12Build und Aircall graben die Bauindustrie um
12Build ist ein SaaS-Unternehmen, dessen Software-Lösungen Akteure der Baubranche dabei unterstützen, Beschaffungsprozesse transparenter zu gestalten und das Projektmanagement zu vereinfachen.
Begonnen hatte das alles mit einer Idee für ein Abschlussprojekt an der Universität. Heute, etwas mehr als 15 Jahre später, zählt das Unternehmen 70 Mitarbeiter und revolutioniert neben dem ursprünglichen Markt in den Niederlanden auch die Bauvorhaben von Kunden aus Belgien, Deutschland und Dänemark.
Die Modernisierung der Bauindustrie erfordert passende digitale Werkzeuge
Eine zukunftsgerichtete Mission, die in einer so traditionell gewachsenen Industrie, in der Abläufe teils über Jahrzehnte dieselben waren, nicht frei von Herausforderungen ist. Doch der digitale Wandel macht auch vor dem Bau nicht Halt.
Entsprechend gilt es, zahlreiche Kunden in der Wirtschaft abzuholen und sie über die Mehrwerte einer Cloud-Lösung aufzuklären. 12Build legt als SaaS-Provider deshalb besonderen Wert auf die Interaktion mit Kunden und setzt auf einen Tech-Stack, der unter anderem auf der Telefon- und Kommunikationsplattform Aircall und den Integrationen mit Pipedrive, Intercom und Hubspot basiert.
Mehr über dieses Setup berichtete uns Tom Kleywegt, Senior Support Engineer und Application Manager bei 12Build. Er war eine der beiden Personen, die Aircall in die Organisation eingeführt haben und weiß, wie essenziell ein nahtloses und transparentes Ökosystem für die Zusammenarbeit von Teams ist:
„Folgen alle Teams den gleichen Protokollen, so sind mit Aircall wichtige Anrufinformationen und sogar die hinterlegten Notizen der Telefonate in allen verknüpften Anwendungen sichtbar. Das spart uns viel Zeit, da unsere Mitarbeiter alles auf einen Blick sehen und sich weniger untereinander abstimmen müssen. Und für unsere Agenten in Vertrieb und Kundenservice ist es unglaublich hilfreich, wenn sie bei eingehenden Anrufen sofort sehen können, ob diese Person zuvor schon einmal angerufen hat.”
Doch obwohl die reibungslose Integration in bestehende Workflows und die Sichtbarkeit relevanter Daten große Pluspunkte für die Entscheidung darstellen, war der Hauptgrund für den Wechsel zu Aircall ein anderer.
Zuvor verwendete 12Build das Softphone eines niederländischen VoIP-Anbieters, welches auf Java basierte. Das führte bei der täglichen Anwendung und bei Updates zu diversen Problemen und gipfelte schließlich darin, dass das Unternehmen für seine Kunden zum Teil gar nicht mehr erreichbar war.
„Da waren einige Red Flags, die uns deutlich zeigten, dass wir unseren Telefonanbieter upgraden mussten. Ein großer Teil unseres Geschäftsmodells besteht darin, Unternehmen anzurufen und am Telefon zu verkaufen. Zuverlässigkeit ist dabei ein wichtiger Faktor.”
Wie Warnsignale 12Build zur Aircall Lösung führten
So begann sie - die Suche nach einer Alternative. Tom Kleywegt fasste die Anforderungen, die 12Build an den neuen Provider hatte, so zusammen:
„Wir schauten uns zwar auch Komplettlösungen an, entschieden uns aber bewusst für eine Punktlösung. Zum einen, weil das für unser Mitarbeitervolumen am sinnvollsten war und zum anderen, weil wir bereits eigene Tools und Prozesse nutzten, die sich bewährt haben.”
Dass Aircall beim Anbieter-Vergleich letztlich die Nase vorn hatte, lag aber nicht nur daran, dass sich die Plattform problemlos mit dem bestehenden IT-Ökosystem von 12Build integrieren ließ. Die Flexibilität und Skalierbarkeit spielten ebenfalls eine große Rolle, da 12Build international operiert.
„Vor einigen Jahren sind wir sehr schnell gewachsen und haben sogar in andere Länder wie Belgien und Deutschland expandiert. Wir brauchten eine Telefonlösung, mit der wir auch ausländische Telefonnummern bekommen konnten und die für Remote-Mitarbeiter einfach zu bedienen ist.”
Als die Entscheidung fiel, wurde durch Aircall die Integration mit bestehenden Business-Anwendungen bereits im Vorfeld eingerichtet. In der ersten Woche überwachte ein Aircall Agent den Einführungsprozess bei 12Build gezielt, um mögliche Fragen und Probleme schnell zu lösen. An den eigentlichen Wechsel zum Cloud-Telefon erinnert sich Tom Kleywegt als aktiver Wegbegleiter noch genau.
„Die Einrichtung von Aircall war sehr intuitiv. Man lädt an Tag X eine App herunter, loggt sich mit den Anmeldedaten ein und los geht’s. Die Art und Weise, wie man das Softphone von Aircall installiert und die Rufnummern über das Dashboard managen kann…ich bin mir nicht sicher, ob man das überhaupt noch einfacher gestalten könnte.”
Dank wertvoller Funktionen bereit für die Zukunft
Auch wenn sich ohne die berühmte Kristallkugel natürlich nicht exakt vorhersagen lässt, was in den nächsten 5 bis 10 Jahren passieren wird, ist 12Build zuversichtlich:
„Wir haben bis dahin hoffentlich unsere Basis in Deutschland ausgebaut, was bedeutet, dass wir wahrscheinlich ein eigenes deutsches Vertriebs- und Kundenerfolgsteam haben werden. Für Belgien und Dänemark streben wir eine ähnliche Situation an. Bei den Arbeitsabläufen werden wir wohl mit demselben Tech-Stack arbeiten, ihn aber stärker in Teams aufteilen. Was Aircall anbelangt, so bietet es uns jetzt bereits die Möglichkeit, Rufnummern und andere Dinge nach Bedarf innerhalb von Teams einzurichten. Wir sind also schon vorbereitet auf die Zukunft.”
Eine besondere Rolle spielen dabei auch die neuen Benutzerrollen, die Aircall eingeführt hat. Diese trugen dazu bei, dass 12Build seit Kurzem offiziell nach der ISO/IEC 27001 Norm zertifiziert wurde und Risikofaktoren bei der Verwaltung von Mitarbeiterrechten zusätzlich minimieren konnte. Ein weiterer bedeutender Schritt, um die Position der SaaS-Organisation zu stärken.
Für andere Unternehmen, die noch nach einem passenden Kommunikationssystem Ausschau halten, hat Tom Kleywegt einen Rat:
„Es lohnt sich, den eigenen Bedarf an Telefonleitungen und Funktionen für jede Abteilung in einem Unternehmen zu ermitteln und visuell abzubilden. Mit einem Partner wie Aircall ist es anschließend um so leichter, das System so einzurichten, wie man es benötigt.”
