Wie Cloud-basierte Telefonanlagen einen autonomen Arbeitsplatz schaffen

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Mit einer Cloud-basierten Telefonanlage und anderen Softwareprogrammen erhält Ihr KMU die Werkzeuge, mit denen es einen wirklich autonomen Arbeitsplatz schaffen kann. 

Lassen Sie uns der Vollständigkeit halber die Bedeutung des Wortes „autonom“ aufschlüsseln. Die Vorsilbe „auto“ bedeutet „selbst“. Der Wortstamm „nomos“ ist griechischen Ursprungs und bedeutet „Gesetz“. Das Wörterbuch von Merriam-Webster fasst sie zusammen und definiert Autonomie als „die Eigenschaft oder den Zustand, sich selbst zu beherrschen” oder „selbstbestimmte Freiheit”. 

Im geschäftlichen Sinne bezieht sich ein autonomer Arbeitsplatz auf einen Arbeitsplatz, an dem die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich innerhalb der ihnen vom Unternehmen vorgegebenen Möglichkeiten selbst zu organisieren. Mit den richtigen Tools, hilft ein Cloud-basiertes Telefonsystem, Autonomie für den Vertrieb und den Kundendienst zu schaffen.

Quick links

• Die Bedeutung des Telefons im Unternehmen

  • Einsatzmöglichkeiten von geschäftlichen Telefonsystemen in kleinen und mittelständischen Unternehmen:

  • Wie Ihr Business-Telefon Ihnen den Alltag erleichtert:

• Wie Vertriebsteams eine Cloud-basierte Telefonanlage nutzen

  • 10 Beispiele dafür, wie Vertriebsteams ein Cloud-basiertes Telefonsystem und Softwareintegrationen nutzen, um ganz vorne mitzuspielen:

• Warum ein Cloud-basiertes Telefonsystem die Autonomie des Vertriebs stärkt

• Wie Support-Teams eine Cloud-basierte Telefonanlage nutzen

  • 10 Beispiele dafür, wie Support-Teams ein Cloud-basiertes Telefonsystem und Softwareintegrationen optimal nutzen können:

• Warum ein Cloud-basiertes Telefonsystem die Autonomie des Supports stärkt

• Wie VoIP-Telefonanlagen ein ganzes Unternehmen unterstützen können

• Warum ein Cloud-basiertes Telefonsystem die Autonomie aller Teams stärkt

• Die Aufgaben der IT bei der Verwaltung einer Cloud-basierten Telefonanlage

• Erstellen einer weitestgehend autonomen IT-Umgebung mit einer VoIP-Telefonanlage

Die Bedeutung des Telefons im Unternehmen

Im Allgemeinen kommunizieren KMU den überwiegenden Teil des Tages online und telefonisch. Seien wir ehrlich, es ist ziemlich schwer, ohne Ihre Telefonanlage zu arbeiten. Ein Business-Telefon ist eine Schlüsselkomponente Ihres kommunikativen Betriebs, und die Cloud-basierte Technologie hat die Kommunikationsmöglichkeiten noch weiter erhöht.

Einsatzmöglichkeiten von geschäftlichen Telefonsystemen in kleinen und mittelständischen Unternehmen:

• Kommunikation mit Zulieferern und Kunden sowie für den internen Gebrauch

• Beantworten von Kundenanfragen und Beheben von Problemen

• Generieren von Umsätzen

• Bereitstellung von Kundenbetreuung

• Veranstalten von Telefonkonferenzen

• Durchführen von Marktforschungen

• Vorstellungsgespräche und Onboarding von Mitarbeitern

• Aufzeichnung von Sprachnachrichten

• Hilferufe in Notfällen

Ein einfaches Business-Telefon verfügt typischerweise über mehrere Funktionen für Sprachanrufe wie Mailbox, Anrufweiterleitung und Anrufaufzeichnung. Moderne Telefonanlagen sind Cloud-basierte Systeme, die eine größere Anzahl von Funktionen und Möglichkeiten bieten. Ein Business-Telefon mit einem umfassenden Paket moderner Funktionen, ermöglicht eine bessere Kommunikation, effizientere Zusammenarbeit und optimierte Arbeitsabläufe. Letztendlich helfen Cloud-basierte Telefonsysteme, auch bekannt als VoIP-Telefonsysteme, den Kundenservice zu verbessern, was die Kundenbindung fördert, Ihren Nutzerkreis erweitert und mehr Umsatz generiert.

