreite erhalten Sie auch in Spitzenzeiten die Garantie einer gleichbleibenden Internetgeschwindigkeit.
Sie können für VoIP entweder ein Ethernet-Kabel oder eine WLAN-Verbindung verwenden, dies hängt von Ihrer IT-Infrastruktur ab. Ethernet-Kabel liefern in der Regel bessere Ergebnisse, was besonders bei der Internettelefonie auffällt. Wenn Sie eine WLAN-Verbindung verwenden müssen, wird empfohlen, die Technologie der 5. Generation oder 802.11ac zu benutzen.
Verwenden Sie für den Datenverkehr einen professionellen Router und eine Firewall, damit Sie die QoS-Regeln zur Priorisierung des Sprachverkehrs Ihrer VoIPTelefonie in Ihrem Netzwerk programmieren können. Die QoS-Regeln sorgen dafür, dass beim Senden von Datenpaketen eine hohe Priorität verwendet wird. Das können Sie nicht mit einem herkömmlichen Router machen. Wenn Sie Ihren Router richtig einrichten, vermeiden Sie Probleme mit Echos, Jitter und verzögerter Sprache.
Statten Sie Ihre Mitarbeiter mit schnurlosen USB-Headsets aus, da diese die Telefonate nicht an üblichen Telefonen führen. Vermeiden Sie die Verwendung von Bluetooth, da dies zu Audioproblemen bei der IP-Telefonie führen kann. Berücksichtigen Sie, dass falsche Gateways, Proxyserver und VPN-Verbindungen aufgrund des Netzwerkverkehrs zu blockierten Anrufen, Störungen bei Gesprächen oder Anrufverzögerungen führen können.
Sicherheit bei VoIP
Betrachtet man den Sicherheitsaspekt, sollten Sie standardisierte Sicherheits-Frameworks wie ISO 27001, ISO 27002, SOC 2 und PCI/DSS übernehmen und sicherstellen, dass Ihr Cloud-Computing-Anbieter diese ebenfalls verwendet. Achten Sie darauf, dass Ihr VoIP-Anbieter Ihre Anrufinhalte und die Verbindungen an beiden Enden der IP-Netze verschlüsselt. Ihr Cloud-Computing-Anbieter sollte geschützte Rechenzentren wie Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure oder IBM verwenden.
Spam, Viren, Hackerangriffe und Cyberkriminalität nehmen weiter zu. Durch die richtige Einrichtung Ihrer VoIP-Infrastruktur lassen sich einige Sicherheitsrisiken vermeiden, aber alle Unternehmen müssen sich menschlichen Versagens bewusst sein. Für Ihr Unternehmen und Ihre Teams ist es wichtig, bei neuen Sicherheitsbedrohungen auf dem Laufenden zu bleiben. Fortlaufende Schulung Ihrer Mitarbeiter über die sichere Aufbewahrung von Daten, Verschlüsselung und Organisation von Informationen, insbesondere wenn sie mit sensiblen Daten umgehen, sind daher unerlässlich.
Diese wichtigen VoIP-Integrationen sollten Sie kennen
API ist eine Schnittstelle für die Anwendungsprogrammierung, die mit VoIP-Integrationen zusammenarbeitet, damit Ihre digitalen Tools miteinander kommunizieren können und ein reibungsloser Ablauf für die Benutzer möglich ist. Hier sind einige der wichtigen VoIP-Integrationen, die Sie in Betracht ziehen sollten.
CRM
Durch die Integration in Ihr CRM-System können Ihre Sales-Teams Kunden automatisch anrufen, ohne zwischen Endgeräten wechseln zu müssen. Das macht es einfach, Anrufe automatisch zu protokollieren. Sie riskieren nicht, dass sich jemand etwa bei der Rufnummer vertippt, wenn er nach Beendigung des Anrufs Informationen manuell eingeben muss.
Click-to-Call
Durch die Integration von VoIP mit der WebRTC-Technologie können Unternehmen ihre Webseiten um eine Click-to-Call-Funktionalität erweitern, ohne eine App herunterladen und installieren zu müssen, auch bekannt als Webcall oder Click-to-Dial. Benutzer klicken einfach auf ein Symbol, um sofort eine Verbindung mit einer anderen Person in Echtzeit herzustellen.
