Homeoffice-Telefon: Machen Sie die Teams in Ihrem Unternehmen startklar für die Digitalisierung

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

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Wenn Sie auch nur mit dem Gedanken spielen, Remote-Teams einzurichten, ist eine Telefonanlage, die standortunabhängig ist, ein unverzichtbares Werkzeug. Für viele Unternehmen ist das Arbeiten von zu Hause aus inzwischen selbstverständlich geworden. Viele Arbeitnehmer wollen heutzutage nicht nur hin und wieder im Homeoffice arbeiten, sie bevorzugen diese Variante sogar im Vergleich zum Bürojob.

Um erfolgreich von zu Hause aus arbeiten zu können, benötigen Ihre Mitarbeiter das richtige Business-Telefonsystem für ihr Homeoffice. Mit altmodischen Festnetzanschlüssen lassen sich keine leistungsstarken Telefonsysteme für dezentrale Büros einrichten. Zudem erhalten Sie mit einer virtuellen Telefonanlage einen weitaus größeren Funktionsumfang als mit herkömmlichen, kabelgebundenen Telefonanlagen.

Warum es für Ihr Kleinunternehmen an der Zeit ist, von einer klassischen Telefonanlage oder dem Festnetz auf ein virtuelles Telefonsystem umzusteigen, was ein Remote-Telefonsystem ist, wie es Mitarbeiter an verschiedenen Standorten unterstützt und wie es Unternehmern helfen kann, das Kundenerlebnis insgesamt zu verbessern – das und mehr verraten wir Ihnen in diesem Blog.

Was ist eine Telefonanlage im Homeoffice?

Ein virtuelles Telefonsystem wird über einen Voice over Internet Protocol-Dienst betrieben, der allgemein als Voice over IP (kurz VoIP) bekannt ist. Im Wesentlichen ist ein VoIP-Telefondienst eine Cloud-Telefonanlage, bei dem Ihre Teammitglieder von jedem Standort aus über eine Desktop-App auf einem Laptop oder Smartphone mit Android oder iOS ausgehende Anrufe tätigen und eingehende Anrufe empfangen können. Daher bietet ein VoIP-Telefonsystem Ihrem KMU die umfangreichsten Möglichkeiten in Bezug auf Mobilität und Flexibilität.

Sprachanrufe sind ein wichtiger Bestandteil für Ihr Unternehmen, da ein virtuelles Telefonsystem die Kommunikation zwischen internen und externen Teams mit Hilfe der neuesten Technologie verbessert. Ein VoIP- oder Cloud-basiertes Telefonsystem wird über das Internet und nicht über herkömmliche Telefonleitungen bereitgestellt. Deshalb werden Cloud-Telefonanlagen von manchen auch als IP-Telefon oder Softphone bezeichnet.

Anders als bei einer herkömmlichen Telefonanlage im Büro, auch PBX-System (Private Branch Exchange) genannt, müssen Sie sich bei der Cloud-Telefonie nicht um Geräte oder Hardware kümmern. Sie benötigen zudem keinen Festnetzanschluss! Auch bei der Gesprächsqualität müssen Sie mit virtueller Telefonie keine Abstriche machen. Ihre Kunden werden nicht im Geringsten mitbekommen, dass Ihre Mitarbeiter zu Hause arbeiten und über das Internet kommunizieren.

Noch besser: Bei Cloud-basierten Telefonsystemen erhalten Sie abonnementbasierte Tarife und Konditionen. Dadurch wird es viel einfacher, Ihr Budget zu berechnen, egal ob Sie ein großes oder kleines Unternehmen führen.

Wie virtuelle Telefonanlagen das Arbeiten von einem beliebigen Standort aus unterstützen

Etwa ein Viertel der Arbeitnehmer arbeitet von zu Hause aus. Folglich müssen Unternehmen, die eine ortsunabhängige Arbeitsumgebung anbieten, Systeme und Prozesse einrichten, damit deren Mitarbeiter wissen, wie sie effizient von zu Hause aus arbeiten können, und zwar vom ersten Arbeitstag an.

