Die fünf besten virtuellen Empfangsservices für moderne Unternehmen im Jahr 2026

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

Einfach einzurichten. Einfach zu benutzen. Leistungsstarke Integrationen.

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Virtuelle Empfangsdienste, insbesondere solche, die auf KI basieren, revolutionieren die Art und Weise, wie Unternehmen eingehende Kommunikation bearbeiten.

Diese Tools leisten mehr als nur Anrufe entgegenzunehmen. Sie fungieren als erste Anlaufstelle für die Kundeninteraktion, indem sie mithilfe von Automatisierung und intelligenten Workflows Anrufe verwalten, Termine planen, Leads qualifizieren und Informationen zwischen Ihren bestehenden Systemen synchronisieren.

Durch die Kombination aus KI-gestützter Assistenz und nahtloser Integration in CRMs, Kalender und Collaboration-Tools entlasten virtuelle Empfangsmitarbeitende Ihre internen Teams. Das bedeutet weniger Zeitaufwand für repetitive Verwaltungsaufgaben und mehr Zeit für die Kundenbetreuung und die Lösung komplexer Probleme.

Ganz gleich, ob Sie eine stark frequentierte Support-Hotline betreiben, eingehende Vertriebsleads qualifizieren oder einfach nur sicherstellen möchten, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt – die Wahl der richtigen virtuellen Rezeption kann die Produktivität und Leistung Ihres Teams messbar verbessern.

In diesem Leitfaden werden fünf führende Plattformen verglichen, damit Sie anhand von Preisen, Funktionen, Integrationen und Geschäftsanforderungen die für Sie am besten geeignete Plattform finden können.

Wichtige Erkenntnisse

1. Virtuelle Empfangsdienste helfen Unternehmen dabei, eingehende Anrufe zu verwalten, Leads zu qualifizieren, Termine zu buchen und Anrufer weiterzuleiten – automatisch oder mit Live-Agents.

2. KI-gestützte Empfangsmitarbeiter bieten eine Rund-um-die-Uhr-Betreuung, reduzieren manuelle Aufgaben und lassen sich leicht skalieren, wodurch sie ideal für wachsende Teams sind.

3. Zu den führenden Plattformen gehören Aircall, JustCall, Smith.ai, AnswerConnect und Go Answer – jede mit einzigartigen Funktionen, Preisen und Integrationen.

4. Aircall besticht durch anpassbare AI Voice Agents, seine Flexibilität bei der nutzungsabhängigen Bezahlung und mehr als 200 Integrationen mit CRMs und Kommunikationstools.

5. JustCall bietet mehrsprachige KI-Agents, mobile Apps und Echtzeit-Anrufanalysen mit flexiblen Preisoptionen.

6. Smith.ai kombiniert KI und menschliche Rezeptionist:innen mit leistungsstarken Workflows für die Lead-Erfassung und über 5.000 Integrationen.

7. AnswerConnect bietet Live-Anrufannahme mit Terminbuchung und einem Echtzeit-Portal, ideal für Teams, die einen persönlichen Touch benötigen.

8. Go Answer ist HIPAA-konform und bietet Live-Agents, die für das Gesundheitswesen geschult sind, mit anpassbaren Skripten und Nachrichtenübermittlung.

Kurz und knapp

Hier ist ein direkter Vergleich von fünf Top-Anbietern für virtuelle Empfangsdienste, mit einem Fokus auf die wichtigsten Funktionen und Integrationen, die Teams helfen, Anrufe schneller zu bearbeiten und intelligenter zu arbeiten.

Was ist der beste virtuelle Empfangsdienst? Fünf Top-Optionen für moderne Teams

Es gibt zahlreiche Tools und Dienste für virtuelle Telefonzentralen auf dem Markt. Wir stellen Ihnen fünf Optionen vor, in denen intelligente Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und umfassende Integrationsmöglichkeiten kombiniert sind, um die Kommunikation zu optimieren, die Produktivität zu steigern und das Wachstum zu unterstützen.

1. Aircall

Der AI Voice Agent von Aircall automatisiert Aufgaben der Rezeption wie die Vorauswahl, die Beantwortung häufig gestellter Fragen und die Buchung von Besprechungen – alles innerhalb eines leistungsstarken cloudbasierten Telefonsystems.