Ihr Business-Telefon erfüllt so viele Funktionen für Sie, dass man es leicht als selbstverständlich ansieht.

Wie Ihr Business-Telefon Ihnen den Alltag erleichtert:

• Verbessert die Kundenbindung durch Optimierung aller Geschäftsvorgänge

• Lässt Sie ein höheres Anrufvolumen bewältigen

• Ermöglicht es Ihnen, Anrufe an Mitarbeiter weiterzuleiten, die dem Anrufer sofort helfen können

• Steigert die Leistungsfähigkeit und Produktivität durch bessere Kommunikation

• Bietet Ihnen eine Vielzahl von Funktionen zur Erfüllung Ihrer geschäftlichen Anforderungen

• Vermittelt dem Anrufer einen professionellen Eindruck

Die Hauptaufgabe eines geschäftlichen Telefonsystems ist die Kommunikation. Mit einem Cloud-basierten Telefonsystem können Sie es mit Softwareintegrationen kombinieren, um eine Vielzahl von Geschäftsprogrammen einzubinden, die die gesamte Kommunikation verbessern und Ihre Arbeitsabläufe maßgeschneidert gestalten. 

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Wie Vertriebsteams eine Cloud-basierte Telefonanlage nutzen

Mit einem Cloud-basierten Telefonsystem können die Mitglieder Ihres Vertriebsteams überall dort arbeiten, wo sie einen Internetzugang haben. Sie können im Büro, zu Hause, an jedem beliebigen Ort in der Öffentlichkeit oder sogar am Strand arbeiten. Ein einfacher Login-Prozess verbindet sie auf einen Blick mit all ihren digitalen Sales-Programmen.

10 Beispiele dafür, wie Vertriebsteams ein Cloud-basiertes Telefonsystem und Softwareintegrationen nutzen, um ganz vorne mitzuspielen:

1. Kontakte pflegen. Vertriebsmitarbeiter können Interessenten erfassen und automatisierte Workflows einrichten, um potenzielle Kunden zu gewinnen und zu binden.

2. Anrufe protokollieren. Ausgehende Anrufe werden automatisch protokolliert, um eine dokumentierte Anrufliste zu erstellen, aus der die Vertriebsmitarbeiter ablesen können, wo sich potenzielle Kunden innerhalb des Sales Funnels befinden. Eingehende Anrufe werden ebenfalls protokolliert, um den Überblick über die gesamte Anrufhistorie zu behalten.

3. Verkaufsschulung. Flüster-Funktion, Anrufüberwachung und Live-Coaching bei Anrufen sind Funktionen der Telefonanlage, die für das Coaching von neuen Vertriebsmitarbeitern oder denen, die ihre Vertriebsstrategien verbessern wollen, verwendet werden können.

4. Anrufaufzeichnung. Bietet Vertriebsmitarbeitern die Möglichkeit, frühere Anrufe zu überprüfen, um den Überblick über vergangene Gespräche zu behalten.

5. Click-to-Call und Power Dialer. Mit diesen Funktionen können Vertriebsmitarbeiter mehr Anrufe tätigen und haben mehr Möglichkeiten, um Deals abzuschließen.

6. Eine einzige Datenquelle. Funktioniert in Verbindung mit CRM-Software wie Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Copper und vielen anderen.

7. Mobilität. Mit Cloud-basierten Programmen können Vertriebsmitarbeiter Verkaufsgespräche von jedem Ort und mit jedem Gerät verwalten.

8. Terminplanung. Nutzen Sie Automatisierung und Benachrichtigungen, um Termine zu planen, Erinnerungen für Termine zu erhalten und Termine auch unterwegs zu bestätigen.

9. Vielfältige Kommunikationskanäle. Verwenden Sie ein System für E-Mail, Chat, Anruf oder SMS, um potenzielle Neukunden zu gewinnen.

10. Messen Sie die Kundenzufriedenheit. Nutzen Sie automatisierte Umfragen, um wertvolles Feedback von Kunden zu erhalten oder einen Net Promoter Score zu ermitteln.

