Virtuelle Telefonanlage: Alles, was Sie wissen sollten

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

Einfach einzurichten. Einfach zu benutzen. Leistungsstarke Integrationen.

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 Virtuellen Telefonanlagen gehört die Zukunft. Genau genommen auch schon die Gegenwart. Denn aufgrund der Corona-Pandemie sind Unternehmen dazu gezwungen, schon jetzt einen Großteil ihrer Arbeitsprozessen zu digitalisieren. Aber da erzählen wir Ihnen nichts Neues. Was allerdings für viele Unternehmen neu ist, ist das Telefonieren über ein virtuelles Telefonsystem.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über eine virtuelle Telefonanlage wissen müssen: Was eine virtuelle Telefonanlage ist, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie bringt und vieles mehr!

Was sind virtuelle Telefonanlagen?

Eine virtuelle Telefonanlage ist ein System, mit dem Sie Gespräche über das Internet führen können. Im Gegensatz zu einer klassischen, lokalen Telefonanlage kommt ein virtuelles Telefonsystem ganz ohne Telefonkabel aus. Bei einer virtuellen Telefonanlage findet die Übertragung von Telefonaten per Software über das Internet statt.

Nutzen Sie ein virtuelles Telefonsystem, befindet sich Ihre Telefonanlage nicht lokal in Ihrem Bürogebäude, sondern im Internet, auf einer Cloud oder als Software auf den PCs Ihrer Mitarbeiter:innen

Läuft Ihr Telefonsystem über das Internet, auf einer Cloud oder auf den PCs, können Sie mit dem Telefon, PC, Laptop, Tablet oder Smartphone telefonieren. Die Technologie, mit der virtuelle Telefonanlagen funktionieren, nennt man VoIP (“Voice over Internet-Protocol”), also “Sprache über Internet-Protokoll”.

Wie funktioniert eine virtuelle Telefonanlage?

Bei der Nutzung einer virtuellen Telefonanlage erfolgt die Übertragung Ihrer Sprachsignale nicht über herkömmliche Telefonkabel. Stattdessen wird Ihre gesprochene Sprache von der VoIP-Software in kleine digitale Datenpakete komprimiert. Diese komprimierten Datenpakete werden dann über das Internet an das Gerät Ihres Gesprächspartners gesendet. Dort werden sie in ihr ursprüngliches analoges Sprachsignal zurückverwandelt und wiedergegeben.

Was brauche ich, um eine virtuelle Telefonanlage nutzen zu können?

Eine physische Telefonanlage ist nicht mehr nötig. Da virtuelle Telefonanlagen über das Internet laufen, brauchen Sie zunächst ein stabiles Breitbandinternet. Eine Upload-Geschwindigkeit von 64 kBit/s ist die Mindestanforderung, damit Ihre Teams problemlos und mit guter Qualität telefonieren können. Wenn Sie mehrere Dienste auf einmal über das Internet abwickeln möchten (oder müssen), benötigen Sie eine noch schnellere Internetverbindung.

Bei der Wahl Ihres Internetdienstes sollten Sie außerdem darauf achten, dass Sie über eine Telefondose bzw. per DSL auf Ihr Internet zugreifen können. Router, die beispielsweise per Funk mit dem Netz Ihres Anbieters verbunden sind, sind anfällig für Signalausfälle, die Sie und Ihr Team während eines Gesprächs mit Kund:innen, Prospects und Kolleg:innen überhaupt nicht brauchen können.

Neben einer schnellen DSL-Internetverbindung brauchen Sie einen IP-fähigen Router. Wenn Sie bereits einen Router besitzen, ist dieser höchstwahrscheinlich ausreichend. Sollte Ihr Router schon in die Jahre gekommen sein, können Sie sich ohne Kopfzerbrechen ein neues Gerät besorgen, denn praktisch alle modernen Router sind IP-kompatibel. Dann benötigen Sie noch eine virtuelle Telefonnummer und die cloudbasierte Telefonanlage kann problemlos genutzt werden.