Er fungiert als virtueller Rezeptionist, der rund um die Uhr verfügbar ist, Leads qualifiziert, Kundeninformationen sammelt, häufig gestellte Fragen beantwortet und Anrufe weiterleitet, sodass sich Ihr Team auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren kann. Durch die nahtlose Integration in Ihre Anrufabläufe stellt der AI Voice Agent sicher, dass keine Interaktion übersehen wird.

Darüber hinaus erhalten Sie ein robustes Cloud-Telefonsystem mit über 200 Integrationen, detaillierten Analysen und zeitsparenden Funktionen wie Sprachmenüs (IVR), Anruf-Tags und Live Monitoring. Aircall ist schnell zu implementieren, einfach zu bedienen und für Teams konzipiert, die intelligentere Sprachdienste ohne zusätzliche Komplexität wünschen.

Funktionen:

• Rund um die Uhr telefonisch erreichbar: Bleiben Sie auch nach Feierabend erreichbar – mit Anrufweiterleitung, Voicemail oder AI-Agents, die wichtige Informationen erfassen, während Sie offline sind.

• Schulung und Anpassung von Voice Agents: Schulen Sie AI Voice Agents, damit sie Ihren Tonfall widerspiegeln, häufig gestellte Fragen beantworten und Leads an die richtigen Teams weiterleiten.

• Lead-Qualifizierung: Markieren Sie wichtige Details während des Gesprächs, um Leads in Echtzeit zu bewerten und an den richtigen Mitarbeitenden weiterzuleiten.

• Call-Tagging: Fügen Sie während oder nach dem Gespräch benutzerdefinierte Tags hinzu, um Trends zu verfolgen, Gespräche zu filtern und die Berichterstellung zu beschleunigen.

• Anruf-Tags: Wenden Sie während oder nach dem Anruf benutzerdefinierte Tags an, um Trends zu verfolgen, Gespräche zu filtern und die Berichterstellung zu beschleunigen.

• Flexibilität durch nutzungsabhängige Abrechnung: Bezahlen Sie nur für das, was Sie tatsächlich nutzen, und skalieren Sie je nach Teamgröße und Anrufvolumen nach oben oder unten.

• Live Monitoring: Hören Sie zu, geben Sie Flüstertipps oder nehmen Sie live an Anrufen teil, um Agenten im Moment zu unterstützen.

Über 200 Integrationen, darunter:

• ActiveCampaign

• HubSpot

• Intercom

• Microsoft Teams

• Pipedrive

• Salesforce

• Shopify

• Slack

• Zendesk 

• Zoho CRM

Preise:

Der AI Voice Agent von Aircall ist ein Add-on zu den Standard-Abostufen und wird ab 0,99 $/Minute berechnet. Die Abos für Anrufe sind wie folgt bepreist (jährliche Abrechnung angegeben).

• Essentials: Ab 30 $/Monat/Benutzer

• Professional: Ab 50 $/Monat/Benutzer

• Custom: Maßgeschneiderte Pakete für >25 Lizenzen

Die virtuellen Empfangsfunktionen von Aircall sind neu eingeführt worden, daher beziehen sich diese Vor- und Nachteile der Benutzer auf das gesamte Spektrum der Kundenkommunikationsfunktionen.

„Es hat die passenden Informationen. Es hat die richtigen Fragen gestellt. Es hat die Antworten richtig interpretiert.“

Andrew Dowds, Vertriebsleiter bei Aura Life

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2. JustCall

Mit KI-gesteuerten Voice Agents und integrierter CRM-Synchronisierung hilft JustCall Unternehmen, Empfangsaufgaben zu automatisieren, ohne Kontext oder Anrufqualität zu verlieren.

Sie können den KI Voice Agents von JustCall mit bis zu 50 häufig gestellten Fragen sowie einer Reihe von URLs trainieren, damit er eingehende Anrufe wie ein Mensch bearbeiten kann. Neben der Beantwortung von Anrufen und Fragen kann er Leads qualifizieren, Termine vereinbaren und komplexe Anfragen eskalieren.

