6 Hacks für mehr Produktivität von Vertriebs- und Support-Teams

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Die Produktivität von Vertriebs- und Support-Teams ist ein erfolgskritischer Faktor für das Wachstum Ihres Unternehmens.

Aber: Mitarbeiter erledigen nur in 45 % ihrer Arbeitszeit wirklich produktiv ihre Kernaufgaben. Mehr als zwei Arbeitstage pro Woche gehen so praktisch an unnötige oder mangelhaft funktionierende Prozesse verloren.

Ein fatales Ergebnis, bedenkt man den Druck, unter dem Vertriebs- und Support-Teams stehen.

Extern, indem sie täglich mitunter hunderte Interaktionen zufriedenstellend lösen sollen. Die sozialen Medien als potenzieller Pranger, hoher Konkurrenzdruck und Kundenzufriedenheitsumfragen sind dabei ihr ständiger Begleiter.

Intern, indem sie hohe KPIs bei Verkaufsquoten, Reaktionszeiten und Co. erfüllen müssen**.** Eine Notwendigkeit, mit der die Teamleiter und Operations Manager sicherstellen, dass gesetzte Unternehmensziele kontinuierlich verfolgt und erreicht werden.

Mit nur 45% effizienter Leistung ist es schwer, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Dadurch entsteht noch mehr Druck, der die Leistung und auch Motivation der Mitarbeiter weiter verringert.

Ein Teufelskreis, aus dem es kein Entkommen gibt? Nicht unbedingt.

Quick links

• So verbessern Sie die Produktivität Ihrer Vertriebs- und Support-Teams

• #1: Schluss mit dem ständigen Multitasking

• #2: Motivation statt Prokrastination

• #3: Inbox Zero = Aufgeräumter Geist

• #4: Bitte nicht stören-Funktion

• #5: Mit der ABCDE-Methode

• #6: Steigern Sie die Produktivität Ihrer Teams um das Doppelte mit Automatisierung

• Mehr Produktivität in Teams mit Kundenkontakt entsteht nicht über Nacht

So verbessern Sie die Produktivität Ihrer Vertriebs- und Support-Teams

Ständiger Leistungsdruck bei Vertriebs- und Support-Teams führt langfristig nur bedingt zum Erfolg.

Selbst die besten Teams können nur bis zu einem gewissen Grad stetig steigende Kennzahlen und Erwartungen erfüllen. Mit immer größeren KPIs wächst auch der Bedarf an Administration, interner Abstimmung sowie der Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter.

So bleibt für die eigentliche Aufgabe, die wertvollen Interaktionen mit (potenziellen) Kunden, immer weniger Zeit. Hinzu kommt, dass selbst wenn alle täglich ihr Bestes geben, der Stress und die Belastung für Unzufriedenheit sorgen werden. Bei Ihren Mitarbeitern und damit langfristig auch bei Ihren Kunden.

Was also braucht es noch?

Ein zweites Element, dem oftmals nicht die nötige Aufmerksamkeit geschenkt wird: die richtigen Tools.

Kombinieren Sie die Fähigkeiten Ihrer Vertriebs- und Supportmitarbeiter mit dem richtigen Set-up aus Hardware und Software, so können Sie die Produktivität und Leistung Ihrer Teams in kurzer Zeit um bis zu 85 % steigern. Und das bei geringeren Kosten.

Das klingt zu schön, um wahr zu sein? Versuchen Sie es selbst!

Mit unseren 6 Hacks können Sie das Gleichgewicht zwischen den Talenten Ihrer Mitarbeiter und dynamischen Tools finden und so effiziente, reibungslose Abläufe gestalten.

Sie fragen sich, woher wir wissen wollen, dass diese 6 Hacks auch wirklich funktionieren? Ganz einfach: Wir haben sie selbst entwickelt.

Wir wenden sie selbst an. Jeden Tag. In unseren Aircall Teams rund um den Globus. In anderen Worten: Sie profitieren von unserem geballten Know-how zu diesem Thema.

Hier sind sie also, unsere 6 praxiserprobten Hacks für mehr Produktivität in Vertriebs- und Support-Teams.

