Drei Herausforderungen bei der KI-Integration in KMU – und Strategien, um diese zu meistern

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

Einfach einzurichten. Einfach zu benutzen. Leistungsstarke Integrationen.

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Das KI-Zeitalter hat begonnen. Wer es als Führungskraft verpasst, rechtzeitig auf den Zug aufzuspringen, läuft Gefahr, gegenüber der Konkurrenz an Boden zu verlieren. Es ist aber auch verständlich, wenn einige Unternehmen sich die ganze Sache bisher lieber noch von außen ansehen. 

Noch vor Kurzem hat KI eher für erhobene Augenbrauen gesorgt – doch die Entwicklung geht schneller voran, als man „Roboter-Aufstand“ sagen kann. ChatGPT, Google Bard und Konsorten werden immer besser und gewinnen mittlerweile sogar Fotowettbewerbe. Wir erläutern, warum für Unternehmen genau jetzt der richtige Zeitpunkt gekommen ist, KI eine Chance zu geben.

Ein wichtiger Grund dafür ist der gewaltige Mehrwert, den die neue Technologie verspricht. So soll KI die Belegschaft im Arbeitsalltag auf verschiedenste Weise unterstützen können, etwa:

• bei der Bewältigung repetitiver manueller Aufgaben,

• bei der Optimierung der Erstellung von Ressourcen für Schulungen und Coachings,

• beim Aufbau einer erfolgreichen Partnerschaft, in der menschliche Beziehungen mit Geschwindigkeit und Produktivität Hand in Hand gehen

Die Implementierung bietet also viele Vorteile – doch es gibt auch Herausforderungen. In unserem KI-Index haben wir uns damit beschäftigt, was die Mitarbeitenden in kleinen und mittleren Unternehmen weltweit wirklich über KI denken, und die Antworten von 3.500 Personen ausgewertet. Die am häufigsten genannten Herausforderungen sehen wir uns im Folgenden genauer an.

Darum gilt bei KI: Eile mit Weile

Angesichts der oben genannten Vorteile wäre es naheliegend für Unternehmen, sich möglichst schnell in das Abenteuer KI zu stürzen. Wir sind allerdings der Ansicht, dass übereilter Aktionismus an dieser Stelle fehl am Platz ist. Bei unseren vor Kurzem eingeführten KI-Funktionen haben wir viel Zeit darauf verwendet, dafür zu sorgen, dass sie im Einklang mit unserer Mission stehen, unseren Kunden bedeutungsvolle Gespräche zu ermöglichen.

Führungskräfte sollten darauf achten, dass ihre Werte und ihre Mission durch den Einsatz von KI nicht beeinträchtigt werden. KI muss die menschliche Erfahrung nicht ersetzen. Wenn sie jetzt unbedacht und überstürzt eingesetzt wird, könnte das aber genau dazu führen. Und letztendlich könnte Ihre Kundschaft diesen menschlichen Faktor dann woanders suchen.

Neben diesem grundlegenden Punkt kommen wir nun zu weiteren zentralen Argumenten, die bei der KI-Integration für den Grundsatz „langsam, aber sicher“ sprechen.

Einwänden und Ablehnung vorgreifen

Die Implementierung neuer Technologien erfordert kompetentes Änderungsmanagement. KI bedeutet eine neue Ära für das Informationszeitalter, und ihre Implementierung wird höchstwahrscheinlich auch in Ihrem Unternehmen für Unruhe sorgen. Sich die Zeit zu nehmen, etwaigen Einwänden frühzeitig vorzugreifen, lohnt sich deshalb. Denken Sie darüber nach, mit welchen Fragen Sie konfrontiert werden könnten – sei es zu Kosten oder zur Komplexität – und sorgen Sie dafür, dass Sie Antworten darauf haben.

Die Belegschaft beruhigen

Auch wenn Sie selbst KI sehr positiv gegenüberstehen – es wird mit Sicherheit auch Personen in der Belegschaft geben, die angesichts der Implementierung Bedenken haben. Unserem KI-Index zufolge befürchten 60 % der Beschäftigten, dass ein Mangel an menschlichem Input die Qualität der Arbeit beeinträchtigen könnte, und 46 % machen sich Sorgen, dass KI sie ersetzen wird. Wenn Sie bei der Einführung von KI in kleinen Schritten vorgehen, können Sie diese Bedenken besser auffangen und erfolgreich darauf eingehen.

Maximale Wirkung erzielen

Auch wenn KI zahlreiche Vorteile bietet, sollten Sie sie sehr gezielt einsetzen. Auf diese Weise können Sie die maximale Wirkung erreichen und dafür sorgen, dass Sie von Anfang an das richtige Tool für die jeweilige Aufgabe nutzen. Ein Audit darüber, wie Ihr Team seine Zeit verbringt, kann entscheidend sein. Vor allem, wenn 20,8 Stunden pro Woche auf unnötige Arbeit und Verwaltung entfallen.

Welche Vorteile es bringt, KI nicht übereilt einzuführen, wissen wir jetzt. Nun sehen wir uns einige der Herausforderungen an, die eine solche Integration mit sich bringt – und wie sie bewältigt werden können.

