Virtuelle Telefonnummer - wie sie funktioniert & welche Vorteile sie bietet

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

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Dieser Beitrag wurde am 8. März 2021 veröffentlicht und seither aktualisiert.

Die Möglichkeiten im herkömmlichen ISDN-Telefonnetz waren stark begrenzt. Wenn Sie eine Rufnummer mit deutscher Landesvorwahl nutzen wollten, war ein Telefonanschluss in Deutschland notwendig. 

Genauso war es bei Rufnummern mit Städtevorwahl. Wenn Sie Ihren Betrieb in mehreren Städten vertreten haben wollten, benötigten Sie einen Anschluss in jeder dieser Städte. Anrufe ins Ausland waren nicht nur teuer, sondern auch von schlechter Qualität.

Bei einer virtuellen Rufnummer gibt es diese Einschränkungen nicht. Ganz im Gegensatz bietet sie Ihnen sogar viele Vorteile. Wir zeigen Ihnen die Vorteile der Internettelefonie auf und erklären, wie virtuelle Rufnummern die Präsenz Ihres Unternehmens stärken und zusätzlich Kosten einsparen.

Was ist eine virtuelle Telefonnummer und wie funktioniert sie?

Eine virtuelle Telefonnummer kann man auch als Online-Rufnummer bezeichnen, da sie über das Internet funktioniert.

Das bedeutet, Sie benötigen keinen Anschluss über eine Telefondose und endlose Meter Kabel, um erreichbar zu sein. Stattdessen erfolgt Ihre Kommunikation über Voice over IP (VoIP), indem Ihre Gespräche nicht mehr über die herkömmliche Telefonleitung laufen, sondern über das Internet.

Bei dieser Internettelefonie werden Sprachsignale in digitale Daten umgewandelt und über das IP-Netz versendet. Im Grunde verlagern sich also sowohl die Rufnummern als auch die Inhalte von Gesprächen aus dem klassischen Fernsprechnetz zunehmend ins Internet.

Die VoIP-Rufnummer ist dabei auf einem Server hinterlegt, wo ihr eine IP-Adresse zugeordnet wird. Dort ist sie jederzeit abrufbar, unabhängig von dem Standort, an dem Sie sich zum Zeitpunkt eingehender und ausgehender Telefonate befinden.

Wenn Sie virtuelle Telefonnummern nutzen wollen, so reichen hierfür bereits eine stabile Internetverbindung und ein passender VoIP-Anbieter aus. Mit diesem Setup können Sie entweder über ein VoIP-Telefon oder, im Falle einer Cloud-basierten VoIP-Lösung, auch mit Ihrem Smartphone oder Laptop Anrufe tätigen und empfangen.

Das spart nicht nur Kosten bei der Infrastruktur, da Zentralen, Telefonstationen und unnötige Hardware wegfallen. Die Internettelefonie bietet außerdem innovative Funktionen, wie beispielsweise die Integration in CRM- und Helpdesk-Systeme. Es wundert also nicht, dass selbst die großen Telefonanbieter ihren Fokus auf All-IP legen und das ISDN-Netz bis zum Jahr 2022 komplett abschalten wollen. All-IP hebt die Trennung zwischen analoger und digitaler Kommunikationstechnik auf und vereint die Übertragung von Telefonie, Mobilfunk, Fernsehen, Fax und Internet im IP-Netzwerk.

Virtuelle Telefonnummern nutzen also das Internet anstelle eines herkömmlichen Telefonanschlusses. Ihre virtuelle Rufnummer ist jederzeit abrufbar, sodass Sie vollkommen unabhängig vom Standort Ihres Unternehmens für Kunden erreichbar sind. Internettelefonie bietet Ihnen innovative Funktionen und sind ganz klar die Zukunft der Telefonie.

Welche Arten von virtuellen Telefonnummern gibt es?

Genauso wie im klassischen Mobil- und Festnetz verschiedene Arten von Rufnummern existieren, dienen auch virtuelle Rufnummern unterschiedlichen Zwecken.

Das gewohnte System der Telefonnummern wird dabei übernommen. Das heißt Orts-, Länder- und Sondervorwahlen sind bei virtuellen Rufnummern genauso aufgebaut, wie bei der klassischen Telefonie mit lokalen Anschlüssen. Ein Kunde erkennt also anhand Ihrer Anschlussnummer nicht, dass Ihr Unternehmen über das Internet und nicht analog telefoniert. 

Jedoch sollten Sie bei der Wahl Ihres VoIP-Anbieters darauf achten, welche Arten von virtuellen Rufnummern dieser anbietet. Mit Aircalls cloud-basiertem Telefonsystem haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Festnetznummern – Innerhalb Deutschlands können Sie bei Vorlage entsprechender Dokumentation eine beliebige Ortsvorwahl für Ihre Telefonnummern wählen. Auf diese Weise können Sie regional präsent sein, ohne tatsächlich über eine Zweigstelle vor Ort zu verfügen.
  