#1: Schluss mit dem ständigen Multitasking

Auch wenn es sich oft anders anfühlt, ist das menschliche Gehirn nicht dazu in der Lage, viele komplexe Aufgaben simultan zu erledigen.

Versuchen wir mit aller Gewalt, unser Gehirn zur Bewältigung zahlreicher anspruchsvoller Vorgänge auf einmal zu zwingen, so führt das zu kognitivem Stress. Konzentrations- und Leistungsverluste sind weitere Begleiterscheinungen.

Eine Studie der University of London zeigte, dass Menschen, die versuchen, kognitive Aufgaben parallel auszuführen, einen temporären IQ-Verlust erleiden. Der Effekt ist in etwa der, den wir verspüren, wenn ihr eine Nacht ohne Schlaf verbringen.

Multitasking richtet in Ihren Vertriebs- und Support-Teams mehr Schaden an, statt zu helfen. Zeit, daran etwas zu ändern.

Weniger Multitasking im Vertrieb durch das Zusammenfassen von Aufgaben

Kennen Sie das Gefühl, wenn Sie plötzlich raus sind? Wenn Sie eine Aufgabe unterbrechen (müssen) und direkt die nächste Ihre Aufmerksamkeit fordert?

Manchmal braucht es dann einen oder gleich mehrere Momente, bis der Kopf umdenken kann. Um genau diese Momente geht es.

Stellen Sie sich vor, Sie wollen in den kommenden zwei Stunden Telefonakquise betreiben. Sie sind vorbereitet, haben Ihr Script parat und fangen an, Rufnummern zu wählen.

Aber dann nimmt niemand ab.

Was passiert als nächstes?

• Versuchen Sie es noch einmal?

• Hinterlassen Sie eine Nachricht?

• Schreiben Sie dem Lead eine E-Mail?

• Halten Sie alles im CRM fest?

• Erstellen Sie eine Erinnerung für ein Follow-Up?

• Alle diese Schritte noch einmal?

Falls einer oder gleich mehrere Punkte zutreffen, müssen Sie sich nicht sorgen. Wie Ihnen geht es tausenden von Vertriebsprofis.

Der Haken ist allerdings, dass das konstante Wechseln zwischen den verschiedenen Aufgaben Sie nicht nur Zeit, sondern auch Energie kostet. Ein Preis, der zum Ende eines Arbeitstages ziemlich hoch ausfallen kann.

Wir wollen Ihnen deshalb eine Alternative aufzeigen, die wir selbst anwenden und von den Hubspot Tipps für Zeitmanagement abgeleitet haben. Das Schlüsselwort hierbei lautet: Aufgaben zusammenfassen.

• Ermitteln Sie vor Ihrer Akquise jene potenziellen Kunden, bei denen höchstwahrscheinlich der Anrufbeantworter rangehen wird.

• Berechnen Sie, wie viele dieser Kontakte Sie in zwei Stunden abarbeiten können.

• Recherchieren Sie nur diese potenziellen Kunden (vor Ihrem zweistündigen Zeitfenster).

• Wenn es an der Zeit ist, mit dem Anrufen zu beginnen, nehmen Sie Ihre Liste der Interessenten zur Hand.

• Rufen Sie jeden potenziellen Kunden an und hinterlassen Sie eine maßgeschneiderte Sprachnachricht.

• Protokollieren Sie die Aktivität in Ihrem CRM und gehen Sie zum nächsten Interessenten über.

• Wenn Sie mit dem Abtelefonieren der Liste fertig sind, planen Sie Zeit für die Verwaltung ein.

• Versenden Sie in dieser administrativen Phase alle E-Mails an die potenziellen Kunden und planen Sie das Nachfassen.

Weniger Multitasking im Support dank der Pomodoro Technik

Wir wollen an dieser Stelle nichts beschönigen. Mitarbeiter im Kundensupport haben es etwas schwerer, wenn es um die Vermeidung von Multitasking geht.

Im Gegensatz zum Vertrieb haben sie den Nachteil, dass sie stärker reaktiv arbeiten und somit nicht die völlige Kontrolle über ihre Arbeitsabläufe haben.

Das erhöht den Stressfaktor, denn trotzdem sollten alle Aufgaben zeitnah erledigt werden. Allerdings können Ihre Support-Mitarbeiter eingehende Kundenanrufe auch nicht mit den Worten „Ich habe gerade etwas anderes zu tun” abschmettern.

