Fax und VoIP - was Sie wissen müssen

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Dieser Artikel wurde am 23. April 2023 aktualisiert.

Fax und VoIP, wie passt das zusammen? Das Fax ist ein wichtiger Bestandteil vieler Arbeitsprozesse. Dokumente lassen sich verlässlich versenden und eingeschriebene Unterlagen kommen unverändert beim Empfänger an. Doch mit der Abschaltung des ISDN-Festnetzes fällt die Telefonleitung weg, über die das Fax bisher gelaufen ist. Der Umstieg Ihres Faxes auf das neue, allgemeine Kommunikationsnetz – das Internet – ist aufgrund der Funktionsweise des Faxes gar nicht so einfach. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Fax auf VoIP umstellen, mit dem Sie Dokumente sicher und verlässlich online faxen können. 

Wie funktioniert ein Fax?

Das Fax, wie wir es heute kennen, hat vor etwa 40 Jahren seinen Einzug in deutsche Büros gehalten. Texte und Bilder in kurzer Zeit über weite Distanzen faxen und empfangen zu können, war revolutionär. Faxen Sie ein Dokument, verbindet sich Ihr Gerät mit dem Gerät des Empfängers. Bevor Ihr Dokument über das ISDN-Festnetz verschickt werden kann, wird es von Ihrem Fax abgescannt und in elektronische Signale konvertiert. 

Daher ist das Fax nicht nur ein schnelles Kommunikationsmittel – verglichen mit dem Postversand – es ist auch besonders sicher, denn schon bei kleinen Fehlern wird Ihr Dokument gestoppt, damit nach dem Senden keine zusätzlichen Informationen hinzugefügt werden können. Auch heute gilt ein signiertes Dokument, das gefaxt wurde, noch als rechtlich bindend.

Wie läuft die Kommunikation über das Internet (VoIP)?

VoIP (Voice over Internet-Protocol) ist der Fachbegriff für die Online-Telefonie. IP-Telefonie beschreibt die allgemeine Kommunikation über eine Internetverbindung, also auch per E-Mail und Fax. Fügt man beides zusammen, spricht man von All-IP. Bei der Kommunikation via All-IP werden Datenpakete komprimiert und über das Internet versandt.

Ein Vorteil von VoIP ist, dass Sie geräts- und ortsunabhängig telefonieren können. So sind Sie nicht nur flexibel, was die Größe Ihrer Teams und die Auswahl ihrer Geräte betrifft, Sie sparen auch Kosten, wenn Sie von ISDN auf eine Cloud-Telefonanlage umsteigen. Diesen Vorteil behalten Sie auch, wenn Sie auf ein VoIP-Fax umsteigen. 

Im Gegensatz zur Kommunikation mit dem Fax gehen dabei einige Datenpakete verloren – doch das ist kein Grund zur Sorge. Die Qualität der Kommunikation leidet in der Regel nicht darunter, wenn ein paar Datenpakete nicht ankommen und moderne Verschlüsselungstechnologien sorgen für Datensicherheit. Die Komprimierung der Datenpakete macht schnelle Unterhaltungen in Echtzeit und mit vielen Teilnehmern möglich und die IP-Telefonie damit gegenüber der Kommunikation per ISDN überlegen.

Warum muss ich ein Fax auf VoIP umstellen?

Aufgrund des sicheren Versands – Dokumente können nach dem Versand nicht mehr bearbeitet werden – war und ist das Fax ein fester Bestandteil der Kommunikation vieler Unternehmen. Doch mit der Abschaltung des ISDN-Festnetzes muss eine Alternative her. Auf der Suche nach einer passenden Alternative haben Sie die Wahl, Ihre Kommunikation und den Versand eingeschriebener Briefe über andere Methoden abzuwickeln, oder Ihr Fax VoIP-tauglich zu machen. Da zweiteres mit deutlich weniger Aufwand verbunden ist, entscheiden sich viele Unternehmen – zumindest vorübergehend – dafür, ein VoIP-Fax zu installieren. 

Wie richte ich ein VoIP-Fax ein?