Social-Media-Marketing
Social-Media-Marketing-Integrationen ermöglichen es Ihren Kunden, auf Plattformen wie Facebook und Twitter mit Ihnen in Kontakt zu treten. Wenn Ihre Kunden in den sozialen Medien unterwegs sind und mit Ihnen sprechen möchten, können sie Sie durch die Integration mit VoIP erreichen.
SMS
SMS sind sehr beliebt bei Kunden, um mit Unternehmen in Kontakt zu treten, da sie mit Mobiltelefonen sehr einfach genutzt werden können. Anwendungen, die SMS unterstützen, lassen Sie Kundenanfragen innerhalb Ihrer normalen Workflows beantworten. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihre Nachrichten zu den richtigen Anwendern weitergeleitet werden.
Software für Projekt-/Task-Management
Eine Projekt- und Task-Management-Software ist für Unternehmen unverzichtbar. Sie entwickeln damit Konzepte und Zeitpläne, an denen Teams beteiligt sind. Durch diese Integration bleiben alle Teammitglieder von Anfang bis Ende eines Projekts auf dem Laufenden.
Microsoft Outlook, Gmail, & E-Mail-Anwendungen
Microsoft Outlook unterstützt VoIP, damit Benutzer Anrufe führen und E-Mails verwalten können, wenn die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens dort gespeichert sind. Außerdem löst dies den Pain Point, Telefonnummern manuell nachschlagen zu müssen. Mit dieser App können Nutzer Nachrichten auch als Audiodateien empfangen.
Datensicherung in der Cloud
Um das Risiko eines Datenverlustes zu minimieren, können Sie Apps wie Dropbox, iCloud Drive, Google Drive oder Microsoft OneDrive integrieren. Dies ist eine effiziente Methode, um Kontaktdatensätze, Anrufaufzeichnungen, Nachrichten usw. zu sichern.
So wählen Sie die richtige moderne Telefonanlage aus
Mit der passenden modernen Telefonanlage können Sie Ihre Kommunikationsanforderungen jetzt und in Zukunft umsetzen. Daher sollten Sie bei Entscheidungen, welche der verfügbaren Telefonanlagen Sie einsetzen wollen, diese Faktoren berücksichtigen:
Ihre Unternehmensziele
Kosten
Wie Sie die Verfügbarkeit sicherstellen können
Kundendienst
PoP ist die Abkürzung für Point of Presence. Dies steht für die Router, Switches, Server und andere Endgeräte der Netzwerktechnik, die für Ihren Datenverkehr benötigt werden, um andere Netzwerke zu durchqueren.
Wenn Sie ein weltweit tätiges Unternehmen haben, benötigen Sie mehr PoP als kleinere, lokale oder nationale Unternehmen, damit Sie schnell mit anderen Teilen der Welt kommunizieren können.
Kleine und mittelständische Unternehmen entscheiden sich in der Regel für Rechenzentren von Unternehmen wie Amazon oder Microsoft. Große, globale Unternehmen mit multinationalen Kunden benötigen die Infrastruktur eines der leistungsfähigsten Großrechenzentren.
Die Anbieter von Telekommunikationsdiensten unterscheiden sich in ihrem Angebot an Diensten und Technologien. Sie können sich in Ihrer Region möglicherweise zwischen verschiedenen Telekommunikationsanbietern entscheiden. Einige Anbieter bieten eventuell fortschrittliche Technologie an, die Ihr Unternehmen benötigt. Damit die Anrufqualität über Ihre IP-Telefone konstant bleibt, brauchen regionale Unternehmen einen Anbieter, der PoPs in den Gebieten hat, in denen sie geschäftlich tätig sind.
Deshalb sollten Sie prüfen, ob Ihr Netzbetreiber über eine dynamische Umschaltung der Netzbetreiber verfügt, durch die Ihre Cloud-Telefonanlage zwischen den Netzbetreibern wechseln kann, die das stärkste Signal haben.
Warum Aircall
Aircall arbeitet mit den besten Anbietern zusammen, so erhalten Sie die höchste Qualitätsabdeckung im Bereich Sprachkommunikation rund um den Globus. Wir verwenden die WebRTC-Technologie und arbeiten komplett in der Cloud. Mit Aircall erhält Ihr Unternehmen Zugriff auf Sprachübertragungen über Webbrowser, Web-Apps und mobile Apps – ohne großen Aufwand für Sie. Unsere offene API ermöglicht Ihnen noch größere Flexibilität und ist damit die richtige Wahl für eine Cloud-basierte Telefonlösung.
Veröffentlicht am 24. Mai 2021.