Hier sind die Support Manager gefragt, durch spezielle Strukturen Ordnung in das Aufgabenchaos zu bringen und so die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen.

Eine mögliche Strategie hierfür ist die Pomodoro Technik für besseres Zeitmanagement, die in den 80er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt wurde.

Bei dieser Methode geht es darum, größere Aufgaben in kleine, zeitlich befristete Etappen einzuteilen und mit genügend Pausen zu versehen. Das hilft, die Arbeit Ihrer Support-Teams zu strukturieren, kognitiven Stress zu reduzieren und den Effekt von Unterbrechungen zu minimieren. Sie können das dazugehörige Buch lesen oder direkt unsere Abkürzung nutzen und die folgenden Schritte versuchen:

• Bitten Sie Ihre Mitarbeiter im Support, gleich zu Beginn ihrer Schicht eine Liste mit Aufgaben für den Tag zu erstellen, die nach ihrer Wichtigkeit geordnet sind. Dabei können Sie die ABCDE-Methode nutzen, die wir in Hack #5 genauer vorstellen.

• Anschließend stellt Ihr Team einen Countdown-Timer für 25 Minuten ein. Pomodoro-Timer-Apps sind hierfür besonders praktisch.

• Die Support-Mitarbeiter konzentrieren sich in diesen 25 Minuten ausschließlich auf Aufgaben mit hoher Priorität wie zum Beispiel Rückrufe bei Kunden, die um einen persönlichen Ansprechpartner für ihre Beschwerde gebeten haben.

• Nach Ablauf der 25 Minuten konzentrierter Arbeit folgt eine fünfminütige Pause. In dieser Zeit kann Ihr Team andere E-Mails und Benachrichtigungen überprüfen, bevor eine weitere Einheit konzentrierter Arbeit beginnt.

• Legen Sie nach jeweils vier Sitzungen eine 15- bis 30-minütige Pause ein.

#2: Motivation statt Prokrastination

Wir alle kennen sie, die Aufschieberitis. Aufgaben, die man als so unangenehm empfindet, dass man sie lieber nach hinten verschiebt, anstatt sie direkt anzugehen.

Wollen Sie mehr Produktivität in Ihren Teams mit Kundenkontakt erreichen, ist Prokrastination ein echtes Hindernis. Wenn Arbeitsschritte immer wieder still unter den Tisch fallen, kann das die Leistung aller beeinträchtigen.

Für Teamleiter entsteht damit die Herausforderung, echte Motivation für unbeliebte Aufgaben zu schaffen. Aber wie?

Wir hätten gleich zwei Vorschläge.

Verringern Sie das Aufschieben in Vertriebs- und Support-Teams mit Temptation Bundling

Unser Gehirn ist recht einfach gestrickt. Wenn wir wissen, dass uns nach einer Handlung eine Belohnung erwartet, sind wir mit viel mehr Antrieb bei der Sache.

Diese intrinsische Motivation lässt sich beispielsweise im Vertrieb beobachten. Sales-Profis sind in der Regel unheimlich motiviert, mit potenziellen Kunden zu interagieren und wenn möglich, Abschlüsse zu erzielen. Schließlich ist das der Weg, Quoten zu erfüllen und Kommissionen zu erlangen.

Doch dieser Weg beinhaltet auch administrative Aufgaben wie beispielsweise die Pflege des CRMs oder das Planen von Terminen. Mit solchen Dingen verknüpft das Gehirn keine direkte positive Belohnung, weshalb sie im Vergleich zum Verkaufen weniger attraktiv wirken.

Beim Temptation Bundling machen Sie sich genau dieses Schubladendenken Ihres Unterbewusstseins zu nutze. Die von Katherine Milkman und anderen Professoren der Wharton University of Penn entwickelte Methode schlägt vor, präferierte Aktivitäten mit weniger beliebten Aufgaben zu kombinieren.

In anderen Worten, Ihre Vertriebs- und Support-Teams verknüpfen gezielt Aktivitäten, die ihnen eine sofortige Befriedigung verschaffen (wie z.B. eine frische Tasse Kaffee) mit jenen, die weniger attraktiv sind (wie z.B. das Aktualisieren von Kundendaten).

