So managen Sie Ihren Vertrieb im Homeoffice effektiv

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

Einfach einzurichten. Einfach zu benutzen. Leistungsstarke Integrationen.

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Für diesen Blogpost hat unser Senior Director of NA Sales sich die Zeit genommen, um seine Erfahrung als Manager von Sales-Teams aufzuschreiben, die sich gerade im Homeoffice befinden.

Ich heiße Bryan Elsesser und leite das Sales Development Teams von Aircall in Nordamerika. Ich genieße die Energie, die bei der Arbeit im Team entsteht. Zusammenarbeit, Kameradschaft und Wettbewerb – all das ist Teil dieses Prozesses.

Aber wie für die meisten Sales Manager bedeutet die derzeitige weltweite Gesundheitskrise aufgrund von Covid-19, dass sich die Teams anpassen müssen, und die Leitung der Teamarbeit muss wohl überlegt sein.

Im Verlauf meiner Karriere war ich längere Zeit in virtuellen Positionen tätig und mit der Leitung eines Sales-Teams im Homeoffice betraut. Vor meinem Eintritt in die SaaS-Welt arbeitete ich zunächst als Außendienstmitarbeiter für die Gelben Seiten und stieg dann zum Sales Manager auf. Drei Jahre lang konnte ich Erfahrung in Sachen “Remote Working” ohne traditionelle Bürostrukturen oder die herkömmliche Umgebung von Vertriebsteams sammeln.

Natürlich war die Situation eine grundlegend andere, aber in vielerlei Hinsicht konnte ich auf meine Erfahrung zurückgreifen, um für mein jetziges Team ein umsichtiges und produktives Management zu garantieren.

Ich bin sogar davon überzeugt, dass mein Team heute stärker ist als je zuvor. Wir haben großes Glück: Wir können nach wie vor konstantes Wachstum verzeichnen und auch weiterhin Meetings organisieren. Allerdings achten wir dabei stets darauf, dass dies auf eine Art und Weise erfolgt, die es den anderen ermöglicht, diese schwere Zeit gut zu überstehen. Was gestern noch als „normal“ galt, ist es heute längst nicht mehr. Deshalb müssen sich auch unsere Best Practices an diese neue „Normalität“ anpassen.

Ich möchte Ihnen in diesem Blogpost  einige Managertipps für die Leitung Ihres Remote-Sales-Teams geben.

Klare Sales-KPIs für Ihre Sales-Mitarbeiter im Homeoffice festlegen

Welche Erwartungen stellen Sie an Ihr Team? Welche Erwartungen stellen Sie an sich selbst?

Der moderne Vertrieb, insbesondere, wenn es sich um Software und SaaS handelt, spielt sich vorwiegend im Büro ab. Unsere Kommunikation und das Erreichen unserer Ziele sind nicht unbedingt auf eine Tätigkeit im Homeoffice ausgerichtet. Heute muss sich diese Arbeitskultur ändern.

Wenn Ihr Sales-Team gern im Büro arbeitet, dann hat das seinen Grund. Als Manager müssen Sie in Erfahrung bringen, warum dem so ist, und alles daransetzen, dass Ihre Sales-Mitarbeiter diese Arbeitsumgebung daheim so gut wie möglich erschaffen und genießen können.

Selbst wenn man von Zuhause aus arbeitet, soll nach wie vor ein Gefühl der Kameradschaft, Zugehörigkeit und Verantwortung gegeben sein. Die Gruppe bzw. das soziale Umfeld motiviert Ihre Mitarbeiter. Als Manager können Sie leichter die Leistung der Mitarbeiter beurteilen und Feedback geben, wenn Sie direkt neben ihnen sitzen. Aber bei der Arbeit im Homeoffice ist wesentlich mehr Achtsamkeit gefordert.

Ein grundlegender Tipp für Manager, den ich schon anderen Sales Leadern geteilt habe: Legen Sie buchstäblich schwarz auf weiß einen konkreten Marketingplan für die Zeit im Homeoffice fest. Was wird von jedem Einzelnen Tag für Tag erwartet? Welche konkreten Zahlen erwarten Sie von Ihren Sales Development Representatives (SDR) und Account Executives (AE) und welche KPIs unterziehen Sie jeden Tag einer genauen Prüfung, um Gewinn oder Verlust zu ermitteln?