Klassische Telefonanlagen vs. virtuelle Telefonanlagen – der Unterschied

Traditionelle, herkömmliche Telefonanlagen und virtuelle Telefonanlagen unterscheiden sich grundlegend in ihrer Funktionsweise, Flexibilität und den damit verbundenen Vorteilen. Hier sind einige der wesentlichen Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen:

1. Infrastruktur:

• Klassische Telefonanlagen: Nutzen physische Hardware und Verkabelungen.

• Virtuelle Telefonanlagen: Sind softwarebasiert und werden in der Cloud gehostet, ohne Hardware.

2. Skalierbarkeit:

• Klassische Telefonanlagen: Erfordern teure Hardware-Upgrades für Erweiterungen.

• Virtuelle Telefonanlagen: Einfache Skalierbarkeit ohne Hardwareänderungen.

3. Flexibilität:

• Klassische Telefonanlagen: Einstellungsänderungen erfordern oft Technikereinsatz.

• Virtuelle Telefonanlagen: Benutzerfreundliche Konfiguration mit Echtzeitänderungen.

4. Kosten:

• Klassische Telefonanlagen: Höhere Anschaffungs- und Betriebskosten.

• Virtuelle Telefonanlagen: Kosteneffizienter, oft Abonnementbasis.

5. Standortunabhängigkeit:

• Klassische Telefonanlagen: Standortgebunden.

• Virtuelle Telefonanlagen: Standortunabhängig, ermöglichen Remote-Arbeit.

6. Funktionen und Integration:

• Klassische Telefonanlagen: Begrenzte Integration.

• Virtuelle Telefonanlagen: Breite Funktionspalette, Integration mit Softwarelösungen.

Welche Vorteile bieten virtuelle Telefonanlagen für Unternehmen?

Ist Ihr Telefonsystem nicht mehr an einen Ort gebunden, kommt Ihnen die neue Flexibilität gleich mehrfach zugute. Außerdem haben Sie völlig neue Möglichkeiten, Ihre Gespräche zu sichern, den Arbeitsalltag Ihrer Teams zu erleichtern und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter:innen zu steigern, wenn Sie über virtuelle Telefone kommunizieren. Sehen wir uns die wichtigsten Vorteile virtueller Telefonanlagen für Ihre Sales-, Support- und IT-Teams genauer an:

Arbeiten im Homeoffice leicht gemacht

Stellen Sie sich vor, dass sich Ihre Kolleg:innen per Smartphone, PC, Laptop oder Tablet in Ihr Telefonsystem einloggen können, sofern sie Zugang zum Internet haben. Dadurch können Sie nicht nur Geräteausfälle kinderleicht kompensieren. Ihr Team kann ins Homeoffice wechseln – und wieder zurück. Und da Ihre Mitarbeiter:innen durch IP-fähige Endgeräte auch Zuhause über die firmeneigene Leitung telefonieren können, erleben Verkaufs-, Kunden- und Teamgespräche keinen Qualitätsverlust und IT-Experten halten Ihren Workflow aufrecht.

Bei manchen VoIP-Anbietern können Sie in Echtzeit sehen, mit wem Ihre Mitarbeiter:innen gerade telefonieren, wer gerade Pause macht und welche weiteren Aufgaben für Ihre Mitarbeiter:innen anstehen. Per Whisper-Funktion können Sie sich sogar diskret zu Gesprächen Ihrer Mitarbeiter:innen zuschalten, was beim Coaching neuer Kolleg:innen besonders nützlich ist.

Eine cloudbasierte Telefonanlage ermöglicht es Ihren Mitarbeiter:innen, Familienleben und Beruf zu vereinbaren. Viele Menschen arbeiten sogar produktiver, wenn sie sich im Homeoffice befinden.

