Digitale Tools: So treffen Führungskräfte die richtige Entscheidung

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Im Geschäftsalltag von sämtlichen Verantwortlichen – Geschäftsführern, Finanzcontrollern, oder Gründern – stehen täglich Entscheidungen an, die es zu treffen gilt. Expandieren: ja oder nein? Neuen Markt betreten: ja oder nein? Marketingstrategie ändern: ja oder nein? Um solche Fragen zu beantworten, müssen viele Faktoren berücksichtigt werden, damit Verantwortliche die richtige Entscheidung treffen.

Dazu bedient man sich heutzutage an Informationen aus verschiedensten Quellen, um einen größtmöglichen Überblick über das Feld zu bekommen, in dem das Treffen einer Entscheidung nötig ist. Mit digitalen Tools lassen sich diese Informationen schneller, genauer und effizienter verarbeiten, aufbereiten und analysieren, als es ein Mensch jemals tun könnte. Wir zeigen Ihnen, wie auch Sie als Verantwortlicher von digitalen Helfern profitieren und in Ihrem Geschäftsbereich noch erfolgreicher werden können.

Digital Leadership – die neue Form der Mitarbeiterführung

Die digitale Transformation bringt eine neue Art der Führungskraft hervor: den Digital Leader. An ihn oder sie werden besondere Soft Skills gestellt, die im digitalen Zeitalter immer wichtiger werden. Nicht nur muss die Führungskraft Neuerungen und Veränderungen gegenüber aufgeschlossen sein und eine agile Team- bzw. Unternehmenskultur fördern, sondern auch datengestützte Entscheidungen treffen.

Insbesondere Führungskräfte in deutschen Unternehmen haben hier noch Nachholbedarf: Laut einer Studie treffen nur 40 Prozent der Verantwortlichen eine Entscheidung auf Datenbasis – der Rest geht bei der Entscheidungsfindung intuitiv vor.

Häufig kommt es jedoch vor, dass das alleinige Verlassen auf das Bauchgefühl sich im Nachhinein als nicht optimal erweist. Zu komplex sind die einzelnen Faktoren einer Situation und die Zusammenhänge, als dass Verantwortliche bei ihrer Entscheidungsfindung alles auf einen Blick erkennen und dann intuitiv die optimale Entscheidung treffen.

Eine Entscheidung muss zwar nicht immer als Fehlentscheidung oder sogar als fataler Fehler enden, doch verschenken Unternehmen trotzdem viel Potenzial, wenn Verantwortliche basierend auf einer lückenhaften Datenbasis Entscheidungen treffen.

Wer sich als Führungskraft also vor digitalen Tools verschließt, wird im Laufe der Zeit Probleme bekommen, wettbewerbsfähig zu bleiben – sei es gegenüber anderen (potenziellen) Führungskräften im Unternehmen, oder im Hinblick auf die weltweite Konkurrenz. Die digitale Transformation wird nämlich weiter voranschreiten. Führungskräfte und Verantwortliche tun sich demnach gut daran, sich lieber früher als später die Eigenschaften eines Digital Leader anzueignen, um die eignen Mitarbeiter und das Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu steuern.

Was sind die Vorteile von digitalen Tools?

Mittlerweile gibt es für jeden Teilbereich im Unternehmensalltag ein digitales Tool, das Prozesse vereinfacht und Mitarbeitern einen sehr großen Teil der Arbeit abnimmt. Was früher viel manuelle Tipparbeit und langwieriges Auswerten erfordert hat, ist heutzutage in Sekundenschnelle erledigt.

Da in jedem Geschäftsbereich jeden Tag eine Unmenge an Daten anfällt, ist das Auswerten derselbigen von einem Menschen kaum noch möglich. Wer behält schon den Überblick über sämtliche Transaktionen auf allen Geschäftskonten, um den aktuellen Cashflow des Unternehmens zu ermitteln? Oder wer zieht auf einen Blick aus einer Reihe von Bestellungen Rückschlüsse auf das Kaufverhalten eines Kunden?