Der erste Schritt ist, mit offenen Karten zu spielen und alle diese Überlegungen mit Ihrem Team zu teilen. Bleiben Sie transparent und beziehen Sie jeden mit ein. Dabei dürfen Sie jedoch nicht vergessen, dass die Umstellung vom Büro zum kompletten Homeoffice nicht allen Mitarbeitern gleichermaßen leicht fallen wird. Stellen Sie sich auf eine Lernkurve ein, und es ist Ihre Aufgabe als Manager, jedem Einzelnen genau dann besondere Aufmerksamkeit zu schenken, wenn er sie benötigt.

Sales-Mitarbeiter im Homeoffice in die Verantwortung einbinden

Theoretisch sollte bei der Arbeit zu Hause weniger Ablenkung gegeben sein und die Erfolgsquote somit höher ausfallen. Jedes Team ist dazu in der Lage. Es erfordert allerdings eine besondere Anstrengung seitens der Teamleitung, da gemeinsam mit jedem einzelnen Mitarbeiter sichergestellt werden muss, dass alles läuft wie geplant. 

Erst neulich habe ich zu meinem Team gesagt: „Vielleicht kommt es euch so vor, als wären meine Fragen teilweise reinstes Mikromanagement, aber ihr kennt mich gut genug, um zu wissen, dass das nicht meine Arbeitsweise ist. Bereitet euch allerdings darauf vor, dass ich auch Fragen stellen werde, die nicht immer leicht zu beantworten sind.“

Öfter als gewöhnlich erkundige ich mich bei meinen SDRs nach den Einzelheiten ihrer Arbeit. Ich möchte mehr Details zu den Deals wissen, die sie abschließen, sowie konkrete Einzelheiten. Wie viele Anrufe hast du gestern getätigt? Wie viele sind es heute? Wenn ich eine Frage zu bestimmten Zahlen stelle, muss ich darauf eine genaue Antwort erhalten. Ich erwarte ein höheres Engagement meiner Mitarbeiter.

Mehr denn je müssen meine Vertriebsmitarbeiter in die Rolle von Geschäftsinhabern schlüpfen. Sie sind das Start-Up, das gerade seine allerersten Schritte macht. Sie müssen sich wie die Geschäftsführer dieses Start-Up-Unternehmens verhalten. Sie müssen sich verantwortlich fühlen und persönliche Erfolge verbuchen.

Regelmäßige Check-ins sind für Remote-Teams unerlässlich

Zwar arbeitet jeder Einzelne daran, die eigenen Ziele zu erreichen, so als müsste er in einer Finanzierungsrunde höchstpersönlich das benötigte Risikokapital aufbringen. Dennoch sind wir ein Team. Als Manager müssen Sie der Gruppe – und jedem einzelnen Mitglied der Gruppe – mehr Zeit denn je widmen.

Check-in-Gespräche mit dem Team

Zunächst einmal halte ich um 9 Uhr und 16 Uhr Zoom-Meetings mit dem gesamten Team ab. Während wir uns normalerweise um einen Konferenztisch versammeln, sitzen wir jetzt alle vor unseren MacBook-Kameras.

Und die Kameras sind eingeschaltet. Als Manager müssen Sie sichergehen, dass jeder anwesend und aufmerksam ist. Genau wie bei einem persönlichen Meeting müssen Sie in der Lage sein, das Energiepotenzial einzuschätzen und Ihr Team nach Bedarf anspornen.

Unser 9-Uhr-Teammeeting beispielsweise beginnt in der Regel mit etwas Musik. Etwas Kitschiges und Energiegeladenes, um den Ton anzugeben. Am St. Patrick‘s Day habe ich tatsächlich Dudelsackmusik abgespielt. Die Stimmung soll locker bleiben.

