Alle Vorteile einer PBX-Telefonanlage für Ihr Unternehmen

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PBX-Telefonanlagen ermöglichen es Ihnen, Ihre Unternehmenskommunikation an die vielfältigen Optionen der modernen Welt anzupassen. Mit einer PBX-Telefonanlage können Sie die Kommunikation sowohl firmenintern als auch extern mit Kund:innen und Kooperationspartnern komfortabel und sicher gestalten. Durch eine verbesserte Kommunikation profitieren Sie von reibungslosen internen Abläufen und einer höheren Kundenzufriedenheit. 

Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonanlagen haben Sie bei PBX-Systemen die Wahl zwischen einer virtuell gehosteten Telefonanlage und einer lokal auf Ihrem Firmenserver installierten PBX-Software. Diese und weitere unterschiedliche Möglichkeiten einer PBX-Telefonanlage, sowie deren Vorteile für Sie beleuchten wir in diesem Artikel.

Was ist eine PBX-Telefonanlage?

Eine PBX-Telefonanlage ist ein Kommunikationsnetzwerk, das Sie für Ihr Unternehmen nutzen können, um die vielen Kanäle moderner Kommunikation miteinander zu kombinieren. PBX steht für Personal Branch Exchange und stammt aus einer Zeit, als Telefonnetze noch physisch miteinander verbunden waren. 

Der Begriff hat sich zwar gehalten, die Bedeutung ist allerdings ausgeweitet worden, und inkludiert heute auch digitale Lösungen von Telefonanlagen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonanlagen ist eine PBX-Telefonanlage eine modernere Kommunikationslösung, die es Ihnen u.a.ermöglicht, interne Anrufe zwischen Mitarbeiter:innen kostenlos zu verbinden, und Sie unabhängig vom öffentlichen Telefonnetz macht.

Eine PBX-Telefonanlage fungiert in Ihrem Unternehmen als Vermittlungsstelle für eingehende und ausgehende Anrufe. Sie ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, eine Vielzahl von Funktionen wie Anrufweiterleitung, Warteschleifen, Anrufaufzeichnung und Konferenzschaltungen zu nutzen. 

PBX-Systeme können auf verschiedene Arten konfiguriert werden. Dadurch, dass IP-Telefonanlagen (Internet Protokoll) keine physische Verbindung zwischen den Endgeräten mehr brauchen, sind IP PBX Systeme sowohl für kleine Organisationen als auch für große Unternehmen vorteilhafte Lösungen. Die Bandbreite variiert von kleinen Systemen mit wenigen Leitungen bis hin zu komplexen Installationen mit Tausenden von Leitungen.

Moderne IP-PBX-Telefonanlagen bieten Ihnen außerdem viele zusätzliche Funktionen wie Voicemail, E-Mail-Integration und Unified Messaging. Durch die Integration in Ihr IP-Netzwerk können Sie also sprach- und datenbasierte Kommunikation nutzen.

Eine virtuelle Telefonanlage ist eine effektive Möglichkeit, Ihre Unternehmenskommunikation zu verbessern, wodurch Sie Zeit und Geld sparen, die Produktivität in Ihrem Unternehmen fördern und obendrauf Ihren Kundenservice verbessern.

Wie sicher ist eine PBX-Telefonanlage?

Eine PBX-Telefonanlage ist sicher, solange Sie dafür sorgen, dass sie ordnungsgemäß konfiguriert und gewartet wird. Wie bei jedem anderen Kommunikationssystem gibt es jedoch potenzielle Sicherheitsrisiken, die Sie berücksichtigen sollten.

Eine der größten Bedrohungen für IP-Telefonanlagen ist das Hacking von Systemen und der unautorisierte Zugriff auf Ihr Firmennetzwerk. Unbefugte könnten versuchen, sich Zugang zu verschaffen, um illegalerweise Telefonate zu tätigen, einen Systemausfall zu provozieren oder Daten zu stehlen.

Reduzieren Sie Ihr Sicherheitsrisiko, indem Sie Ihre IP-PBX-Telefonanlage mit einer starken Firewall und robuster Datenverschlüsselung schützen. Verwenden Sie starke Passwörter, die regelmäßig geändert werden.

Darüber hinaus sollten Sie ohnehin regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durchführen, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Schulen Sie auch Ihre Mitarbeiter:innen in Bezug auf Sicherheitspraktiken, damit sie mögliche Sicherheitsbedrohungen erkennen und wissen, wie sie darauf reagieren können.

Insgesamt ist Ihre PBX-Telefonanlage also sicher, solange Sie sie mit den oben genannten Sicherheitsmaßnahmen schützen. 

Wie funktioniert eine PBX-Telefonanlage?

Wie Sie bereits wissen, ermöglicht eine PBX-Telefonanlage es Ihnen, Anrufe zwischen internen Teilnehmern zu verbinden, ohne auf das öffentliche Telefonnetz angewiesen zu sein. Eine PBX können Sie über verschiedene Kanäle nutzen. In der Vergangenheit waren Anschlüsse über ISDN oder eine Analogverbindung üblich. Durch den Einzug des Internets sind heutzutage allerdings eigentlich alle Telefonanlagen „virtuell angeschlossen“.

So können Sie Ihre Anlage beispielsweise über Voice over IP (VoIP), betreiben. Eine VoIP-Telefonanlage ist kostengünstiger und flexibler als eine PBX, jedoch kann es bei schlechter Internetverbindung zu Übertragungsproblemen kommen. In Bezug auf intelligente Telefonie-Funktionen, schränkt eine umfassend eingerichtete VoIP-Telefonanlage Sie aber nicht ein, denn dank des SIP-Protokolls können Sie sowohl mit analogen als auch mit anderen digitalen Systemen kommunizieren. Auch die Verwaltung mehrerer Telefonleitungen von einem Computer aus ist möglich.