Wie richtet man eine Homeoffice-Umgebung richtig ein? Den Anfang macht ein Homeoffice-Telefon.

Geschäftsinhaber müssen sich nicht mehr um die Einrichtung von Festnetzanschlüssen oder Endgeräten für die Mitarbeiter im Homeoffice kümmern. Ihr VoIP-Service-Provider übernimmt die gesamte Infrastruktur und Sicherheit Ihres Telefonservices, sodass Sie sich beim Set-up und der Wartung weniger auf Ihr IT-Personal verlassen müssen. Darüber hinaus richten VoIP-Dienstanbieter ein redundantes Netzwerk von Rechenzentren ein, wodurch Ihr Telefonsystem praktisch ununterbrochen verfügbar ist.

Sie fragen sich, wie Telefonnummern mit einer Homeoffice-Telefonanlage funktionieren? Alle Rufnummern werden als virtuelle Telefonnummern eingerichtet. Das heißt, Sie können jede beliebige Rufnummer mit jeder beliebigen Vorwahl einrichten. Dies sind einige der verschiedenen Arten von Telefonnummern, die Unternehmen mit Hilfe eines VoIP-Dienstes einrichten und nutzen können:

• Lokale Rufnummern;

• Gebührenfreie Nummer;

• Internationale Telefonnummern;

• An Nebenstellen gebundene Rufnummern;

• Vanity-Rufnummern.

Der wohl bedeutendste Mehrwert einer virtuellen Telefonanlage besteht darin, dass sie mit Ihrem CRM und anderen Softwarelösungen zusammenarbeitet, um ein einheitliches Kommunikationssystem zu schaffen.

Außerdem erhalten Sie dadurch umfangreichere Funktionen für Sprachanrufe, als wenn alle Ihre Mitarbeiter vor Ort mit einer TK-Anlage arbeiten würden. Und im Gegensatz zu traditionellen, fest installierten Telefonsystemen können Sie Ihr virtuelles Callcenter mit Hilfe der Dashboard-Analysen Ihrer Homeoffice-Telefonanlage überwachen. Das bedeutet, dass Sie interne Prozesse und die Leistung besser optimieren können, während Ihre Agenten den Vorteil haben, dass sie in Echtzeit Kundendaten einsehen können, wenn sie Anrufe zu Hause entgegennehmen.

Wie das Arbeiten von zu Hause aus mit einer Cloud-Telefonanlage funktioniert

Mitarbeiter, die von zu Hause aus mittels Cloud-Telefonie arbeiten, arbeiten weitgehend genauso wie in einem lokalen Callcenter. Solange sie eine zuverlässige Internetverbindung und einen Desktop-Computer oder Laptop haben, können sie auf sämtliche Kommunikationstools zugreifen, die sie normalerweise in einem Büro oder Callcenter verwenden würden. Die meisten Inhaber kleiner Unternehmen finden es jedoch hilfreich, ihren Mitarbeitern ein Headset zur Verfügung zu stellen, damit sie ihre Kunden gut verstehen und gleichzeitig ihre Hände zum Tippen benutzen können.

Die Einrichtung einer Cloud-Telefonanlage erfolgt über eine einfache onlinebasierte Installation. Sobald Ihr Cloud-Telefonsystem und andere Software-Integrationen installiert sind, können Ihre Mitarbeiter im Homeoffice geschäftliche Anrufe tätigen und entgegennehmen. Sie können auch mit anderen Teammitgliedern kommunizieren und zusammenarbeiten. Wenn Sie eine Software für die Kommunikation über mehrere Kanäle haben, können sie sich auch gegenseitig E-Mails und SMS schicken, sowie Chat-Nachrichten austauschen.

Nachdem Sie die notwendige Software eingerichtet haben, müssen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den Sprachanruffunktionen, dem CRM und der Vertriebs- oder Supportsoftware schulen und ihnen zeigen, wie diese Programme innerhalb Ihrer Arbeitsabläufe funktionieren.

