Wie sicher ist das Telefonieren über die Cloud?

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In den letzten Monaten sind immer mehr Unternehmen mit der Internet-Telefonie in Berührung gekommen. Der akute Bedarf für eine verlässliche Telefonlösung im Homeoffice und die im Jahr 2022 kommende Abschaltung des ISDN-Festnetzes haben die bisher langsame Digitalisierung von Business-Telefonsystemen im deutschsprachigen Raum beschleunigt. Aber wie sicher ist es eigentlich, wenn Ihre Teams künftig nicht mehr mit dem Festnetz, sondern über die Cloud telefonieren?

Quick links

• Wie funktioniert ein Cloud-Telefon?

• Was spricht für das Telefonieren über die Cloud?

  • Geringere Kosten mit Internet-Telefonie

  • VoIP-Software erleichtert mobiles Arbeiten

  • Mehr Produktivität und Information Ihrer Mitarbeiter mit VoIP

• Wie steht es um die Sicherheit beim Telefonieren über die Cloud?

  • Welchen Gefahren sind Cloud-basierte Telefonsysteme ausgesetzt?

  • Moderne Technologie als Schutz für Ihre Daten

• Wie richtet man ein sicheres Cloud-Telefon ein?

Wie funktioniert ein Cloud-Telefon?

Mit einem Cloud-Telefon telefonieren Sie im Internet über einen Dienst, der auf einer Cloud gehostet wird. Sie brauchen keine Telefonkabel, können Ihre Gespräche mit einem Smartphone, Tablet oder Laptop führen und Ihr Telefonsystem wird sicher auf einer Cloud aufbewahrt. Beim Telefonieren nimmt Ihr Gerät Ihre Sprachsignale auf und konvertiert sie zu kleinen Datenpaketen. Diese Datenpakete, auch Sprachpakete genannt, werden dann von Ihrem Laptop oder Smartphone über das Internet an das Gerät Ihres Gesprächspartners geschickt, wieder zusammengefügt und per Lautsprecher wiedergegeben. Die VoIP-Telefonie (Voice Over Internet-Protocol) basiert auf dem selben Prinzip, kann im Gegensatz zum Cloud-Telefon aber auch lokal installiert werden.

Die Übertragung von Sprachsignalen über das Internet gelingt deutlich schneller als bei ISDN-Telefonleitungen, da sie als kleine Pakete über das Internet schneller transportiert und anschließend vom empfangenden Gerät wiedergegeben werden.

Was spricht für das Telefonieren über die Cloud?

Damit wären wir schon bei den Vorteilen der Cloud-Telefonie. Die Übertragung von Sprachsignalen über das Internet bietet Ihnen Möglichkeiten, die Sie mit einem analogen Telefonsystem nicht haben. Die Überlegenheit der Internet-Telefonie gegenüber analogen Telefonleitungen ist der Grund dafür, dass das herkömmliche ISDN-Festnetz im Jahr 2022 deutschlandweit abgedreht wird. Doch wie zeichnen sich die Vorteile vom Telefonieren über die Cloud aus?

Geringere Kosten mit Internet-Telefonie

Mit einem Cloud-basierten Telefonsystem vermeiden Sie die hohen Preise herkömmlicher Telefondienste, da Ihre Gespräche das Internet als “Telefonnetz” nutzen, wo Sprachsignale per Breitband versandt werden. Ihnen entstehen keine Kosten durch den Anbieter, der auf analoge Leitungen (bspw. aus Kupferdraht) angewiesen ist, die mit ISDN-Telefonaten über große Entfernungen verbunden sind. Aus diesem Grund ist die Kostenersparnis vor allem bei internationalen Gesprächen enorm.

In weiterer Folge brauchen Sie auch keine Telefone und Kabel mehr, da Ihre Teams bequem mit dem Laptop, den sie ohnehin schon für ihre Arbeit benutzen, telefonieren und gleichzeitig Notizen in Ihr CRM eintragen können. Arbeiten Ihre Teams langfristig im Homeoffice, was mit einer flexiblen Technologie wie der Cloud-Telefonie möglich ist, können Sie außerdem Kosten für Räume, Tische und Stühle einsparen.

VoIP-Software erleichtert mobiles Arbeiten

Selbst wenn Sie die Arbeit im Homeoffice nicht als langfristige Lösung für Ihre Agenten überzeugt, profitieren Sie von der Flexibilität eines Cloud-Telefonsystems. Neue Teammitglieder und Arbeitsgeräte sind schon mit wenigen Klicks in Ihr Netzwerk integriert. Wollen Sie Ihre Teams auch in Zeiten nach Corona ganz oder teilweise im Homeoffice arbeiten lassen, haben Sie mit einer VoIP-Software die Möglichkeit, Ihre Teams in Sekundenschnelle zu skalieren oder Ihren Mitarbeitern die Wahl zu lassen, ob Sie lieber im Büro oder daheim arbeiten wollen. Mit dieser Option haben Sie außerdem bei Verhandlungen am Arbeitsmarkt ein Ass im Ärmel.