Moderne IP-PBX-Telefonanlagen bieten Ihnen außerdem eine Vielzahl an weiteren Funktionen, wie die Anrufweiterleitung, Konferenzschaltungen, Anrufaufzeichnung und Voicemail. Diese können Sie für noch bessere Kommunikation mit anderen Systemen integrieren, wie z. B. mit einem Customer-Relationship-Management-System (CRM) oder einem Unified-Messaging-System (UMS).

Welche Arten von PBX gibt es?

Es gibt mehrere Arten von PBX-Telefonanlagen, die Unternehmen zur Verfügung stehen. Jede Art von PBX hat Vor- und Nachteile und ist für verschiedene Arten von Unternehmen und Nutzungsszenarien geeignet.

Eine PBX-Telefonanlage können Sie als Hardware oder Software-Lösung in Ihrem Unternehmen implementieren. Bei einer hardwarebasierten Lösung wird die PBX-Telefonanlage physisch im Unternehmen installiert. Im Zuge der Digitalisierung sämtlicher Arbeitsbereiche von KMUs, und den zusätzlichen Funktionen, die eine IP PBX bietet, sind Sie gut beraten Ihr Unternehmen mit einer softwarebasierten Lösung auszustatten. Hier ein kurzen Überblick über Ihre Möglichkeiten.

1. Die herkömmliche PBX-Telefonanlage ist eine Kommunikationslösung, die die Geräte in Ihrem Unternehmen physisch miteinander verbindet. Ein eigenes Telefonnetz, firmenintern, sozusagen. Die klassische Variante war ursprünglich analog und danach über eine ISDN.

2. Die IP PBX-Telefonanlage wird als virtuelle Maschine auf einem Server ausgeführt und verlangt somit keine physische Verbindung zwischen Ihren Endgeräten. Sie ist ideal für größere Unternehmen, die bereits eine gut funktionierende IT-Infrastruktur haben und eine robuste und zuverlässige Telefoninfrastruktur benötigen.

   1. Eine On Premise, oder auch inhouse Lösung bietet Ihnen den Vorteil, dass kein Drittanbieter beteiligt werden muss, und Sie die Kontrolle über die Hardware in der Hand haben. Die damit verbundenen Installationskosten, sowie der Wartungsaufwand stellen allerdings einen Nachteil für Ihr Unternehmen dar.

   2. Eine virtuell gehostete IP-PBX, manchmal auch IP Centrex genannt, wird von einem lokalen Server aus gehostet und hat gegenüber einer lokal gehosteten Lösung mehrere Vorteile. Sie ist beispielsweise ideal für Sie geeignet, wenn Ihre Mitarbeitenden standortunabhängig arbeiten. Im Vergleich zur traditionellen PBX-Telefonanlage überträgt die IP-PBX auch Sprach- und Datenverkehr über Ihr Firmennetzwerk.

3. Die Cloud PBX-Telefonanlage ist eine virtuell gehostete PBX-Software, die allerdings nicht auf einem lokalen Server liegt, sondern in der Cloud. Sie mieten sie von einem Anbieter, der das komplette Hosting übernimmt.

   Diese Art der Telefonanlage stellt eine ressourcensparende Lösung für Ihr Unternehmen dar, da sie keine eigenen IT-Ressourcen für den Betrieb einer PBX-Telefonanlage erfordern. Zusätzlich wird Ihr Netzwerk nicht belastet und sämtliche administrativen Anliegen werden vom Anbieter übernommen. 

Warum Cloud PBX für Ihr Unternehmen die Zukunft ist

Durch ihre vielen Vorteile werden Cloud PBX-Telefonanlagen immer beliebter bei Unternehmen. Die wichtigsten Vorteile im Vergleich zu anderen PBX-Systemen haben wir hier für Sie zusammengefasst.

1. Skalierbarkeit:
Einer der Hauptvorteile von cloud-basierten PBX ist die Skalierbarkeit. Durch ausschließlich virtuelle Systeme können Sie problemlos mehrere Telefonleitungen hinzufügen oder entfernen, ohne zusätzliche Hardware kaufen zu müssen. Dadurch können Sie schnell auf veränderte Anforderungen reagieren.

2. Kosteneffizienz:
Ein weiterer Vorteil von Cloud PBX-Systemen ist die Kosteneffizienz. Da es nicht notwendig ist, dass Sie Hardware installieren oder regelmäßig warten, entfallen sowohl Anschaffungskosten als auch Wartungsgebühren.

3. Ortsunabhängigkeit:
Cloud gehostete PBX-Telefonanlagen ermöglichen es Ihren Mitarbeiter:innen, von überall auf der Welt aus mit Ihren Kund:innen und Kolleg:innen zu kommunizieren, solange sie Zugang zum Internet haben.

4. Gesteigerte Produktivität:
Durch die Integration mit anderen Cloud-Diensten, wie z.B. CRM-Systemen und Helpdesk-Software, kann eine Cloud PBX die Effizienz und Produktivität Ihres Personals verbessern und dadurch die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Ein Cloud-PBX-System bietet Ihnen also einige Vorteile, wenn Sie sich für Ihre Unternehmenskommunikation eine flexible und kosteneffektive Telefonanlage wünschen.

Stellen Sie jedoch unbedingt sicher, dass Sie einen zuverlässigen Anbieter auswählen, um stets eine hohe Verfügbarkeit und Sicherheit zu gewährleisten.

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Veröffentlicht am 12. April 2023.