• Internationale Rufnummern – Ihr Unternehmen soll eine Niederlassung in Los Angeles erhalten, aber Mitarbeiter in Deutschland wollen diese Anrufe beantworten? Mit Aircall können Sie lokale Nummern in über 100 Ländern weltweit buchen. Das funktioniert kinderleicht und gilt für eingehende wie ausgehende Anrufe. Dank günstiger Tarife haben weder Sie noch Ihre Kunden hohe Kosten bei Auslandsgesprächen.
  

• Kostenlose Telefonnummern – Sie möchten Ihren Kunden die Option anbieten, Sie gratis anrufen zu können? Mit VoIP-Anbietern wie Aircall können Sie problemlos gebührenfreie Telefonnummern wie 800, 833, 844, 855, 866, 877 und 888 Nummern erstellen und sind dadurch kostenlos erreichbar.
  

• Sondernummern – Sie können personalisierte Servicenummern und Sondernummern wie beispielsweise Vanity Rufnummern einrichten. Bei diesen Wortwahl-Rufnummern werden den einzelnen Ziffern Buchstaben zugeordnet, sodass sie ein Wort ergeben und leichter einzuprägen sind. Die Zifferntaste “2” auf dem Telefon steht dabei für die Buchstaben “A, B,C” und das Alphabet wird nach dem gleichen Schema bis zur Zifferntaste “9” fortgesetzt. Solch eine Vanity Nummer könnte zum Beispiel 833-63437, also 833-MEIER sein.

Zusätzlich lassen sich virtuelle Telefonnummern individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Zum Beispiel ist eine Mitnahme Ihrer bestehenden Rufnummer möglich, sodass Sie über diese zukünftig online telefonieren können. Weiterhin können Sie für Ihren VoIP-Anschluss ein Sprachmenü (IVR) einrichten, um Kunden direkt an den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen weiterzuleiten.

Sie sehen, auch wenn virtuelle Rufnummern genauso aufgebaut werden wie klassische Telefonnummern, bieten Sie Ihrem Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Welche das im Detail sind, lesen Sie im nächsten Abschnitt.

Die Vorteile einer virtuellen Telefonnummer

Es kann sich aus verschiedenen Gründen für Sie lohnen, Ihr Unternehmen mit VoIP-Rufnummern auszustatten:

• Regionale und globale Präsenz – Dank preiswerter nationaler und internationaler Nummern können Ihre Mitarbeiter sowohl in Deutschland als auch im Ausland unter lokalen Bedingungen telefonieren, ohne dabei vor Ort sein zu müssen.
  

• Vertrauen gewinnen – Die Hemmschwelle, einen Anruf mit einer unbekannten oder internationalen Vorwahl anzunehmen bzw. diese Nummer selbst zu wählen, ist bei Kunden oft hoch. Erhöhen Sie den Erfolg von telefonischen Berührungspunkten zu Kunden, indem Sie unter einer lokalen Rufnummer erreichbar sind. Egal, wo auf der Welt Ihr Unternehmen tatsächlich niedergelassen ist.
  

• Hohe Flexibilität – Sie können Ihre Telefonie jederzeit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens anpassen. Neue Anschlüsse für Mitarbeiter lassen sich in Sekundenschnelle einrichten. Wenn Sie den Firmensitz wechseln, können Sie Ihre virtuellen Telefonnummern am neuen Standort ohne Unterbrechungen weiter verwenden.
  

• Schlankes Setup – Dank der Cloud-basierten VoIP-Technologie von Aircall können Sie Ihre Online-Rufnummer bequem über Ihren Laptop oder Ihr Smartphone nutzen. Dadurch sparen Sie unnötige Hardware und nervige Kabelei.
  

• Mehr Sicherheit – Halten Sie Geschäftsabläufe auch bei herausfordernden Bedingungen dynamisch. Ihre Mitarbeiter können standortunabhängig, also auch aus dem Homeoffice, mit Kunden telefonieren.
  Durch intelligente Firewalls und Verschlüsselungstechnologien sind bei einer virtuellen Telefonanlage auch sensible Firmen- und Kundendaten zuverlässig gesichert.
  

• Mehr Produktivität für Remote-Teams – Wenn Mitarbeiter nicht im gleichen Büro sitzen und Aufgaben in den virtuellen Raum verlegt werden, benötigt es passende technische Lösungen für reibungslose Kommunikation. VoIP-Rufnummern stellen nicht nur die stetige Erreichbarkeit Ihrer Remote-Teams sicher, sie lassen sich zudem auch mit wertvollen Funktionen und Integrationen verknüpfen. Dazu gehört zum Beispiel eine Einbindung in Callcenter-Software sowie CRM- und Helpdesk-Systeme.