Teams im Handumdrehen skalieren

Die Flexibilität der modernen Telefonanlagen hört nicht bei der Wahl des Arbeitsortes Ihrer Mitarbeiter:innen auf. Wenn Ihr Callcenter bisher über das Festnetz telefoniert hat und Sie neue Mitarbeiter:innen einstellen wollten, mussten Sie allerlei neues Gerät beschaffen und einen Platz für Ihre Neuerwerbungen finden. Nutzen Sie jetzt eine virtuelle Telefonanlage, können Sie Ihre Teams mit wenigen Klicks skalieren.

Um neue Mitarbeiter:innen zu Ihrem internetbasierten Telefonsystem hinzuzufügen, richten Sie auf der Software Ihres Anbieters einfach neue Nutzer ein und geben die Zugangsdaten an Ihre Neuankömmlinge weiter. Diese können sich dann über ein Gerät ihrer Wahl in Ihr Telefonsystem einloggen und gleich mit der Arbeit beginnen. Die Arbeit Ihrer Mitarbeiter:innen kann – dank automatischer Gesprächsaufnahmen – zu Coaching-Zwecken oder für Qualitätskontrollen genutzt werden.

Ihre Teams zu skalieren ist nicht nur schnell erledigt, Sie sparen auch viel Geld und Platz, wenn Ihr Callcenter virtuelle Telefonsysteme nutzt. Ihre neuen Mitarbeiter:innen können problemlos im Homeoffice arbeiten. Haben Sie Ihr Sales-, Support- und IT-Teams lieber an einem Fleck, brauchen Sie keine Telefonkabel und andere platzraubende Geräte und haben mehr Platz für Ihre Mitarbeiter:innen.

Deutlich mehr Arbeit in derselben Zeit erledigen

Ein weiterer Vorteil: Wenn Sie Ihre Teams bei der Arbeit beobachten – und wenn Sie eine analoge Telefonanlage in Ihrem Betrieb nutzen – ist Ihnen vermutlich aufgefallen, dass Ihre Agent:innen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Vor- und Nachbereitung von Telefonaten verbringen. Hier geht viel wertvolle Zeit verloren.

Bei virtuellen Telefonanlagen können Sie Ihre CRMs, Helpdesks und andere nützliche Tools in Ihre Callcenter-Software integrieren. So haben Ihre Sales-, Support- und IT-Teams alle wichtigen Informationen auf einen Blick vor sich, während und bevor sie mit Kund:innen oder Prospects sprechen.

Diese Informationen werden dank CRMs wie Salesforce oder HubSpot teilweise automatisch ausgefüllt oder können – von Ihren Agent:innen – mit wenigen Klicks bearbeitet werden. So sparen Ihre Mitarbeiter:innen enorm viel Zeit bei der Erfüllung ihrer Dokumentationsaufgaben und können mehr Zeit damit verbringen, wichtige Telefonate zu führen. Und wartet ein/e anrufende Kund:in doch einmal auf einen freien Mitarbeiter, kann er dank intelligenter Anrufverteilung direkt mit dem passenden Agen:innen verbunden werden.

Wie sicher sind virtuelle Telefonanlagen?

Wie sieht es mit der Sicherheit der Gespräche aus, die Ihre Agent:innen führen? Sind empfindliche Kunden- und Unternehmensdaten sicher, wenn Sie über eine virtuelle Telefonanlage telefonieren? Tatsächlich bieten Sie Angreifern eine größere Angriffsfläche, wenn Sie Ihr Telefonsystem ins Internet verlagern. Ein in diesem Beitrag noch nicht genannter Vorteil des Internets ist aber, dass Sie jede Phase Ihrer Business-Telefonate verschlüsseln können:

• Mit einer Firewall schützen Sie Ihre Telefonsoftware vor Malware.

• Die kleinen Datenpakete (die Ihre Sprachsignale beinhalten) können Sie per SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) verschlüsseln.

• Über einen VPN-Server verschlüsseln Sie die Verbindung, über die Ihre komprimierten Tonsignale transportiert werden.