Digitale Tools sind darauf ausgelegt, große Mengen an Daten zu verarbeiten und auf bestimmte Vorgaben hin aufzubereiten und zu analysieren. Das bietet Verantwortlichen eine ungekannte Fülle an neuen Möglichkeiten, denn mit digitalen Tools lassen sich Zusammenhänge erkennen, die auf den ersten Blick nicht offensichtlich waren.

Mit einem geschärften Blick auf die Details wird so eine eingehende Analyse des Unternehmens oder eines bestimmten Geschäftsbereichs möglich. Verantwortliche gewinnen dadurch einen tieferen Einblick in Ihren Verantwortungsbereich und treffen basierend auf einer fundierten Datenlage bessere Entscheidungen.

Predictive Analytics nutzen zum Treffen von strategischen Entscheidungen

Wenn man von digitalen Tools spricht, die Verantwortliche im Treffen von Entscheidungen helfen, kommt man am Thema „Predictive Analytics“ nicht vorbei. Viele digitale Tools vereinfachen nicht nur durch das Automatisieren von Routineaufgaben oder erleichtern die Geschäftsprozesse und sammeln und speichern Daten. Die Anwendungen verfügen auch über komplexe Algorithmen, mit denen Zusammenhänge analysiert und sogar Voraussagen für die Zukunft gemacht werden.

Ein Tool, das über Predictive-Analytics-Funktionen verfügt, wertet Daten oft aus verschiedenen Quellen aus, bildet Kreuzkorrelationen und untersucht Zusammenhänge. Dazu bedient es sich nicht nur an aktuellen Daten, sondern auch an historischen. Es lernt sozusagen aus der Vergangenheit und erkennt im Laufe der Zeit immer mehr und feinere Muster. Das ermöglicht dann einen Blick in die Zukunft.

Verantwortliche haben unter Zuhilfenahme von solchen Tools die Möglichkeit, sich verschiedene Szenarien und Unternehmenssituationen anzuschauen. Auswirkungen von bestimmten Ereignissen lassen sich so besser abschätzen, was einen erheblichen Einfluss auf die Risikobeurteilung von strategischen Entscheidungen hat.

Beispiele, wie digitale Tools im Unternehmen helfen

Die oben genannten Vorteile und Eigenschaften von digitalen Tools wollen wir nun anhand von Beispielen veranschaulichen, damit Sie einen Eindruck darüber gewinnen, wie Sie digitale Tools in Zukunft in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

Finanzbereich

Eine Fülle an Daten fällt auch in der Finanzabteilung eines Unternehmens an. Jeden Tag finden auf den Geschäftskonten Bewegungen statt. Wer sein Liquiditätsmanagement bisher immer manuell gemacht hat, kennt vielleicht das Problem, dass es kaum möglich ist, die Ein- und Auszahlungen auf sämtlichen Konten im Blick und in Excel-Tabellen aktuell zu halten. Es kostet einfach zu viel Zeit. Daher wird das Cashflow-Management in vielen Unternehmen immer noch stiefmütterlich behandelt und auf das Monatsende geschoben.

Wer strategische Entscheidungen jedoch auf Basis von veralteten bzw. unvollständigen Datensätzen trifft, trifft möglicherweise nicht immer eine gute Entscheidung. Steht beispielsweise eine größere Investition an, ist es ratsam zu wissen, ob man sich diese im Moment überhaupt leisten kann. Dazu muss der aktuelle Cashflow des Unternehmens genau bekannt sein. Darüber hinaus müssen auch Voraussagen über den Cashflow in den nächsten Monaten gemacht werden können, um auszuschließen, dass durch die Investition ein großes Defizit entsteht, welches das Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten bringen könnte.

Digitale Tools, wie zum Beispiel die Cashflow-Management-Software von Agicap, schaffen hier Abhilfe. Das Tool synchronisiert sich automatisch mit den Geschäftskonten und ruft die Kontostände und -bewegungen täglich ab. Mit einer Prognose-Funktion lassen sich verschiedene Cashflow-Szenarien erstellen, sodass Verantwortliche die Zukunft „durchspielen“ können. Auf diese Weise lassen sich leichter strategische Entscheidungen treffen, zum Beispiel, ob jetzt der richtige Zeitpunkt für eine Investition ist oder nicht.