Das senkt den inneren Widerwillen und verwandelt ehemals lästige Klötze am Bein in Aufgaben, auf die sich Ihre Mitarbeiter sogar freuen.

Steigern Sie die Motivation Ihrer Teams mit Kundenkontakt durch bewusstes Kraft tanken

Das Temptation Bundling kann ein großer Motivationshelfer für manuelle und administrative Aufgaben sein. Vertriebs- und Support-Teams, die in regem Austausch mit Interessenten und Kunden stehen, beschäftigt jedoch noch ein weiteres Thema, das oftmals für Unbehagen sorgt. Der Umgang mit schwierigen (potenziellen) Kunden.

Nun lassen sich unzufriedene Kunden natürlich nicht so einfach mit einem Stück Kuchen oder Musik auf den Ohren ausblenden. Angespannte Kundensituationen verlieren dadurch nicht ihre emotionale Wirkung.

Was allerdings hilft, sind bewusste Pausen, um Abstand zu gewinnen und eventuelle Anspannung abzubauen. Hierfür eignet sich die Pomodoro Technik, die wir im ersten Hack vorgestellt haben.

Zum Beispiel bietet es sich für Vertriebs- und Support-Mitarbeiter an, Rückrufe bei kritischen Fragen und Beschwerden zu Blöcken zu bündeln und jeweils zu Anfang und Beginn eine längere Pause einplanen. Auf diese Weise können sie die Gespräche zentriert, ausgeruht und mit mehr Energie angehen.

#3: Inbox Zero = Aufgeräumter Geist

Ein leerer Posteingang.

Wirkt dieser Satz auf Sie auch so unglaublich entspannend?

Viele Vertriebs- und Support-Teams verfolgen dieses Ziel täglich und müssen sich dann doch geschlagen geben. Eine E-Mail folgt der nächsten.

Es dauert oft nicht lange, bis die zarte Versuchung der Prokrastination die Oberhand gewinnt. „Das mache ich später” fühlt sich für den Moment angenehmer an, als sich einem Berg trockener Arbeit zu widmen.

So wird **„**Inbox Zero” zu einem unerreichbaren Ort im Land der Büromythen. Hinzu kommt, dass uns das E-Mail-Postfach visuell schön vor Augen führt, was wir nicht schaffen oder aufschieben. Ein schlechtes Gewissen ist vorprogrammiert.

Wenn Sie die Produktivität und Effizienz Ihrer Teams steigern wollen, müssen Sie das Unmögliche möglich machen. Streben Sie jeden Tag den leeren Posteingang an – ohne Ausnahme.

Für die Produktivität und Leistung Ihrer Mitarbeiter ist ein regelmäßig leeres Postfach von großem Vorteil. Sie erhalten einen besseren Überblick über offene Vorgänge und können sich leichter konzentrieren. Plus: Sie haben nie wieder Albträume von immer größeren E-Mail-Bergen.

Und wir haben gute Nachrichten. Mit den richtigen Techniken verwandelt sich Inbox Zero sehr schnell von einer schönen Fantasie zur gelebten Realität.

So wird der leere Posteingang für Vertriebs- und Support-Teams zur Gewohnheit

Mit diesen fünf einfachen Schritten können Teams mit Kundenkontakt trotz großen Volumens an Nachrichten ihre Postfächer unter Kontrolle behalten:

Machen Sie unnötigen E-Mails ein Ende

Täglich landen viel zu viele Nachrichten in der Inbox, die keinen wirklichen Mehrwert liefern. Bitten Sie deshalb Ihre Mitarbeiter, sich einmal dafür Zeit zu nehmen, unnötige Newsletter, Abonnements und Benachrichtigungen abzubestellen. Dazu zählen auch interne Mailer, die nicht für alle Mitarbeiter im CC wirklich relevant sind.

Delegieren, delegieren, delegieren

In Vertriebs- und Support-Teams hat jeder Mitarbeiter einen festgelegten Aufgabenbereich. Geht eine E-Mail darüber hinaus, ist es keine Sünde, diese an die dafür verantwortliche Person weiterzuleiten.