Vielfältige Telefonfunktionen

Vertriebs- und Supportmitarbeiter müssen zudem lernen, wie sie bestimmte Funktionen der Cloud-Telefonanlage nutzen können, z. B:

• Anrufübergabe;

• Rufumleitung;

• Telefonkonferenzen;

• SMS (wenn Sie diese Funktion nutzen).

Sie sollten auch wissen, wie Sie die Anruferkennung, den Anrufverlauf und andere Kundeninformationen nutzen können, um Anrufe zu personalisieren und Probleme zu lösen.

Was sollen Ihre Kunden hören, wenn ein Mitarbeiter nicht sofort mit ihnen sprechen kann? Hierfür haben Sie verschiedene Möglichkeiten.

Eine davon ist die Verwendung einer automatischen Anrufannahme oder eines interaktiven Voice-Response-Systems (IVR), das Anrufe automatisch für Sie weiterleitet. Sie können es so einrichten, dass die Kunden über Ihr IVR eine bestimmte Abteilung oder Nebenstelle direkt auswählen können, sofern Sie dies möchten.

Alternativ dazu hören die Kunden bei der Warteschleifenfunktion eine Aufzeichnung, die ihnen mitteilt, dass die Anrufe in der Reihenfolge ihres Eingangs beantwortet werden, sie über ihren Platz in der Warteschleife informiert und die Anrufe dann automatisch an den ersten verfügbaren Mitarbeiter weiterleiten.

Sie können das System auch so einrichten, dass die Rufnummer während der Geschäftszeiten automatisch freigeschaltet wird, und Kunden die Möglichkeit haben, nach Feierabend eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter zu hinterlassen.

Ihre Mitarbeiter im Homeoffice können Anrufe auch ganz einfach über ihre Handys oder ein anderes mobiles Endgerät tätigen. Wenn sie für ein paar Tage außer Haus oder im Urlaub sind, können sie eingehende Anrufe sogar automatisiert an ein anderes Teammitglied weiterleiten.

Solch ein einheitliches Kommunikationssystem ist der Schlüssel, um einen hervorragenden Vertriebs- und Kundenservice zu bieten, unabhängig davon, wo sich Ihr dezentrales Team befindet.

Die Vorteile bei der Nutzung einer Homeoffice-Telefonanlage

Funktionalität, Skalierbarkeit, Mobilität und Flexibilität – das sind die vier wesentlichen Vorteile des Einsatzes einer Remote-Telefonanlage. Mit einem Remote-Telefonsystem befinden sich alle Ihre Arbeitswerkzeuge an einem Ort. Sie müssen sich nicht zwischen verschiedenen Systemen an- und abmelden, um Informationen zu erhalten. Ein modernes Telefonsystem sorgt also für einen reibungslosen Ablauf im Vertrieb oder Support, und die Kunden werden besser und schneller betreut.

Um das Ganze noch ein bisschen weiter zu verdeutlichen, finden Sie hier einige konkrete Vorteile des Einsatzes einer Homeoffice-Telefonanlage im Überblick:

• Ein umfangreiches Paket an erweiterten Funktionen für Sprachanrufe, wie z. B. Anrufweiterleitung, IVR, Warm Transfer, Anrufwarteschlange, Rufgruppen, Desktop-Benachrichtigungen, Click-to-Dial, Power Dialer, Nachbearbeitung, Anrufüberwachung, Anrufaufzeichnung, Flüster-Funktion und vieles mehr.

• Sie können Ihr Callcenter ganz einfach skalieren. Sie können Vertriebs- und Kundendienstmitarbeiter schnell und einfach einbinden und entfernen.

• Es bietet Ihnen die Möglichkeit zur Nutzung verschiedener Kanäle (E-Mail, Chat, SMS usw.).