Funktionen:

• KI-Anrufanalyse: Verfolgen Sie mit KI die Stimmung, die Anrufqualität und wichtige Themen, um das Coaching und das Kundenerlebnis zu verbessern.

• Mobile und Desktop-Apps: Mit den voll ausgestatteten Apps von JustCall für iOS, Android, Mac und Windows können Sie von überall aus Anrufe tätigen und empfangen oder SMS schreiben.

• Anruf-Blacklist: Blockieren Sie Spam und unerwünschte Nummern mit benutzerdefinierten oder Massen-Blacklists, um Ihre Telefonleitungen frei zu halten.

Integrationen umfassen:

• monday.com

• HubSpot

• Salesforce

• Zapier

Preise:

Um Zugang zum AI Voice Agent zu erhalten, müssen Sie sich zunächst für die AI Communication Suite von JustCall anmelden, deren niedrigste Stufe bei 29 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) beginnt. Der AI Voice Agent wird wie folgt bepreist:

• Abrechnung nach Bedarf: 0,99 $/Minute

• Festgelegte Nutzung: Ab 99 $/Monat für 100 Minuten.

3. Smith.ai 

Smith.ai bietet einen kombinierten virtuellen Empfangsdienst aus KI- und Live-Agents. Dabei hat das mit CRM-Synchronisierung, Lead-Erfassung, mehrsprachige Anrufbeantwortung, Chat, SMS und Zahlungsabwicklung.

Der Human-in-the-Loop-Ansatz der Plattform bedeutet, dass ihre Dienste zuverlässiger sind als solche, die nur auf KI basieren. Der KI-Empfangsdienst bearbeitet alle Ihre Anrufe und leitet alle Anrufe, die er nicht bearbeiten kann, an menschliche Agents weiter.

Funktionen:

• Lead-Erfassung: Virtuelle Empfangsteams sammeln und qualifizieren Leads mithilfe unbegrenzter benutzerdefinierter Fragen – so interagieren Sie nur mit vorab qualifizierten Interessenten.

• Workflows nach Anrufertyp: Leiten Sie Anrufer:innen (neuer Lead, bestehender Kunde, Lieferant usw.) automatisch mithilfe maßgeschneiderter Skripte und Integrationen weiter – um sicherzustellen, dass jede Person das passende Erlebnis hat.

• Echtzeit-Dashboard: Verfolgen Sie Anrufvolumen, Aktionen, Dispositionen, Transkripte, Aufzeichnungen und Spam-Filterung live – so können Sie die Performance überwachen und schnellere Entscheidungen treffen.

Integrationen:

• ActiveCampaign

• GoDaddy

• Google Analytics

• Mailchimp

Preise:

Smith.ai bietet vier Preisstufen für seine virtuellen und KI-Empfangsdienste an.

• Starter: 30 Anrufe/Monat für 97,50 $ (KI-Empfangsdienst) oder 292,50 $/Monat (virtueller Empfangsdienst).

• Basic: 90 Anrufe/Monat für 270 $/Monat (KI-Empfangsdienst) oder 787,50 $ (virtueller Empfangsdienst).

• Pro: 300 Anrufe für 825 $/Monat (KI-Empfangsdienst) oder 2.025 $/Monat (virtueller Empfangsdienst)

• Enterprise: Individuelle Preise je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens.

4. AnswerConnect

AnswerConnect sorgt dafür, dass Ihre Anrufe und Chats mit einer menschlichen Note bearbeitet werden, indem es eine rund um die Uhr verfügbare Telefonzentrale mit menschlichen Agents bietet.

Der Zugang zu den Dienstleistungen ist flexibel und ohne Vertrage möglich. Angebotten wir die Annahme von Anrufen und Web-Chats auf Englisch und Spanisch. Außerdem können Services zur Lead-Qualifizierung, Terminbuchung, Web-Chat und nahtlose CRM-Integration gebucht werden.

Funktionen:

• Anrufweiterleitung und -routing: Anrufe werden rund um die Uhr automatisch mit benutzerdefinierten Regeln und von Menschen unterstütztem Routing weitergeleitet, damit jede anrufende Person das richtige Team erreicht.