Individuelle Meetings

Noch wichtiger, als die Moral und Beteiligung des Teams zu fördern, ist es, jeden einzelnen Mitarbeiter im Homeoffice  dazu anzuregen, sein Bestes zu geben.

Halten Sie alle Termine für Einzelgespräche unbedingt ein. Nehmen Sie sich darüber hinaus einen halben Tag Zeit, um die Arbeit jedes einzelnen Vertriebsmitarbeiters im Detail zu analysieren. Für mich gehört dazu, dass ich alle E-Mails lese. Ich höre mir die Aufzeichnungen aller relevanten Anrufe an, die sie geführt haben, und gebe ihnen entsprechendes Feedback und praktische Empfehlungen.

Dieser Prozess nimmt in etwa 4 Stunden in Anspruch. Natürlich würde ich das nicht tun, wenn wir im Büro arbeiten würden. Unter normalen Umständen führe ich einmal pro Woche mit jedem Mitarbeiter ein etwa einstündiges Gespräch, nach dem dieser dann wieder zu seiner Arbeit zurückkehrt. Bei einer reinen Remote-Tätigkeit muss die Eigenverantwortung gesteigert werden.

Natürlich ist dieser Prozess die reinste Gratwanderung, es handelt sich aber keinesfalls um Mikromanagement. Nach einem Einzelgespräch, in dem wir alles besprechen, was ich festgestellt habe, vertraue ich darauf, dass meine Mitarbeiter ihre Arbeit wieder aufnehmen. Die Mitarbeiter wissen, dass sie für die Umsetzung der besprochenen Änderungen oder Strategien verantwortlich sind, und es ist Aufgabe des Managers, sich nicht unnötig aufdringlich zu verhalten.

Einen gewöhnlichen Arbeitsplan fürs Homeoffice einrichten

Sie stehen zu einer bestimmten Uhrzeit auf, um zur Arbeit zu gehen. Auch wenn sie die Zeit für die Fahrt zur Arbeit sparen, fordere ich meine Mitarbeiter dazu auf, jeden Tag zur selben Zeit aufzustehen. Es gilt, denselben Rhythmus beizubehalten. Nicht mit Gewohnheiten zu brechen. Das ist wichtig, da Körper und Geist dadurch im gewohnten Produktivitäts- und Arbeitsschema verbleiben.

Die gewonnene Fahrzeit muss keineswegs in zusätzliche Arbeitszeit umgewandelt werden. Diese Zeit gehört jetzt Ihnen. Jeder kann sie nach Belieben nutzen – Sport treiben, Zeitung oder ein gutes Buch lesen. Gespräche mit Familie und Freunden führen. Nutzen Sie diese Zeit, um eine gesunde Work-Life-Balance zu schaffen.

Außerdem sehe ich es gern, wenn meine SDRs sich so kleiden, als würden sie ins Büro kommen. Wenn Sie „Kleidung für die Arbeit“ anziehen, schlüpfen Sie automatisch in Ihre Berufsrolle, das Gehirn wechselt in den Arbeitsmodus.

Verbringen Sie den ganzen Tag im Schlafanzug, dann verlassen Sie im Grunde nie wirklich den gemütlichen Zustand. Nur weil Sie von zu Hause aus arbeiten, bedeutet das nicht, dass Sie sich in einer Wohnumgebung befinden. Zunächst sollten Sie sich ein – wenn auch künstliches – Homeoffice einrichten. Mit der Zeit wird die neue Arbeitsumgebung zur Gewohnheit.

Eine Anmerkung zu Konkurrenzdenken vs. soziales Bewusstsein

Der Vertrieb beruht – bis zu einem gewissen Grad – von Natur aus auf Konkurrenz. Deshalb legen wir Umsatzziele für jeden Mitarbeiter fest und die erzielten Ergebnisse werden regelmäßig auf der Status-Anzeigetafel des Teams veröffentlicht.

Bei der Arbeit im Homeoffice müssen diese Dringlichkeit und dieses Konkurrenzdenken aufrechterhalten werden. Das gelingt mithilfe verschiedener Motivationsfaktoren, beispielsweise Wettbewerbe oder Preise.