Ist es schnell erledigt? Dann erledigen Sie es schnell

Manche E-Mails lassen sich schnell und unkompliziert beantworten. Bei diesen Nachrichten macht es keinen Sinn, sie auf die lange Bank zu schieben.

Halten Sie Ihre Teams dazu an, alle E-Mails, die sich in weniger als 5 Minuten bearbeiten lassen, direkt anzugehen. Das macht die Inbox nicht nur wesentlich schlanker, sondern beugt auch Beschwerden wegen zu langer Antwortzeiten vor.

Schaffen Sie Zeit für komplexe Fälle

Etablieren Sie ein System, in dem sich Ihre Mitarbeiter E-Mails mit größerem Bearbeitungsaufwand mit der nötigen Ruhe und Aufmerksamkeit widmen können.

Sammeln Sie beispielsweise solche komplexeren Anfragen oder Beschwerden in speziellen Unterordnern, um die Inbox zu entlasten und einen besseren Überblick über offene Vorgänge zu behalten. Einmal täglich nehmen sich Ihre Teams dann ausreichend Zeit, um diese Ordner abzuarbeiten und den (potenziellen) Kunden fokussiert zu antworten.

#4: Bitte nicht stören-Funktion

Im Arbeitsalltag existieren eine ganze Reihe an kleinen Störfaktoren, die keine wirkliche Relevanz haben, dafür aber die Konzentration erheblich beeinträchtigen. Laut einer Studie der Michigan State University sorgt eine Unterbrechung von 2,8 Sekunden dafür, dass sich die Fehlerquote verdoppelt.

Wenn Sie die Effizienz und Produktivität Ihrer Teams optimieren wollen, sollten Sie daher klar unterscheiden, wann Ihre Mitarbeiter responsiv sein sollen und wann sie sich völlig in ihre Arbeit vertiefen dürfen.

Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Klare Strukturen – Legen Sie gemeinsam mit Ihren Teams fest, an welchen Tagen Meetings und Austausch im Mittelpunkt stehen. An den anderen Tagen können sich Ihre Mitarbeiter individuell um ihre Aufgaben kümmern, ohne dabei ständig aus dem Flow gerissen zu werden.

• Zeigen Sie Ihren Status – Motivieren Sie Ihre Teams, die speziellen „Bitte nicht stören”-Funktionen in Kommunikationstools zu nutzen. Auf diese Weise wissen Kollegen, wann sie mit Antworten rechnen können und Ihre Mitarbeiter können sich ungestört zurückziehen. Selbstverständlich sollte der Abwesenheitsstatus im Vertrieb wie auch im Support nur zu festgelegten Zeiten erfolgen und nicht überstrapaziert werden.

• Setzen Sie auf digitale Unterstützung – Es existieren zahlreiche Produktivitätstools, mit denen sich einzelne Webdienste und Anwendungen für bestimmte Zeiträume blockieren lassen. So stellen Ihre Mitarbeiter sicher, dass sie nicht von unerwünschten Benachrichtigungen gestört werden.

Unser persönlicher Favorit: Die Arbeitsplattform Asana. Mit dem Projektmanagement-Tool können Sie die Aktivitäten Ihrer Teams bis ins kleinste Detail koordinieren. Status-Updates einzelner Mitarbeiter und die Echtzeit-Übersicht über deren Auslastung helfen dabei, schnell zu erkennen, wann jemand verfügbar ist.

#5: Mit der ABCDE-Methode

Wenn Sie die Produktivität in Ihren Teams mit Kundenfokus steigern wollen, sind die richtigen Prioritäten das A und O.

Oder besser gesagt, das A bis E.

Die ABCDE-Methode ist eine simple, aber sehr effiziente Technik, mit der Ihre Vertriebs- und Support-Mitarbeiter ihre Aufgaben kategorisieren und damit deren Dringlichkeit besser einschätzen können.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten im Vertrieb und haben mehrere Themen in der Pipeline. Neue Leads von einer Kampagne müssen kontaktiert werden, aber auch Follow-ups bereits warmer Kontakte stehen auf der To-do-Liste. Für welche Aufgabe benötigen Sie mehr Zeit? Welche ist wichtiger? Welche dringender?