• Damit können Sie ganz einfach ein virtuelles Callcenter für Vertriebs- oder Support-Teams einrichten. Sie können dezentrale oder räumlich getrennte Teams einrichten, um Mitarbeiter von jedem Standort aus einzusetzen.

• Sie sparen Geld. Es muss keine Hardware installiert oder gewartet werden, und die monatlichen Abogebühren lassen sich leicht in das Budget einplanen.

• Ein Homeoffice-Telefonsystem ist zuverlässig und nutzt die Redundanz des Netzwerks, um die Verfügbarkeit des Dienstes zu jeder Zeit zu gewährleisten. Für die Sicherheit und Zuverlässigkeit sorgt Ihr VoIP-Dienstleister. Viele Anbieter versprechen Betriebszeiten von bis zu 99,5 %.

• Sie können gebührenfreie und internationale Rufnummern einrichten, um mit lokaler Präsenz eine globale Reichweite zu erreichen.

• Es bietet ein einheitliches Kommunikationssystem, in dem Vertriebs- und Supportmitarbeiter Zugriff auf eine ganzheitliche Darstellung der Customer Journey haben. Dies ist der Schlüssel für die Bereitstellung einer gleichbleibenden Servicequalität, die zu einem positiven Kundenerlebnis führt.

Leistungsmerkmale, auf die Sie bei einem Homeoffice-Telefon achten sollten

Telefonsysteme fürs Homeoffice bieten eine Reihe von Funktionen, und es gibt viele Möglichkeiten, sie zu nutzen.

Allerdings sollten Sie sich von der Fülle der Möglichkeiten nicht überwältigen lassen. Die Funktionen, nach denen Sie bei einer Homeoffice-Telefonanlage suchen sollten, sind eigentlich recht einfach:

Erweiterte Funktionen für Sprachanrufe

Sie werden vielleicht nicht alle davon sofort nutzen, aber einer der vielen Vorteile einer Remote-Telefonanlage ist, dass sie sich leicht skalieren lässt, wenn Ihr Unternehmen wächst. Ein umfangreiches Funktionsangebot für Sprachanrufe bereitet Sie auf zukünftige Anforderungen vor.

Eine Public API-Technologie

Eine Public API-Technologie wird auch als Public API bezeichnet. Es handelt sich um eine Technologie, mit der verschiedene Softwareprogramme aufeinander abgestimmt werden können. Diese Technologie ist unerlässlich für die Nutzung Ihrer Remote-Telefonanlage mit Vertriebs- und Software-Integrationen.

Ein System, das nahtlos mit Ihrem aktuellen CRM zusammenarbeitet

Wahrscheinlich haben Sie bereits ein CRM-System, mit dem Sie zufrieden sind. Eine Telefonanlage, die nahtlos mit Ihrem CRM-System zusammenarbeitet, ist deshalb so praktisch, weil sie Daten aus beiden Systemen automatisch synchronisiert und Ihnen hilft, Marketing und Vertrieb aufeinander abzustimmen.

Dashboard-Analysen

Mit einer Homeoffice-Telefonanlage können Ihre Teams produktiv und effizient arbeiten. Mit einem System, das Dashboard-Analysen bietet, haben Sie zudem einen Überblick in Echtzeit über die Aktivitäten in Ihrem Callcenter. Darüber hinaus können Sie genau die Berichte abrufen, die Sie benötigen, um Statistiken und KPIs auszuwerten, die als Informationsgrundlage für Entscheidungen dienen.

Ein App Marketplace mit einem umfangreichen Angebot

Ein App Marketplace bietet viele weitere Unternehmenstools, die nahtlos mit Ihrer Remote-Telefonanlage kompatibel sind. Hier finden Sie spezielle Apps für Vertriebs- und Support-Workflows. Zudem erwarten Sie Apps für spezielle Funktionen, wie z. B.:

• KI & Transkription

• CRM

• KI & Transkription

• E-Commerce

• Helpdesk

• HR & Recruiting

• Live-Chat

• Produktivität

• Zahlungen & Abrechnung

• Qualitätssicherung

• Vertriebsautomatisierung

• Umfragen

• SMS

Leistungsstarker technischer Support

Bei einer guten Homeoffice-Telefonanlage ist nur wenig technische Unterstützung erforderlich, um sie funktionsfähig zu halten. Aber wenn Sie Hilfe benötigen, möchten Sie sicher sein können, dass Ihr VoIP-Dienstanbieter für Sie da ist, egal ob Sie ein technisches Problem haben oder einfach nur eine Frage stellen wollen.