• Terminbuchung: Live-Rezeptionist:innen planen, verschieben und verwalten Termine über Setmore – dazu gehören rund-um-die-Uhr-Kalendersynchronisierung und Erinnerungen – um Buchungen zu optimieren und Nichterscheinen zu reduzieren.

• Web-Access-Portal: Bereit steht ein sicheres Dashboard mit Anrufprotokollen, Transkripten, Aufzeichnungen, Abrechnungen, Nutzungsstatistiken, Einstellungen, Skripten und Statusaktualisierungen zu – verfügbar im Web und auf Mobilgeräten für Echtzeitkontrolle.

Integrationen:

• Salesforce

• Microsoft Teams

• Serviceminder

• Freshdesk

Preise:

AnswerConnect hat vier Standardstufen sowie Preise für höhere Abostufen, die 500 bis 15.000 Anrufminuten pro Monat vorsehen.

• Entry: 350 $/Monat für 200 Minuten. Es fällt eine zusätzliche einmalige Einrichtungsgebühr von 49,99 $ an.

• Growth: 395 $/Monat für 300 Minuten.

• Standard: 575 $/Monat für 400 Minuten. Es fällt eine zusätzliche einmalige Einrichtungsgebühr von 49,99 $ an.

• Höhere Abostufen: Ab 795 $/Monat für >500 Minuten.

5. Go Answer 

Go Answer bietet virtuelle Live-Rezeptionist:innen, Sprachmenüs, Anrufweiterleitung und Terminplanung mit CRM-Synchronisierung und Benachrichtigungen.

Mit Go Answer erhalten Sie Zugang zu mehrsprachigen Live-Agents, die rund um die Uhr Anrufe und Chats mit benutzerdefinierten Skripten beantworten. Dank der großzügigen Testphase erhalten Sie 14 Tage bzw. bis zu 200 Minuten lang Zugang – je nachdem, was zuerst eintritt – zu einer kostenlosen virtuellen Anrufassistenz.

Funktionen:

• HIPAA-geschulte Agents: Alle Empfangsmitarbeitenden durchlaufen eine eingehende HIPAA-Schulung und befolgen strenge Richtlinien zum Schutz von Patientendaten und zur Gewährleistung der Compliance für medizinische Praxen.

• Benutzerdefiniertes Skripting: Durch die vollständig maßgeschneiderte Anrufskripten, die Sie für Ihre Marke erstellen, können die virtuellen Empfangsmitarbeitende Begrüßungen, Routing und Antworten an den Ton und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

• Grundlegende Nachrichtenaufnahme: Agents nehmen rund um die Uhr Nachrichten entgegen, dokumentieren sie präzise und übermitteln sie per E-Mail oder SMS mit vollständigen Anruferdetails, damit Sie effizient nachfassen können.

Integrationen:

• monday.com

• Twilio

• Yelp

• Zendesk

Preise:

Go Answer bietet vier Pakete für virtuelle Empfangsdienste an.

• 100 Minuten: 175 $/Monat

• 200 Minuten: 300 $/Monat

• 500 Minuten: 550 $/Monat

• 1000 Minuten: 1.100 $/Monat

Lösungen auf Enterprise-Level (>1.000 Minuten pro Monat) werden individuell bepreist. Dafür müssen Sie Go Answer kontaktieren, um ein Angebot zu erhalten.

Was Sie bei der Auswahl eines virtuellen Empfangsdienstes beachten sollten

Die Wahl des passenden virtuellen Empfangsdienstes bedeutet mehr, als nur eine Plattform zu finden, die Anrufe entgegennimmt. Wichtig ist auch, dass sich die Software einfach einrichten lässt, mit Ihrem bestehenden Tech-Stack kompatibel ist und ein unkompliziertes Onboarding ermöglicht. Im Folgenden finden Sie fünf zentrale Kriterien, die Sie beim Vergleich unterschiedlicher Lösungen berücksichtigen sollten.

KI vs. Live-Agents

Eine der ersten Fragen ist, ob Sie mit Live-Agents, einem KI-gestützten Empfang oder einer Kombination aus beidem arbeiten möchten.