Wenn Ihre Mitarbeiter diese Fragen ohne großes Nachdenken in Sekundenschnelle abwägen und Entscheidungen treffen, die im Einklang mit den Zielen des Teams sind, so haben Sie wahre Produktivitäts-Maschinen geschaffen.

Das ABCDE-Schema liefert Ihnen quasi den dafür nötigen Bausatz, indem Sie Ihre Mitarbeiter bitten…

• …all ihre Aufgaben während eines Tages bzw. einer Woche in einer Liste festzuhalten. Die Reihenfolge kann dabei willkürlich sein.

• …anschließend neben jeder Aktivität einen Buchstaben von A bis E zu vermerken. A steht für eine Aufgabe höchster Priorität, während die Dringlichkeit mit den weiteren Buchstaben abnimmt. Der Buchstabe E ist folglich für Aufgaben bestimmt, die überhaupt nicht wichtig bzw. dringend sind.

• …die Aufgaben anschließend gemäß Ihren Kategorien zu bearbeiten und dabei jeweils die Zeiten festzuhalten.

Dieses Vorgehen hat mehrere positive Effekte. Vor allem, wenn Ihre Teams die ersten beiden Schritte über mehrere Wochen wiederholen und die Ergebnisse tracken.

So schätzen Ihre Mitarbeiter die Bedeutung einzelner Aufgaben im Tagesverlauf nicht mehr länger auf Basis reiner Intuition ein. Sie erhalten aufschlussreiche Daten darüber, wie viel Zeit sie mit wichtigen und weniger wichtigen Aktivitäten verbringen.

Mit diesem Wissen können Teamleiter gezielte Entscheidungen treffen, wie die Kapazitäten einzelner Mitarbeiter noch effizienter genutzt werden können und ab welchem Punkt die Unterstützung durch neue Talente oder Tools notwendig ist. Außerdem lässt sich auf diese Weise absichern, dass notwendige Verwaltungsaufgaben nicht zu stark vernachlässigt werden.

#6: Steigern Sie die Produktivität Ihrer Teams um das Doppelte mit Automatisierung

Jetzt haben Sie gleich 5 wertvolle Impulse an der Hand, was Sie auf menschlicher Ebene für eine bessere Team-Performance tun können.

Nun ist es an der Zeit, etwas Gewicht auf die andere Seite der Waage zu bringen und sich dem Thema der Arbeitsmittel zu widmen.

Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Ziele erreichen sollen, benötigen Sie Instrumente, die sie bei der Erledigung ihrer Aufgaben aktiv unterstützen. Zum Beispiel, indem sie Informationen synchronisiert verwalten, die Kommunikation erleichtern, intelligente Funktionen ausführen und wichtige Nutzungsdaten aufbereitet zur Verfügung stellen.

Wir stellen Ihnen einige dieser innovativen Tools vor, mit denen bereits zahlreiche leistungsstarke Vertriebs- und Support-Teams arbeiten.

Aircall: Das cloudbasierte Telefonsystem für effizientere Teams mit Kundenkontakt

In 8 Minuten lässt sich einiges erledigen.

Jetzt stellen Sie sich einmal vor, jeder Ihrer Vertriebs- bzw. Support-Mitarbeiter hätte je Stunde 8 Minuten mehr zur Verfügung.

Dieses Plus an Produktivität verspricht das cloudbasierte Business-Telefon von Aircall. Über 13.000 Unternehmen weltweit profitieren bereits von den zahlreichen Vorteilen des führenden App-Ökosystems, das weit über die klassische Telefonie hinausgeht.

Eine von Forrester Consulting durchgeführte Studie mit dem Titel **„**The Total Economic Impact™of Aircall” zeigte weitere Vorteile von Aircall auf:

• Smarte Integrationen, mit denen wiederkehrende manuelle Aufgaben schneller ausgeführt werden können, was bis zu acht Minuten pro Person und Stunde einspart.

• Umfassende Echtzeit-Analysen, die eine Überwachung der Leistung der eigenen Teams und datengestützte Entscheidungen ermöglichen.

• Praktische Funktionen wie Call Whispering und Anrufaufzeichnung unterstützen Teamleiter dabei, das Onboarding, Training und Coaching von Mitarbeitern effizienter zu gestalten.