Warum ein Cloud-basiertes Telefonsystem die Autonomie des Vertriebs stärkt

Laut HubSpot verbringen Vertriebsmitarbeiter nur etwa ein Drittel ihrer Zeit mit dem Verkaufen. Der Rest der Zeit wird typischerweise für die Erstellung von Inhalten und für administrative Aufgaben verwendet. Ein Cloud-basiertes Telefonsystem automatisiert viele der regulären Sales-Aufgaben und schafft so wertvolle Zeit für die Suche nach neuen Verkaufsmöglichkeiten, die Ermittlung und Pflege von Interessenten sowie den Abschluss von Deals.

Ein Cloud-basiertes Telefonsystem schafft Autonomie, indem es den Vertriebsmitarbeitern die Werkzeuge an die Hand gibt, die sie brauchen, um effizient zu arbeiten, ohne viele Anweisungen von ihren Vorgesetzten zu erhalten. Dies sind einige konkrete Beispiele dafür, wie es funktioniert:

• Vertriebsleiter können in Spitzenverkaufszeiten schnell und einfach Vertriebsmitarbeiter hinzufügen.

• Bietet Vertriebsmitarbeitern mehr Mobilität, damit sie ihre Verkaufszeit bestmöglich nutzen können.

• Dashboard-Analysen liefern Vertriebsmitarbeitern Informationen, um das Erreichen von Verkaufszielen zu gewährleisten.

• Bietet Unternehmen die Möglichkeit, lokale, nationale oder internationale Telefonnummern zu verwenden, um ihre Absatzmöglichkeiten zu steigern.

• Automatisiert Notizen und Anrufverlauf an einem einzigen Ort.

• Gibt Vertriebsmitarbeitern Werkzeuge an die Hand, um regelmäßige, aktuelle Informationen über Verkaufsaktionen, Updates und Angebote an Kunden zu senden.

Wie Support-Teams eine Cloud-basierte Telefonanlage nutzen

Ein gut strukturiertes Onboarding-Programm und die richtigen Gesprächsleitfäden bilden das Fundament für Kundenserviceteams. Durch Tipps von ihren Vorgesetzten, die Zusammenarbeit mit ihren Kollegen und eine Menge Erfahrung werden sie schließlich zu erfolgreichen Kundendienstmitarbeitern. Wenn den Kundendienstmitarbeitern die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stehen – und sie im richtigen Umgang damit geschult wurden – sind sie in der Lage, mit minimaler Überwachung effektiv zu arbeiten.

10 Beispiele dafür, wie Support-Teams ein Cloud-basiertes Telefonsystem und Softwareintegrationen optimal nutzen können:

1. Skill-basiertes Routing: Leitet Telefonanrufe an den nächsten verfügbaren Kundenbetreuer weiter, indem Verteilungs- und Klingelregeln individuell angepasst werden.

2. Omnichannel-Funktionalität: Lässt die Mitarbeiter des Kundenservices mehr als einen Kommunikationskanal gleichzeitig nutzen und einen oder mehrere davon gleichzeitig verwenden.

3. Warm Transfer: Hiermit wird ein Anruf an einen anderen Mitarbeiter übergeben und vor der Übergabe kurz mit diesem gesprochen. 

4. Verbindet sich mit CRM- und Helpdesk-Software: Kundendienstmitarbeiter können Daten aus anderen Systemen wie Diduenjoy, Planhat, PieSync und vielen weiteren abrufen, indem sie sogenannte Insight Cards verwenden, um eine einzige Informationsquelle zu haben, ohne das Programm wechseln zu müssen. 

5. Kennzeichnen von Anrufen: Kennzeichnen Sie Anrufe, um den Status eines Kontos zu identifizieren oder ein Lesezeichen für einen bestimmten Zweck zu setzen.

6. Unternehmensinterne Zusammenarbeit: Stellt Kommunikationskanäle zur Verfügung, über die Kundendienstmitarbeiter intern mit Vorgesetzten, Kollegen und anderen Abteilungen zusammenarbeiten können.

7. Auswertung von Callcenter-Daten: Bietet ein zentrales Dashboard, um alle Callcenter-Kennzahlen wie Wartezeiten, verpasste Anrufe und Anrufvolumen zu verfolgen.

8. Live-Feed: Verwendet eine Callcenter-Software, die den Leitern von Callcentern einen Überblick über die Aktivitäten des Support-Teams in Echtzeit gibt, der zur Anpassung der Ressourcen und zur Optimierung der Produktivität genutzt werden kann.