Personalbereich

Vor allem im administrativen Bereich spielen digitale Tools ihre Stärken aus, denn im Abarbeiten von Routineprozessen sind sie jedem Menschen gegenüber überlegen. Eine Personalabteilung kann auf diese Weise zum Beispiel ihren kompletten Recruiting-Prozess durch Digitalisierung optimieren.

Das fängt dabei an, dass Bewerbern ein standardisiertes Formular auf der Bewerbungsseite ausfüllen müssen, wo die wichtigsten Eckdaten ihres Lebenslaufs erfasst werden. Personalverantwortliche müssen so nicht mehr die Bewerbungsunterlagen selbst durchblättern oder durchscrollen, bis sie die gewünschten Informationen finden, sondern sehen alles, was ihnen für den Vorauswahlprozess wichtig ist, auf einen Blick.

Digitale Tools für den HR-Bereich, wie z.B. die Bewerbermanagement-Software eRecruiter, helfen auch dabei durch automatische Vergleiche von Bewerbern, ein feineres Kandidatenraster zu erstellen.
Die perfekten Kandidaten lassen sich auf diese Weise schneller herausfiltern, was vor allem für Stellen, auf die sich tendenziell viele Interessenten bewerben, eine erhebliche zeitliche Entlastung für die Einstellenden darstellt. Darüber hinaus filtert man auf diese Weise schneller die Kandidaten heraus, die man zum Vorstellungsgespräch einladen möchte.

Vertrieb

Im Vertrieb helfen beispielsweise digitale Tools wie weclapp in Form eines CRM-Systems (Customer Relationship Management) dabei, die Kundenkontakte zu pflegen und das Kundenverhalten zu analysieren.

In einem CRM-System werden sämtliche Kundeninformationen gesammelt, aufbereitet und analysiert. Ein Online-Shop erhält so zum Beispiel die Möglichkeit, den Warenkorb eines bestimmten Kunden zu analysieren, und daraus abzuleiten, an welchen Produkten der Kunde noch interessiert sein könnte.

Außerdem speichert ein CRM-System die Historie und Daten von Bestandskunden, sodass daraus ein Kundenprofil erstellt werden kann. Mit diesem ist es möglich, maßgeschneiderte Angebote zu erstellen und der Kundschaft zukommen zu lassen.

Integriert man das eigene CRM-System mit der Business-Telefonie, so können beispielweise Agenten im Kundensupport oder Sales-Mitarbeiter bei jedem Anruf die Historie und Kundendaten ihrer Gesprächspartner einsehen.

Aus dem Kauf- und Bestellverhalten von Kunden ziehen Verantwortliche wichtige Schlüsse, was die Nachfrage zu einem bestimmten Produkt oder Produktbereich betrifft. Unternehmen können diese Informationen bei ihrer zukünftigen Produktentwicklung nutzen, da sie anhand der Daten sehen, woran Kunden bei einem Produkt besonders interessiert sind, und was sie sich in Zukunft von den Produkten des Unternehmens wünschen.

Marketing

Welches Unternehmen möchte nicht gerne mit einer effektiven Marketing- und Vertriebsstrategie neue Kunden gewinnen? Mit der weltweiten Konkurrenz ist das jedoch einfacher gesagt als getan. Digitale Tools helfen jedoch dabei, schnell zu analysieren, ob eine Strategie den gewünschten Effekt erzielt oder ob noch nachjustiert werden muss.

Zum Beispiel kann ein Tool wie Hubspot den Traffic auf einer Webseite und das dortige Kundenverhalten aufzeichnen und analysieren. Ein Unternehmen erhält so beispielsweise Daten darüber, wie lange sich Kunden auf der Webseite aufhalten, welche Texte sie sich genau durchlesen und welche sie nur schnell durchscrollen.