Live-Agents bringen eine persönliche Note ein und sind besonders geeignet für komplexe oder emotionale Gespräche. KI hingegen eignet sich gut, um Routineaufgaben zu automatisieren, Kosten zu senken und sicherzustellen, dass der Empfangsdienst rund um die Uhr verfügbar ist.

Kleinere Teams profitieren häufig von KI-gestützten Callcenter-Lösungen, insbesondere wenn das Anrufvolumen hoch ist, die Supportkapazitäten jedoch begrenzt sind. Unternehmen aus serviceorientierten Branchen bevorzugen dagegen oft menschliche Agents, die Gesprächsnuancen erkennen und empathisch auf Kund:innen eingehen können.

Integrationsfähigkeiten

Ein leistungsfähiger virtueller Empfangsdienst sollte mehr sein als ein reiner Anrufbeantworter. Idealerweise lässt er sich nahtlos in Ihren bestehenden Tech-Stack integrieren. Je besser Ihre Systeme miteinander vernetzt sind, desto leichter lassen sich Kontext bewahren, Prozesse beschleunigen und ein konsistentes Kundenerlebnis sicherstellen.

Achten Sie insbesondere auf Integrationen mit folgenden Tools:

• CRMs: HubSpot, Salesforce, Zoho

• Helpdesks: eDesk, Intercom, Zendesk

• Planungssoftware: Playvox WFM, Surfboard

• Interne Kommunikationsplattformen: Slack, Microsoft Teams

• Externe Kommunikationsplattformen: Typeform, Textline, Flodesk

• Vertriebsanalyse und Reporting: Zapier, Whaly

Ein virtueller Empfangsdienst, der mit Ihren vorhandenen Tools zusammenarbeitet, sorgt dafür, dass jede Kundeninteraktion reibungslos abläuft.

Support-Verfügbarkeit

Wenn Sie Kund:innen weltweit betreuen, ist Support rund um die Uhr kein optionales Extra, sondern eine Notwendigkeit.

Ein KI-Sprachagent im Support ermöglicht es, jederzeit Unterstützung in den Sprachen Ihrer Kund:innen bereitzustellen. Das richtige System sorgt dafür, dass Gespräche nahtlos weitergeführt werden können, sodass keine Leads verloren gehen und keine Kund:innen unbeachtet bleiben.

Mit einem virtuellen Empfangsdienst lassen sich Anrufe zu jeder Tageszeit und in verschiedenen Sprachen entgegennehmen. Das trägt zu einem konsistenten Service bei und stärkt das Vertrauen Ihrer Kund:innen.

Skalierbarkeit

Ihre virtuelle Empfangslösung sollte mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können. Ob Expansion in neue Regionen, steigendes Anrufvolumen oder zusätzliche Teammitglieder – die Plattform sollte skalieren, ohne unnötige Komplexität oder unverhältnismäßige Kosten zu verursachen.

Achten Sie auf flexible, nutzungsbasierte Preismodelle sowie auf Funktionen wie Anrufweiterleitung, Lead-Qualifizierung und Analytics. Diese gewinnen mit zunehmender Größe Ihres Betriebs weiter an Bedeutung.

Compliance und Sicherheit

Dieser Punkt ist entscheidend für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten wie Namen, Adressen oder Identifikationsnummern verarbeiten.

In den meisten Ländern gelten inzwischen strenge Datenschutzgesetze. Unternehmen sind verpflichtet, diese einzuhalten – andernfalls drohen Bußgelder oder sogar die Einstellung des Geschäftsbetriebs. Entsprechend wichtig ist es, einen virtuellen Empfangsdienst zu wählen, der die geltenden gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Achten Sie auf Plattformen mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sicherer Datenverarbeitung und klaren Zugriffskontrollen, die den Zugang zu Anrufprotokollen oder Nachrichtentranskripten einschränken. Ein Dienst mit diesen Funktionen schützt nicht nur Ihre Kund:innen, sondern langfristig auch die Reputation Ihres Unternehmens.

Verpassen Sie keinen Anruf mehr mit Aircall

Von der Lead-Erfassung über die Reduzierung manueller Aufgaben bis hin zu schnelleren Reaktionszeiten: Eine virtuelle Assistenz am Empfang kann Ihr Team dabei unterstützen, den Kundenservice zu verbessern, ohne bestehende Abläufe unnötig zu verkomplizieren.