• Ein SBC (Session Border Controller) verhindert, dass Ihr Telefonsystem von unerwünschten Massenanrufen lahmgelegt wird.

Was kostet eine virtuelle Telefonanlage?

Der Kostenpunkt von virtuellen Telefonanlagen hängt vom Anbieter und Ihrem Bedarf ab. Je nachdem, welche Anforderungen Sie an Ihre Telefonanlage haben (unlimitierte ausgehende Anrufe, Integration bestimmter Funktionen etc.) und wie viele Mitarbeiter:innen über Ihre Telefonanlage telefonieren werden, gestaltet sich der Preis für ein internetbasiertes Telefonsystem unterschiedlich.

Die meisten VoIP-Provider arbeiten mit Festpreisen pro angemeldeten User bzw. Flat-Tarifen für die einzelnen Minutenpreise für Anrufe im Fest- und Mobilnetz. Vor allem für Unternehmen, die mit vielen virtuellen Rufnummern arbeiten und regelmäßig ins Ausland telefonieren, können klassische Flatrates wesentlich günstiger ausfallen als eine lokale Telefonanlage mit ISDN-Anschluss. Häufig können Sie in diesen Tarifen auch eine bestimmte Anzahl an Nummern kostenlos hinzufügen.

Wenn sich Unternehmen für virtuelle Telefonanlagen entscheiden, die in der Cloud gehostet werden, entfallen zudem die Anschaffungs- und Wartungskosten von lokaler Hardware. Stattdessen können die Smartphones und Laptops der Mitarbeiter:innen als VoIP-Telefone dienen, was nicht nur kosteneffizient ist, sondern auch wertvolle Einrichtungszeit spart.

Ob Sie nun auf die Cloud-Telefonie setzen oder eine lokale IP-Telefonanlage einrichten, in jedem Fall sollten Sie bei der Wahl des passenden VoIP-Anbieters neben dem Preis-Leistungs-Verhältnis noch einige weitere Faktoren beachten.

So finden Sie den passenden Anbieter für virtuelle Telefonanlagen

Im Idealfall ist die Wahl eines geeigneten VoIP-Anbieters eine Entscheidung, die Sie nur einmal treffen. Denn Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die sich flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst und langfristig mit Ihnen wächst.

Damit das geschehen kann, sollten Sie nicht direkt den erstbesten Provider beauftragen, der einen guten Eindruck macht. Nehmen Sie sich stattdessen lieber die Zeit, verschiedene VoIP-Anbieter ausführlich zu testen und hinsichtlich mehrerer Kriterien zu prüfen:

Flexibilität

Eine große Stärke von virtuellen Telefonanlagen ist deren Flexibilität. Bringen Sie in Erfahrung, wie dynamisch einzelne Anbieter auf Ihre Anforderungen eingehen können. Werden verschiedene Geschäftsmodelle angeboten, die je nach Umfang der in Anspruch genommenen Leistung skaliert werden können? Lassen sich beispielsweise einzelne User oder Rufnummern je nach Bedarf problemlos an- und abmelden, ohne dass dabei  wertvolle Zeit des Tagesgeschäfts verloren geht?

Support

Auch wenn Sie diesen Punkt wahrscheinlich selbst nur zu genau kennen, sollte er an dieser Stelle dennoch einmal erwähnt werden: Ein Unternehmen ist nur so gut wie sein Kundensupport. Achten Sie deshalb von Anfang an auf die Art der Betreuung, die Ihnen ein VoIP-Anbieter bietet.

Berät ein Ansprechpartner Sie persönlich und geht dabei ausführlich auf Ihre Fragen ein? Verlieren Sie wertvolle Zeit in Warteschleifen bzw. beim Warten auf einen Rückruf? Können Sie das Produkt unverbindlich vorab testen? All diese Faktoren zeigen Ihnen, ob Sie bei einer langfristigen Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Support rechnen können.