Verantwortliche für Marketingkampagnen sehen so, in welchem Umfang sich Interessenten zu Leads konvertieren lassen. Sie erhalten Aufschluss darüber, ob ein bestimmter Aspekt der Kampagne gut funktioniert oder für die Neukundenakquise eher hinderlich ist. Auf Basis dieser Daten lässt sich ein Feintuning der Kampagne durchführen oder die Webseite auf mehr Kundenfreundlichkeit hin optimieren.

Customer Service

Wer seinen Kunden einen hochwertigen telefonischen Support bieten oder per Telefon Kundenakquise betreiben möchte, war früher auf eine teure Infrastruktur angewiesen. Auch hierfür gibt es mittlerweile digitale Tools, die die Telefonie erleichtern, z. B. Aircall – ein cloudbasiertes Callcenter. Nutzer benötigen anstatt einer komplexen Telefonanlage lediglich ein Headset. Die Telefonie findet cloudbasiert auf einem Server statt.

Mit solchen Tools sparen Unternehmen nicht nur Geld für teure Hardware, sondern skalieren auch leichter nach oben oder unten, da keine speziellen Telefon-Arbeitsplätze für Mitarbeiter benötigt werden.

Die Arbeit mit einem digitalen Telefonie-Tool bietet darüber hinaus den Vorteil, dass der Telefonie-Prozess durch eine automatische Wählfunktion beschleunigt wird, sodass in weniger Zeit mehr potenzielle Kunden erreicht werden können.

Im Kundensupport hat ein solches System den Vorteil, dass durch die leichte telefonische Vernetzung innerhalb des Unternehmens Kunden bei komplexeren Problemen schnell an die richtige Ansprechperson weitergeleitet werden können. Die Kundenanfragen werden zudem in einer Datenbank zur späteren Analyse gesammelt.

Im Laufe der Zeit gewinnt man so Erkenntnisse darüber, auf welche Probleme die Kundschaft beim Nutzen eines Produkts immer wieder stößt, oder welche neuen Features besonders oft gewünscht werden. Verantwortliche beziehen die Ergebnisse von solchen Analysen in die Weiterentwicklung oder Verbesserung des Produktkatalogs mit ein, und steigern die Kundenzufriedenheit so noch weiter.

Fazit

Digitale Tools spielen eine immer wichtigere Rolle in Unternehmen. Sie sind längst nicht mehr nur dazu da, um Routineprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, sondern mittlerweile auch ein wichtiger Bestandteil, wenn es um das Treffen von strategischen Entscheidungen geht.

Entscheidungen auf Datenbasis haben ein solideres Fundament, als intuitive Entscheidungen – sofern die Datensätze keine Lücken aufweisen und die Analyse-Algorithmen ausgereift sind.

Mit den richtigen digitalen Tools gelingt es Verantwortlichen daher, optimale Entscheidungen zu treffen, sei es, um eine Marketingkampagne zu optimieren, ein Produkt oder den Kundensupport zu verbessern, oder die Liquidität des Unternehmens stets im Blick zu behalten.

Tools, die sich Predictive Analytics-Funktionen zunutze machen, liefern darüber hinaus wertvolle Einblicke in mögliche zukünftige Szenarien, was das Treffen von Entscheidungen weiter unterstützt. So können Produktmanager beispielsweise besser beurteilen, was sich in den kommenden Monaten als Trend entwickeln wird. Finanzverantwortliche antizipieren mit den richtigen Tools einen Liquiditätsengpass, bevor er entsteht und ergreifen frühzeitig Maßnahmen, dass die Liquidität des Unternehmens erhalten bleibt.

Der Digital Leader – die Führungskraft im digitalen Zeitalter – nutzt solche Tools und geht dem Team als Beispiel voran, um eine digitale Kultur in der Abteilung bzw. im Unternehmen zu etablieren und zu kultivieren. Denn nur wenn das komplette Team mitzieht und aktiv die Tools nutzt, kann die digitale Transformation im Unternehmen gelingen.

Veröffentlicht am 11. August 2021.