Mehr Produktivität und Information Ihrer Mitarbeiter mit VoIP

Sie können Ihr Cloud-Telefon mit anderen Cloud-basierten Technologien verknüpfen. Spezielle Lösungen für Ihre Support-, IT- und Sales-Teams helfen Ihrem Team dabei, anstehende Anrufe schneller auszuführen, Kundendaten zu aktualisieren, Anrufe an den passenden Mitarbeiter weiterzuleiten und Kundeninformationen auf einen Blick einsehen zu können. Ihre Manager können sich einen Überblick über die Performance und anstehend Aufgaben Ihrer Teams machen und mit automatisch erzeugten (datenschutzkonformen) Gesprächsaufnahmen und stiller Teilnahme an laufenden Gesprächen, Ihre Mitarbeiter coachen.

Wie steht es um die Sicherheit beim Telefonieren über die Cloud?

Den größten Vorteil einer Umstellung auf ein Cloud-basiertes Telefonsystem liegt beim Thema Sicherheit. Der Umstieg auf ein internetbasiertes System bringt neue Herausforderungen, um die Sie sich am besten kümmern, bevor Sie Ihre neue Telefonanlage in Betrieb nehmen. Glücklicherweise überwiegen die Möglichkeiten, die ein Cloud-Telefon in Sachen Sicherheit bietet, die potenziellen Risiken deutlich.

Welchen Gefahren sind Cloud-basierte Telefonsysteme ausgesetzt?

Wie jede internetbasierte Lösung, bietet auch die Internet-Telefonie Angriffen durch Hackern eine größere Angriffsfläche als ein analoges System. Angriffe auf die VoIP-Sicherheit eines Cloud-Telefons, dienen entweder dazu,  Daten zu entwenden, Ihr Netzwerk lahmzulegen oder Gespräche abzuhören. Schauen wir uns diese Gefahren ein wenig genauer an:

• Denial of Service (DoS): ein automatisiertes Programm versucht mit tausenden, gleichzeitigen Anrufen Ihr Telefon-Netzwerk zu stören oder zu verlangsamen.

• Datendiebstahl: ein Hacker versucht, in Ihr Netzwerk einzudringen um auf sensible Daten wie Zahlungsinformationen oder Passwörter zugreifen zu können.

• Malware: von Hackern ausgesandte Viren, Bots und Trojaner versuchen Daten zu stehlen oder zu vernichten.

Moderne Technologie als Schutz für Ihre Daten

Allein durch die Wahl einer verlässlichen, virtuellen Telefonlösung können Sie ohne zusätzlichen Aufwand verhindern, dass Sie Opfer einer der oben genannten Angriffe werden. Telefonieren Ihre Teams über die Cloud, werden alle Phasen der Datenübertragung – mit der entsprechenden Software – gezielt verschlüsseln:

• Ihr Telefonsystem und Informationen wie Telefonnummern, Kundendaten etc. werden durch eine Firewall geschützt.

• Ein- und ausgehende Anrufe auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter werden per TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt.

• Die Verschlüsselung der Verbindung, über die alle Sprachsignale Ihrer Telefonate übertragen werden, erfolgt per VPN (Virtuelles Privates Netzwerk).

• Datenpakete, die über die – wie Sie jetzt wissen – verschlüsselte VPN-Verbindung übertragen werden, sind per SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) ebenfalls gesichert.

• Und wenn Sie absolute Gewissheit haben wollen, halten Sie virtuelle Team-Meetings innerhalb desselben Netzwerkes, in das kein Hacker eindringen kann.

Wie richtet man ein sicheres Cloud-Telefon ein?

Wenn Sie ein Cloud-basiertes Telefonsystem wie Aircall nutzen, müssen Sie sich nicht selbst um die Integration der oben genannten Sicherheitsmethoden kümmern. Alle oben genannten Sicherheitsmechanismen sind bereits vorhanden und Sie können zahlreiche Cloud-basierte Funktionen integrieren. So richten Sie Ihr modernes, virtuelles Aircall-Telefonsystem in wenigen Minuten ein:

• Prüfen Sie, ob Sie und Ihre Mitarbeiter – wenn sie im Homeoffice arbeiten – über eine schnelle Breitband-Internetverbindung (mindestens 64 kBit/s) und einen IP-fähigen Router verfügen. Nähere Informationen zu den technischen Voraussetzungen für eine VoIP-Telefonanlage finden Sie hier.

• Erstellen Sie einen Account bei Aircall und übernehmen Sie Ihre gewohnten Telefonnummern.

• Überlegen Sie sich, wer Ihr Telefonsystem nutzen wird und in welche Teams Sie Ihre Mitarbeiter unterteilen möchten (üblicherweise Sales, IT und Support).

• Erstellen Sie mit wenigen Klicks Accounts und Teams für Ihre Agenten und führen Sie Ihre Mitarbeiter in das neue System ein. Sie können Ihrer Belegschaft auch ein wenig Zeit geben, sich selbst mit dem Aircall-System zu beschäftigen, da es intuitiv strukturiert und übersichtlich designt ist.

• Sind alle Ihre Mitarbeiter an Bord, können Sie Ihre Öffnungszeiten eingeben und ein IVR (Interactive Voice Response) – ein intelligentes Sprachsystem mit dem Ihre Kunden interagieren, wenn sie sich in der Warteschleife befinden – einrichten.

Sie wollen sich selbst von der Sicherheit einer Cloud-basierten Telefonielösung überzeugen? Testen Sie Aircall jetzt für 7 Tage kostenlos!

Veröffentlicht am 3. März 2021.