Sicherheit

Ein weiterer wichtiger, wenn nicht sogar mitunter der wichtigste Faktor bei der Wahl eines passenden Anbieters für virtuelle Telefonanlagen ist die Sicherheit. Hält sich der Provider an europäische Gesetze und Richtlinien für den Datenschutz? Befinden sich seine Serverstandorte in Deutschland oder im Ausland? Welche anderen Sicherheitsmaßnahmen, wie beispielsweise Firewalls oder Verschlüsselungen, kommen zum Einsatz?

Zum Thema der Sicherheit gehört auch eine Garantie der Zuverlässigkeit der Dienstleistungen. Informieren Sie sich, ob die angebotene IP-Telefonanlage redundant und ausfallsicher ist, sodass Sie vor unnötigen Störungen geschützt sind.

Funktionen

Neben der Telefonie als eigentlichen Zweck bieten virtuelle Telefonanlagen zahlreiche nützliche Funktionen und Integrationen gegenüber einer herkömmlichen Telefonanlage. Hierzu zählen beispielsweise Features wie das Einrichten von IVR-Sprachmenüs oder die Aufzeichnung von Anrufen. Allerdings sind diese Optionen nicht bei allen VoIP-Anbietern von Anfang an inbegriffen, sondern werden als Add-Ons zu den Telefontarifen angeboten. Prüfen Sie daher vor einem Abschluss, ob ein Provider Ihnen die gewünschten Funktionen bieten kann und zu welchem Preis.

Warum ist die Umstellung von Vorteil?

Mehr Flexibilität, gesteigerte Produktivität und verlässliche Sicherheit sind zeitlose Vorteile eines virtuellen Telefons. Durch den Zuwachs an Hybrid- und Remote-Optirtuelle Lösungen derzeit besonders gefragt. Mit digitalen Tools – wie einer virtuellen Telefonanlage – können Unternehmen besser auf die aktuellen Herausforderungen reagieren. In vielen Fällen entscheidet die Flexibilität des Unternehmens sogar über das Überleben des Betriebs.

Darüber hinaus ist die Umstellung auf All-IP (die komplette Durchführung von Kommunikationsprozessen per Telefon, Fax und Co. über das Internet) seit der endgültigen Abschaltung des ISDN-Festnetzes 2022 abgeschlossen. Jedes Unternehmen ist seither von einer klassischen Telefonanlage auf die virtuelle Telefonie umgestiegen.

Der Wechsel zur virtuellen Telefonie war weniger kompliziert, als viele Organisationen vermutet hatten. Vor allem bei einer Cloud-basierten Lösung war der Wechsel verhältnismäßig leicht und schnell umzusetzen.

Aircalls virtuelle Telefonanlage

Mit der virtuellen Telefonanlage von Aircall nutzen Sie alle Vorteile eines internetbasierten Telefonsystems:

• Ihre Mitarbeiter:innen können auch in Krisenzeiten flexibel arbeiten.

• Alle Gespräche Ihrer Mitarbeiter:innen, sowie Kunden- und Unternehmensdaten sind verlässlich abgesichert.

• Die laufenden Kosten virtueller Telefonie sind überschaubar

• Mit der Integration Ihrer CRMs, Helpdesks und vielen anderen Tools sowie notwendigen Funktionen, haben Ihre Mitarbeiter:innen mehr Zeit für wichtige Gespräche mit Kund:innen, Prospects und Kolleg:innen.

• Ihre virtuelle Telefonanlage ist in wenigen Minuten eingerichtet.

• Sie können Ihre Teams im Handumdrehen hinzufügen und skalieren.

• Sie haben ein verlässliches virtuelles Telefonsystem, mit dem Ihnen der Umstieg auf All-IP spielend einfach gelingt.

Sie möchten eine virtuelle Telefonanlage nutzen, die flexibel, leicht skalierbar und sicher ist? Dann testen Sie Aircall jetzt 7 Tage lang kostenlos!

Veröffentlicht am 28. September 2022.