Die Herausforderungen der KI-Integration (und Strategien, um diese zu meistern)

Für unseren Branchenbericht haben wir weltweit KMU-Beschäftigte aller Ebenen befragt, um zu verstehen, was für sie die größten Herausforderungen bei der KI-Integration sind. Im Folgenden stellen wir drei wichtige Punkte vor und beschreiben praktische Lösungen zur Bewältigung.

1. Mangelndes Verständnis von KI

Bei der Frage, was KI leisten kann, gaben 63 % der KMU-Mitarbeitenden an, dass es im gesamten Unternehmen an einem Verständnis für die Möglichkeiten dieser neuen Technologie mangelt. Dies unterstreicht die allgemeine Notwendigkeit einer besseren Aufklärung im Hinblick auf KI und einer genaueren Betrachtung der Vorteile, die sie bietet. Aufklärung kann auch gegen Fehlinformationen über KI helfen – etwas, das laut eigener Aussage 59 % der Teilnehmenden an ihrem Arbeitsplatz häufig begegnet.

Als Gegenmaßnahme sollten Führungskräfte einen Raum schaffen, in dem Teams ihre Bedenken äußern und Fragen zu KI stellen können, um deren Wert besser zu verstehen. Dies kann in Form von virtuellen Frage-Sessions oder durch praxisorientierte Demonstration von potenziellen Tools erfolgen. Sprechen Sie immer offen und transparent über Ihre Pläne, um eventuell bestehende Befürchtungen auszuräumen.

2. Mangelnde Kompetenz

Eine der größten Fehlannahmen rund um KI ist die Ansicht, dass diese Tools nur für technikaffine Personen geeignet seien. In den letzten Jahren ist KI zunehmend Teil unseres Lebens geworden, und ihre Akzeptanz ist sprunghaft angestiegen. Fragen an Alexa oder Siri zu stellen, ist heute für manche schon ganz selbstverständlich. Dennoch gaben 56 % der Befragten an, dass mangelnde Kompetenz für sie die größte Herausforderung bei der Implementierung von KI darstellt.

Benutzerfreundlichkeit ist die Basis jeder guten Technologie, und auch KI sollte einfach zu handhaben sein. Je mehr Einblicke ein Team durch praktische Demos bekommt und je deutlicher die Zeiteinsparungen zu sehen sind, die durch KI erreicht werden können, desto schneller werden anfängliche Zweifel und Vorbehalte vergessen sein.

Führungskräfte haben jedoch auch die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das notwendige Ökosystem für den erfolgreichen Einsatz von KI vorhanden ist. Der Mangel an geeigneter Technologieinfrastruktur wird von 56 % der Beschäftigten als Herausforderung genannt. Die Unternehmensleitung muss sicherstellen, dass die KI-Implementierung einer durchdachten Strategie folgt – und dass die Neuerungen nicht einfach an der Arbeitsrealität der Mitarbeitenden vorbeigehen.

3. Alle an Bord holen

Nicht nur die Belegschaft eines Unternehmens kann vom praktischen Einsatz von KI-Lösungen profitieren, sondern auch die Führungsetage und die Stakeholder. Zwei der größten Herausforderungen, die in unserer Umfrage genannt wurden, bezogen sich darauf, die Zustimmung von oben zu erhalten. 51 % der Teilnehmer:innen zeigten sich frustriert von einer fehlenden Freigabe durch Stakeholder. 50 % gaben an, dass in ihrem Unternehmen Befürchtungen im Zusammenhang mit einer zu schnellen Umsetzung von KI bestünden.

Bei der Implementierung von KI sollten Sie berücksichtigen, wie dringend der Bedarf in Ihrem Team ist, welche Herausforderungen dort bestehen und welche Lösungsmöglichkeiten KI bietet. In der Zwischenzeit kann ein praktisches Heranführen an die neue Technologie durch Demonstrationen und kostenlose Testversionen erfolgreich dazu beitragen, Anwender:innen von ihrem Wert zu überzeugen. Falls nicht, messen Sie die erzielten Verbesserungen. Schon jetzt können Teams dank KI beispielsweise 3,8 Stunden pro Woche zurückgewinnen, die sie früher für manuelle Dateneingabe aufwenden mussten. Der ROI liegt also auf der Hand.

Von der Erkenntnis hin zum Handeln

Aller Anfang ist schwer. Auch wenn es bei der KI-Implementierung Hürden gibt: Sie sollten sich immer vor Augen halten, dass diese Herausforderungen minimal sind im Vergleich zu den Problemen, die sich mithilfe von KI überwinden lassen.

Unternehmen sollten sich auf ihrem Weg hin zu KI in kleinen Schritten vorwärts bewegen und stets ihre Hausaufgaben machen, damit am Ende alles stimmt – vom Zeitpunkt über die gewählte Lösung bis hin zur Strategie. Auf KI zu setzen, lohnt sich für Unternehmen jeder Größe. Aber es schadet auch nicht, sich bewusst zu machen, auf welche Hindernisse man bei diesem Vorhaben stoßen kann.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Aircall Sie auf Ihrer KI-Reise unterstützen kann, laden Sie unseren Leitfaden The AI Index: Zur Haltung von kleinen undmittleren Unternehmen gegenüberKI herunter.

Veröffentlicht am 22. Juli 2024.