Wie Sie das Nutzererlebnis mit Ihrem VoIP-Telefon verbessern können

Wir sind auf die vielen Vorteile einer Homeoffice-Telefonanlage für Ihr Unternehmen eingegangen.

Es ist jedoch auch wichtig, dass Sie den Mehrwert eines VoIP-Telefonsystems für die Verbesserung der Kundenerfahrung insgesamt in Betracht ziehen – etwas, das entscheidend ist, wenn Sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen möchten.

7 Wege, wie ein virtuelles Telefonsystem das Kundenerlebnis verbessert:

1. Verpassen Sie nie wieder einen Kundenanruf. Mit Funktionen wie Sprachnachrichten, Anrufweiterleitung, Unterstützung von Mobiltelefonen, Anrufwarteschleife und Rückruf in der Warteschleife kann Ihr Unternehmen jederzeit für Kunden erreichbar sein, wenn diese Sie brauchen. Aircall ist ein virtuelles Telefonsystem, das eine Vielzahl von Funktionen für Sprachanrufe wie diese bietet.

2. Nutzen Sie die räumliche Flexibilität. Ihre Mitarbeiter können zu Hause oder an jedem anderen Ort mit Internetzugang arbeiten, auch fernab von Ihrem Büro. Sie können auch nationale und internationale Rufnummern nutzen, ohne übermäßige Kosten zu verursachen.

3. Skalieren Sie Ihr Callcenter, wenn Ihr Unternehmen wächst. Analysieren Sie Ihr Anrufvolumen und andere Statistiken, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden so effizient wie möglich betreut werden.

4. Personalisieren Sie die Interaktionen mit Kunden. Durch Pop-Up-Benachrichtigungen erhalten Ihre Vertriebs- und Supportmitarbeiter zahlreiche Informationen, mit denen sie ihre Interaktionen mit Ihren Kunden personalisieren können.

5. Verbessern Sie die interne Kommunikation. Ihre Mitarbeiter können einfach mit ihren Kollegen kommunizieren, wodurch die gesamte Kundenbetreuung optimiert wird.

6. Erhalten Sie Feedback in Echtzeit. Automatisierte Umfragen verraten Ihnen, was gut läuft (oder nicht), so dass Sie bei Bedarf Änderungen vornehmen können, um die Leistung kontinuierlich zu verbessern.

7. Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über die Customer Journey von einem Ende zum anderen. Die Details, die Sie mit einem einheitlichen Kommunikationssystem erfassen, liefern Ihnen Daten und Einblicke in verschiedene Punkte der Customer Journey. Wenn es ein Problem gibt, können Sie es erkennen und beheben, um Ihren Sales Funnel zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Das ist ein ziemlich guter Überblick darüber, wie Sie Ihre Teams durch den Einsatz einer Homeoffice-Telefonanlage digitalisieren können.

Fazit

Insgesamt bietet ein VoIP-Telefonsystem Funktionen und Vorteile, mit denen Sie Ihren Kunden ein gleichbleibend gutes Erlebnis bieten können, auch wenn Ihre Teams von zu Hause aus arbeiten.

Die Digitalisierung verändert zunehmend die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, und durch den Einsatz von Telefonsystemen im Homeoffice können Sie sicherstellen, dass Sie das volle Potenzial der Technologie nutzen, damit Ihre Teams und Kunden verbunden bleiben, egal wo sie sich befinden.

Veröffentlicht am 4. August 2021.