Allerdings (und ich werde diesen Abschnitt ändern, sobald sich die weltweite Lage ändert) dürfen wir nicht vergessen, dass unsere Gesellschaft im Augenblick eine extrem schwierige Zeit durchlebt. Die Covid-19-Pandemie hat die Geschäftstätigkeit sowie das Leben im Allgemeinen komplett auf den Kopf gestellt. Die Menschen sind beunruhigt und haben Angst.

Konkurrenz ist zwar nach wie vor wichtig, um die angestrebten Ziele zu erreichen, wir dürfen jedoch nicht vergessen, dass das Business in vielerlei Hinsicht nicht mehr dieselbe Bedeutung in unserem Leben hat. In gewissem Sinne hat der Unternehmenswettbewerb – in seiner Globalität – etwas von seiner Attraktivität verloren.

Als Vertriebsmitarbeiter sollten wir immer im Auge behalten, dass es unsere Aufgabe ist, unseren Kunden zu helfen – auch wenn das häufig als Klischee verworfen wird. Wir wünschen unseren Kunden Erfolg, sowohl beruflich als auch privat. Setzen Sie deshalb Ihre Prospektion im selben Umfang und mit demselben Engagement fort wie bisher, seien Sie sich dabei aber stets der heiklen Situation bewusst, in der wir uns befinden.

Fragen Sie Ihre Prospects, wie es ihnen geht, aber vermeiden Sie um jeden Preis unüberlegte Äußerungen, die Sie als unsensibel erscheinen lassen. Fragen Sie Ihren Gesprächspartner z.B. nicht, ob er das Geschenk erhalten hat, das Sie ihm geschickt haben, wenn niemand mehr ins Büro kommt. Überlegen Sie sich, Follow-up-E-Mails mit Verweis auf Live-Events oder persönliche Meetings vorübergehend zu stornieren oder zu überarbeiten. Erwähnen Sie die Schwierigkeiten für Planung und Familienleben, wenn Sie versuchen, Demos zu organisieren und Budgets diskutieren.

Einige abschließende Überlegungen

Im Homeoffice zu arbeiten lässt sich nur dann über einen längeren Zeitraum hinweg bewerkstelligen, wenn es auch Spaß macht. In vielerlei Hinsicht ist es die Aufgabe des Unternehmens, für das anhaltende Engagement seiner Mitarbeiter im Homeoffice zu sorgen. Allerdings ist es leichter für jeden einzelnen Mitarbeiter, herauszufinden, was genau er benötigt, um weiterhin konzentriert arbeiten zu können.

Ich persönlich kann nicht in einer Umgebung ohne Hintergrundlärm arbeiten. Ich bin ein Gewohnheitstier, und ein Jahrzehnt im Vertrieb hat dazu geführt, dass ich ohne Stimmen nicht auskommen kann. Aus diesem Grund habe ich neben mir einen zweiten Computer, auf dem ich den ganzen Tag im Hintergrund Filme abspiele. Für viele wäre das undenkbar, aber ich weiß, wie mein Gehirn funktioniert. Wenn ich allein in einem stillen Raum sitzen müsste, würde ich verrückt werden.

Aber ungeachtet der besonderen Umstände, die uns zu diesem Punkt geführt haben, interessiert es mich, wie diese Zeit des Homeoffice unsere Einstellung zu traditionellen Arbeitsumgebungen verändern wird. Diese Managertipps sind ein Anfang. Viele Vertriebsmanager und -leiter entdecken mit Sicherheit zahlreiche neue und innovative Möglichkeiten, um den Teamgeist zu unterstützen, wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Orten arbeiten. Welche Hilfsmittel werden Sie einsetzen? Ergeben sich daraus Möglichkeiten für die Einstellung von Mitarbeitern gegenüber der Möglichkeit, von Zuhause zu arbeiten? Wie wirkt sich eine verlängerte Telearbeit auf das Onboarding neuer Mitarbeiter aus?

Wie jeder andere auch lerne ich immer wieder etwas Neues dazu. Bis dahin: Bleiben Sie alle gesund.

Veröffentlicht am 24. März 2020.