Leider ist es mit dem Anschließen Ihres Faxes an das Internet nicht getan. Da es beim Faxen per Internet zwangsläufig zum Verlust von Datenpaketen kommt und Faxe diesbezüglich sehr sensibel konzipiert sind, bricht dabei der Faxversand leicht ab. Doch es gibt Möglichkeiten, mit denen Sie Ihr VoIP-Fax sicher zum Laufen bringen:

• Nutzen Sie einen analogen Telefon-Adapter (ATA). Faxgeräte haben üblicherweise eine analoge Schnittstelle. Um diese mit dem Internet zu verbinden, schließen Sie sowohl den analogen Telefonanschluss ihres Faxes, als auch Ihr lokales Netzwerk (per LAN-Kabel) an den ATA an. Danach müssen Sie den ATA konfigurieren – bei einigen Anbietern geschieht das automatisch. Jetzt werden Ihre Dokumente über Ihren IP-Anbieter online an den Empfänger gesandt.

• Wählen Sie einen T38-fähigen Adapter und IP-Telefonie-Anbieter. Wichtig ist, dass sowohl Ihr ATA, als auch Ihr IP-Telefonie-Anbieter das T38-Protokoll unterstützen. Das T38-Protokoll sorgt dafür, dass Ihr VoIP-Fax reibungslos über das Internet Dokumente verschicken kann. Das T38-Protokoll ist ein technischer Standard, speziell für VoIP-Faxe, der Verzögerungen und Datenverluste beim Datenversand ausgleicht. Sind Ihr Adapter und Ihr VoIP-Anbieter T38-kompatibel, können Sie Dokumente ohne Abbruch über das Internet faxen.  

• Kommt es weiterhin zu Abbrüchen, setzen Sie die Faxgeschwindigkeit herab. Haben Sie gerade mit einer langsamen Internetverbindungen zu kämpfen oder ist das Faxgerät des Empfängers nicht vollständig an VoIP angepasst, setzen Sie die Faxgeschwindigkeit auf 9.600 bps herunter. Dadurch senken Sie die Fehlerquote, dafür dauert die Übertragung des Dokuments ein wenig länger.

• Deaktivieren Sie den “Error Correction Mode “ (ECM). Der ECM unterteilt versandte Daten in Blöcke und sorgt dafür, dass unvollständige Datenblöcke erneut versandt werden. Da es beim Versand über IP immer wieder zu Datenverlusten kommt, kann das dafür sorgen, dass Ihr Dokument gar nicht beim Empfänger landet. Deaktivieren Sie den ECM, umgehen Sie auch diese Hürde.

Gibt es eine Alternative die fürs Homeoffice kompatibel ist?

Wie Sie sehen, gibt es einiges zu beachten, wenn Sie Ihr Fax zu einem VoIP-Fax konvertieren möchten. Selbst wenn Ihr VoIP-Fax reibungslos läuft, können Ihre Mitarbeiter nicht darauf zugreifen, wenn sie sich im Homeoffice befinden. In diesem Fall können Sie auf eine E-Fax-Lösung umstellen. 

Ein E-Fax funktioniert ortsunabhängig und kann mit verschiedenen Geräten bedient werden. Sie brauchen lediglich ein Gerät mit einer Internetverbindung und müssen bei einem entsprechenden Anbieter einen Account anlegen. Ihr Fax wird dann über das Internet an Ihren Empfänger versandt und Sie erhalten Dokumente per PDF auf Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone.

Dieses papierlose Fax ist ideal für die Arbeit im Homeoffice geeignet und erlaubt ebenfalls einen raschen Umstieg auf ein internetbasiertes Fax, das reibungslos funktioniert. Das Online- und E-Fax lassen sich besonders gut in Ihr All-IP-Office integrieren. Telefonieren Ihre Agenten beispielsweise gerade mit einem Kunden, können sie noch während des Telefonats bequem ein Dokument an ihn senden.

Welche modernen Alternativen Fax gibt es,  die einfacher mit VoIP funktionieren?

Dank moderner Kommunikationsmöglichkeiten können Sie Ihr Fax auch ganz ersetzen. Je nachdem, welche Aufgabe Ihr Fax bisher erfüllt hat, können Sie auf verschlüsselte E-Mails (z.B. wenn Sie Bestellungen aufgeben), Messenger (z.B. beim Kundensupport) oder Cloud-Lösungen (z.B. eine Cloud-Telefonanlage zur Kommunikation mit Kunden und Prospects) umsteigen. Wenn Sie sich für eine Cloud-Telefonanlage entscheiden, können Sie Funktionen und CRM-Tools integrieren, die Ihnen einiges an Papierkram und manueller Arbeit abnehmen, sowie Ihre Kommunikation vereinfachen. 

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Veröffentlicht am 12. März 2021.