Virtuelle Empfangsdienste bieten eine Reihe von Funktionen, die langfristig Mehrwert schaffen und den Arbeitsalltag erleichtern – darunter eine durchdachte Benutzeroberfläche, umfangreiche Integrationen und verlässlicher Support.

Da sich viele Plattformen auf den ersten Blick ähneln, lohnt es sich, die favorisierten Lösungen zu testen. So lässt sich am besten beurteilen, ob eine Plattform tatsächlich zu Ihren Anforderungen passt.

Mit Aircall erhalten Sie mehr als einen einfachen Empfangsdienst. Der AI Voice Agent fungiert als virtueller Assistent, der Anrufe entgegennimmt, Kontext erfasst, Leads qualifiziert und Gespräche intelligent weiterleitet. So können sich Ihre Teams auf das konzentrieren, was für Ihre Kund:innen wirklich zählt.

Überlassen Sie KI-Sprachagenten die Bearbeitung von Routineanrufen, damit Ihr Team mehr Zeit für komplexere Anliegen hat. Erfahren Sie mehr.

Häufig gestellte Fragen zum besten virtuellen Empfangsdienst

Was ist ein KI-Agent?

Ein KI-Agent ist eine intelligente Software, die Aufgaben wie das Entgegennehmen von Anrufen, das Weiterleiten von Anfragen und das Erfassen von Gesprächsinformationen ohne menschliches Eingreifen übernimmt. Solche Systeme arbeiten rund um die Uhr über Anrufe, Chat oder Text und entlasten Teams, sodass sich diese auf komplexere oder stärker personalisierte Interaktionen konzentrieren können.

Was ist der beste KI-Empfangsdienst?

Aircall eignet sich besonders für Teams mit hohen Anforderungen an Leistung und Skalierbarkeit. Über die klassische Geschäftstelefonie hinaus ist Aircall eine integrierte Plattform für Kundenkommunikation und -einblicke, die virtuelle Agents, KI-gestützte Analysen und Automatisierung vereint. Die Lösung lässt sich schnell einrichten, bietet Hunderte von Integrationen und wächst flexibel mit Ihrem Unternehmen.

Lohnt sich ein virtueller Empfangsdienst?

Ja, ein virtueller Empfangsdienst kann einen deutlichen Mehrwert bieten. Er stellt sicher, dass eingehende Anrufe angenommen und an die passende Stelle weitergeleitet werden. So lassen sich potenzielle Umsatzverluste reduzieren – Studien zeigen, dass 72 % bis 80 % der Kund:innen nicht erneut anrufen, wenn ihr erster Anruf unbeantwortet bleibt. Gleichzeitig wirkt sich eine bessere Erreichbarkeit positiv auf die Kundenzufriedenheit, die Bindung und langfristig auch auf die Akquisitionskosten aus.

Was ist der beste virtuelle Empfangsdienst für Anwaltskanzleien?

Für Anwaltskanzleien sollte ein virtueller Empfangsdienst die Aufnahme von Mandant:innen unterstützen, Anrufe gezielt vorsortieren und eine reibungslose Terminplanung ermöglichen – bei gleichzeitiger Wahrung der Vertraulichkeit. Der AI Voice Agent von Aircall erfüllt diese Anforderungen durch intelligentes Routing, CRM-Protokollierung, strukturierte Aufnahmeformulare, eine einfache Einrichtung und Verfügbarkeit rund um die Uhr, um Mandatsanfragen sicher und effizient zu erfassen.

Wie viel sollte ich jemandem bezahlen, der mein Telefon beantwortet?

Empfangsmitarbeiter:innen in den USA verdienen durchschnittlich 37.057 $/Jahr, wobei weniger erfahrene und schlechter bezahlte Mitarbeitende etwa 31.500 $ und die bestbezahlten, qualifiziertesten Arbeitskräfte etwa 48.000 $ verdienen. Das Gehalt für jemanden, der Ihr Telefon beantwortet, sollte in diesem Bereich liegen. Oder Sie können Aircall nutzen, mit Abos ab 1.080 $/Jahr.

Veröffentlicht am 5. Februar 2026.