• Zahlreiche Features für bessere Zusammenarbeit in Teams, wie zum Beispiel die Weiterleitung warmer oder kalter Gespräche, die Kommentarfunktion, das Zuweisen von Aufgaben und eine gemeinsame Inbox.

Kalender-Tools: Automatisieren Sie Ihre Beratungstermine und Demo-Vorführungen

Wenn man den Spruch „Zeit ist Geld” materialisieren wollte, so wäre das Ergebnis Kalender Softwares. Die digitalen Lösungen zur Terminbuchung sind unglaublich praktisch, wenn es darum geht, den Aufwand manueller Aufgaben zu reduzieren.

Sie lassen sich mit anderen Anwendungen synchronisieren und ortsunabhängig über verschiedene Endgeräte verwalten, womit sie sich perfekt für die dynamische Arbeit in Vertrieb und Support eignen.

Einmal in wenigen Schritten eingerichtet, müssen Sie nur noch den dazugehörigen Link mit Interessenten bzw. Kunden teilen. Diese können ihre gewünschten Gesprächstermine so selbst verwalten. Ihre Teams müssen diese Termine anschließend nicht unnötig bestätigen oder koordinieren, sondern lediglich zur richtigen Zeit verfügbar sein.

Salesloft: Automatisieren Sie Ihre Vertriebsprozesse

Die Verkaufsengagement-Plattform Salesloft lässt sich nahtlos in Aircall integrieren und hilft Ihren Vertriebsmitarbeitern dabei, durch protokollierte Anrufdetails Zeit bei der Durchführung und Aufbereitung von Kundeninteraktionen zu sparen. Die automatisierte Analyse ihrer Aktivitäten liefert zudem detaillierte Einblicke in Verkaufschancen und den Status der Pipeline.

Intercom: Für eine reibungslose Customer Journey

Intercom ist einzigartig, wenn es darum geht, einen einzigen, in sich geschlossenen Kanal für die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Marketing und Support zu schaffen. Sämtliche Kundenkontakte werden auf einer einzigen Kommunikationsplattform zusammengefasst, sodass die Teams an den jeweiligen Touchpoints der Customer Journey reibungslos mit ihnen interagieren können.

Das Beste daran: So wie Salesloft lässt sich auch Intercom mit Aircall verknüpfen.

Yesware: Verwalten Sie Ihre Pipeline-Daten noch besser

Yesware ist ein übersichtliches, diskretes Tool, das Ihren E-Mail-Posteingang um Analysen aus dem Vertrieb ergänzt. Anstatt sich allein auf Vermutungen und die Intuition Ihrer Mitarbeiter zu verlassen, gibt Yesware Ihren Teams einen zuverlässigen Einblick in die Qualität von Leads.

Mehr Produktivität in Teams mit Kundenkontakt entsteht nicht über Nacht

Das waren unsere 6 ultimativen Hacks für produktive und effiziente Teamarbeit.

Weil Sie es sind, packen wir sogar noch einen Bonus-Tipp oben drauf: Seien Sie konstant und geduldig.

Der Weg zu Teams, die kontinuierlich Höchstleistungen bringen, ist kein 100-Meter-Lauf, sondern ein Marathon.

Auch wenn die Erfahrung unserer weltweiten Aircall Teams beweist, dass die 6 Hacks funktionieren, können sie dennoch keine Wunder vollbringen.

Um ein Gleichgewicht zwischen den richtigen Strategien auf menschlicher Ebene und den passenden Technologien zur Unterstützung zu finden, braucht es vor allem Zeit und Erfahrung.

Machen Sie ruhig einen Schritt zurück in die Beobachterperspektive und schaffen Sie eine Datengrundlage, die Ihnen umfassende Informationen rund um die aktuelle Arbeitsweise und Leistung Ihrer Teams liefert. Versuchen Sie anschließend nach und nach, Optimierungspotenziale auszumachen und auch deren Umsetzung wieder zu messen.

Das ist das Rezept für langfristig effizientere und produktivere Vertriebs- und Support-Teams.

Sie könnten beim Sammeln, Überwachen und Auswerten Ihrer Teamleistung Unterstützung gebrauchen? Wir zeigen Ihnen bei einer kurzen Vorführung gern, wie Sie mit Aircall die Performance Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit verfolgen können.

Veröffentlicht am 9. November 2022.