• Effektivere Arbeitsprozesse - sparen Sie Ihren Sales-, Support- und IT-Teams Zeit und Aufwand. Indem sie alle relevanten Kunden- und Prospect-Informationen auf einen Blick vor sich haben. So wird die Dokumentation automatisiert und Ihre Mitarbeiter können gezielter auf ihre Gesprächspartner eingehen.
  

• Geringere Kosten – Im Vergleich zur klassischen Telefonie ist eine VoIP-Telefonanlage nicht nur im Unterhalt, sondern auch in ihren Tarifen günstiger.

Sie sehen also, eine VoIP Telefonanlage in Kombination mit einer virtuellen Rufnummer bietet vielzählige Vorteile für Ihr Unternehmen, Ihre Kunden, und Ihre Mitarbeiter. 

So erhalten Sie eine virtuelle Telefonnummer in Deutschland

Wenn Sie die Vorteile von virtuellen Telefonnummern auch in Ihrem Unternehmen genießen möchten, ist das bereits in wenigen Minuten umsetzbar.

Für den Wechsel zur IP-Telefonie benötigen Sie eine schnelle und stabile Internetverbindung, einen IP-fähigen Router und einen verlässlichen VoIP-Anbieter, der das passende Angebot für Ihre Bedürfnisse bietet. Im Falle einer Cloud-basierten VoIP-Telefonanlage wie Aircall dauert die Einrichtung nur wenige Minuten.

Die einzelnen Schritte sind dabei wie folgt:

• Das Setup der Software auf allen gewünschten Telefonen bzw. Rechnern sowie die Anmeldung Ihres Unternehmens für den gewünschten Tarif.

• Nun erfolgt die Einrichtung Ihres Firmen-Accounts. Das heißt, Sie verwalten die Nutzerkonten Ihrer Mitarbeiter, richten die gewünschten virtuellen Rufnummern ein und legen Zugangsdaten fest.

• Hier legen Sie auch fest, ob Sie Ihre vorhandenen Telefonnummern nutzen möchten, was Sie mithilfe einer Rufnummernportierung einfach umsetzen können.

• Nun legen Sie fest, wie eingehende und ausgehende Anrufe weitergeleitet werden sollen. Außerdem können Sie Mailboxen und Sprachmenüs einschalten sowie Warteschleifen und Öffnungszeiten festlegen.

• Sofern gewünscht, können Sie anschließend Ihre Online-Telefonnummern mit Ihren wichtigsten Tools wie Helpdesk, CRM und anderen Programmen für den Kundenservice verknüpfen.

Durch die benutzerfreundliche Gestaltung kann dieser Prozess mit Leichtigkeit von Ihnen und Ihren Mitarbeitern realisiert werden, ohne dass Sie dafür viel Zeit oder Ressourcen für Schulungen brauchen. Sollten doch Fragen aufkommen, stehen Ihnen beim Onboarding und auch im weiteren Verlauf die Aircall Experten selbstverständlich als verlässliche Ansprechpartner zur Verfügung.

Testen Sie die vielfältigen Möglichkeiten der Integration einer VoIP-Telefonanlage in Ihrem Unternehmen mit Aircall jetzt 7 Tage lang kostenlos!

FAQs:

Was kostet eine virtuelle Telefonnummer?    
Diese Frage ist pauschal nicht zu beantworten, da die Kosten von Ihren Anforderungen und dem gewünschten Tarif abhängen. Am besten testen Sie die Cloud-Telefonie von Aircall 7 Tage lang kostenlos. In einem persönlichen Beratungsgespräch können wir auf Ihre individuellen Bedürfnisse eingehen und dadurch die Kosten bestimmen.

Wie funktioniert eine virtuelle Telefonnummer?     
Bei einer virtuellen Rufnummer werden Anrufe über das Internet getätigt. Sie brauchen dafür keinen herkömmlichen Telefonanschluss. Alle Sprachdaten werden in kleinen Paketen über die Voice over IP- Technologie übertragen.

Wie bekomme ich eine virtuelle Telefonnummer?   
Sie benötigen eine stabile Internetverbindung. Bei Aircall dauert die Einrichtung Ihrer virtuellen Rufnummer nur wenige Minuten.

Zunächst richten Sie die Software auf allen gewünschten Telefonen und Computern ein und wählen den gewünschten Tarif. Anschließend richten Sie einen Firmen-Account ein, über den Sie die Nutzerkonten Ihrer Mitarbeiter verwalten, virtuelle Rufnummern einrichten und Zugangsdaten festlegen.

Sie können entscheiden, ob Sie Ihre vorhandenen Telefonnummern behalten möchten, was durch eine Rufnummernportierung einfach umsetzbar ist.

Der gesamte Prozess ist schnell und kosteneffizient. Aircall als Anbieter steht Ihnen selbstverständlich auch bei der Implementierung zur Seite.

Veröffentlicht am 17. Mai 2023.