9. Verbesserte Personalisierung: Zeigt den Namen, den Spitznamen und andere spezifische Informationen eines Kunden an, damit die Mitarbeiter des Kundendienstes Telefonanrufe personalisieren können.

10. Interaktive Sprachsteuerung (IVR): Richten Sie ein intelligentes Verzeichnis ein, damit Kunden auf Anhieb den richtigen Support-Mitarbeiter erreichen. 

Warum ein Cloud-basiertes Telefonsystem die Autonomie des Supports stärkt

Mitarbeiter des Kundendienstes haben eine schwierige Aufgabe. Jeder eingehende Anruf stellt eine andere Herausforderung dar und es gibt nicht immer eine klare und eindeutige Vorgehensweise. Bei eingehenden Anrufen sind die Kunden oft frustriert oder verärgert, bevor ein Mitarbeiter des Kundendienstes das Gespräch überhaupt entgegennimmt. Je schneller ein Kundendienstmitarbeiter dem Anrufer eine vernünftige Antwort oder die benötigte Hilfe geben kann, desto wahrscheinlicher wird der Kunde dem Unternehmen treu bleiben. 

Mit einem Cloud-basierten Telefonsystem und Softwareintegrationen können die Mitarbeiter des Kundendienstes gezielte Fragen stellen, um die Anliegen des Kunden besser zu verstehen und schnelle Entscheidungen zu treffen, wie sie ihn am besten unterstützen können.

Hier sind einige Einblicke, wie ein Cloud-basiertes Telefonsystem Autonomie im Kundenservice schafft:

• Wenn Kundendienstmitarbeiter einem Anrufer nicht helfen können, können sie ihn einfach an jemanden weiterleiten, der es kann. 

• Ermöglicht es den Mitarbeitern, sich regelmäßig bei den Kunden zurückzumelden, damit diese nicht das Gefühl haben, dass sie in der Warteschleife vergessen wurden.

• Ermöglicht es ihnen, mehrere Kunden gleichzeitig zu betreuen, um die Effizienz zu erhöhen.

• Zeigt den Kundendienstmitarbeitern den Anrufverlauf an, damit die Kunden nicht immer wieder die gleichen Informationen wiederholen müssen.

• Löst automatische Umfragen für unmittelbares Feedback aus.

Wie VoIP-Telefonanlagen ein ganzes Unternehmen unterstützen können

Nachdem Sie nun ein besseres Verständnis davon haben, wie ein VoIP-Telefonsystem den Vertriebs- und Support-Teams zugute kommt, lassen Sie uns  einen Blick darauf werfen, wie der Einsatz von VoIP-Telefonsystemen Ihr gesamtes Unternehmen voranbringt. 

• Automatische Synchronisierung: Beseitigt Probleme mit der Genauigkeit, falschen und fehlenden Informationen.

• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Ermöglicht bessere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Abteilungen.

• Kennzahlen und Auswertungen: Führt Daten in einem einzigen Dashboard zusammen, um Berichte und Trends zu analysieren und so den Fortschritt im Hinblick auf die Unternehmensziele zu bewerten.

• Automatisiert manuelle Aufgaben: Verwaltet einfache Aufgaben, damit Mitarbeiter für komplexere Aufgaben Zeit haben, die nur von Menschen erledigt werden können.

• Gibt jeder Abteilung die Möglichkeit, ihren Teil zur Verbesserung des Kundenerlebnisses zu leisten.

Warum ein Cloud-basiertes Telefonsystem die Autonomie aller Teams stärkt

Indem man die richtigen Werkzeuge einrichtet, um Vertriebs- und Kundendienstmitarbeiter dabei zu unterstützen, sich als die Profis zu präsentieren, die sie sind, hilft ein VoIP-Telefonsystem allen Teams, sich gegenseitig zu helfen und auch den Kunden zu helfen. Das ist die beste Formel für Autonomie!

Unabhängig davon, in welcher Abteilung die Mitarbeiter arbeiten oder welche Rolle sie im Unternehmen haben – mit einer Cloud-basierten Telefonanlage haben alle Zugriff auf dieselben Kundeninformationen. Wenn jemand mit einem Kunden kommuniziert, kann er den Kundendatensatz sofort aktualisieren, und andere Mitarbeiter können auf die Aktualisierungen in Echtzeit zugreifen. 

Im Wesentlichen sorgt ein Cloud-basiertes Telefonsystem dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, was eine bessere Entscheidungsfindung ermöglicht. Ein VoIP-Telefonsystem verhilft Ihrem Unternehmen außerdem zu besseren Kundenrezensionen und Fünf-Sterne-Bewertungen.

Die Aufgaben der IT bei der Verwaltung einer Cloud-basierten Telefonanlage

Obwohl ein Cloud-basiertes Telefonsystem Ihrem Unternehmen viele Funktionen für Sprachanrufe und andere Funktionen bietet, spielt Ihr IT-Verantwortlicher eine wichtige Rolle bei der Verwaltung Ihres Sprachtelefonsystems.

Nicht alle Anbieter von Cloud-basierten Telefonanlagen sind gleich. Ihr IT-Verantwortlicher ist in der Regel derjenige, der verschiedene Anbieter unter die Lupe nimmt und Empfehlungen für das beste Cloud-basierte Telefonsystem für Ihr Unternehmen ausspricht. Je nach Größe Ihres Unternehmens kann es sinnvoll sein, die IT-Abteilung einzubinden. Grundsätzlich ist es empfehlenswert, Konten und Zugriffe in verschiedenen Anwendungen von der IT-Abteilung verwalten zu lassen, um ein zentrales Management sicherzustellen. Innerhalb von Cloud-basierten Telefonanlagen können Sie jedoch Autonomie schaffen, indem Sie einen Vertriebs- oder Kundendienstadministrator die normalen IT-Aufgaben übernehmen lassen.

Ein wichtiger Aspekte, auf die Ihr IT-Entscheider vermutlich achten wird, ist die Integrationsmöglichkeit bestehender Arbeitsabläufe im Vertrieb und Support. Hier wird er ein Augenmerk auf einen App Marketplace mit einer Vielzahl von Anwendungen legen. Andere wichtige Dinge, auf die Ihr IT-Entscheider achten wird, sind Sicherheit, Ausfallsicherheit, Flexibilität und Zuverlässigkeit.

In den meisten Fällen fällt es IT-Entscheidern leicht, eine Cloud-basierte Telefonanlage einzurichten, die nicht nur alle Arbeitsabläufe des Unternehmens unterstützt, sondern sich auch noch im Rahmen des bereitgestellten Budgets befindet. 

Erstellen einer weitestgehend autonomen IT-Umgebung mit einer VoIP-Telefonanlage

Um eine weitgehend autonome IT-Umgebung mit einer VoIP-Telefonanlage zu erstellen, ist es wichtig, dass Sie Ihren VoIP-Dienstanbieter mit Sorgfalt auswählen. Suchen Sie nach einem VoIP-Dienstanbieter, der ein Marktführer in der Branche ist, wie Aircall.

Am besten wählen Sie einen VoIP-Dienstanbieter, mit dem der IT-Verantwortliche gut zusammenarbeitet. IT-Verantwortliche finden es wichtig, dass das Unternehmen über kompetente Techniker verfügt, die sie bei der Einrichtung von VoIP-Infrastrukturen und dem Aufbau von Integrationen beraten können. Dabei ist es hilfreich, ein Unternehmen zu wählen, das Webinare anbietet, die Themen wie Workflows, Webhooks und Datenpartner behandeln, wie diese von Aircall. 

Im Großen und Ganzen haben Sie mit einem autonomen Arbeitsplatz das Steuer in der Hand. Die telefonische Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftslebens und die neuesten Kommunikationstechnologien und Innovationen sind für den Geschäftserfolg unerlässlich.

Ein Cloud-basiertes Telefonsystem bietet Ihnen die optimale Kombination aus beiden Bereichen, indem es Ihnen die Möglichkeit gibt, mehrere Kommunikationskanäle zu öffnen, Ihre Sprachanrufe eingeschlossen. Mit einer VoIP-Telefonanlage können Sie maßgeschneiderte Lösungen und Arbeitsabläufe entwickeln, die die Effizienz und Produktivität mit Sicherheit steigern. Mit einer Cloud-basierten Telefonanlage von Aircall schaffen Sie eine hochgradig autonome Umgebung für Ihren Vertrieb und Kundendienst, aber auch für Ihre IT-Abteilung und Ihr Unternehmen im Allgemeinen.

Veröffentlicht am 10. Februar 2021.