Leadinfo kurbelt sein internationales Wachstum mit Aircall + HubSpot an

Das in Rotterdam (Niederlande) ansässige Unternehmen Leadinfo bietet mit seiner B2B-SaaS-Software seinen Kunden und Kundinnen einen Service, mit dessen Hilfe Unternehmen die Relevanz ihrer Websites für Besucher optimieren können. Die Software identifiziert Website-Besucher anhand ihrer IP-Adressen und reichert diese Nutzerdaten mit Informationen aus den firmeneigenen Datenbanken an. Leadinfos Kunden und Kundinnen sind kleine und mittelständische Unternehmen unterschiedlichster Branchen wie Verpackung, Fertigung, Software, Finanzinstitute und viele mehr.

Leadinfo hatte schon länger das Ziel, auf dem internationalen Markt weiter zu expandieren. Vor diesem Hintergrund suchte das Unternehmen nach einer Lösung, um die Ausgaben für Gesprächsgebühren sowie den Zeitaufwand für die Einrichtung von Tischtelefonen zu reduzieren.

In einem kürzlichen Gespräch mit Quirijn Kleppe, dem Operations Manager bei Leadinfo, erfuhren wir mehr darüber, wie der SaaS-Anbieter dank Aircall und HubSpot seine Ziele der Kostenreduzierung, Effizienzsteigerung und Skalierung auf einem internationalen Markt erreichen konnte.

Der Einsatz digitaler Tools zur Maximierung des eigenen Wachstumspotenzials

Quirijn war dafür verantwortlich, die Präsenz von Leadinfo in neuen Ländern auszubauen, neue Talente einzustellen und Finanzanalysen durchzuführen. Dabei entschied er sich für einen analytischen Ansatz. Er steuerte das Wachstum des Unternehmens, indem er Metriken überwachte, die Leistung von Leadinfo mit anderen SaaS-Unternehmen verglich und strategische Partnerschaften mit branchenführenden Unternehmen wie Aircall aufbaute.

Leadinfos Wachstum erfuhr zunächst einen guten Start dank einer Datenbank von Millionen von SMB-Unternehmensdatensätzen, die sie bereits mit detaillierten Kontakt- und Finanzinformationen angereichert hatten. Quirijn erkannte jedoch, dass die jährlichen Wachstumsziele des Unternehmens nur erreicht werden konnten, wenn man sie in monatliche, wöchentliche und sogar tägliche Ziele umwandelte. Im nächsten Schritt entwickelte er folglich eine Strategie, die festlegte, wie mit Hilfe der richtigen digitalen Tools die Produktivität von Leadinfo gesteigert werden konnte. Seine Wahl fiel dabei auf eine Kombination von HubSpot (CRM), Aircall, Notion und weiteren internen Tools.

Quirijn konzentriert sich bei seiner Aufgabe in erster Linie auf den Umsatz und dessen Ausrichtung auf monatlich wiederkehrende Einnahmen. So stellt er sicher, dass das Unternehmen seine globalen Ziele erreicht. Damit ihm keine wichtige Entwicklung entgeht, verfolgt Quirijn auch die Abwanderung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die Bindung der Nettoraten und die 40er-Regel.

Auf der Suche nach einem skalierbaren Telefonsystem

Die Teams von Leadinfo benutzten bereits vor der großen Welle der digitalen Transformation VoIP-Telefone. Allerdings konnte Quirijn die hohen Kosten, die mit einer großen Anzahl von ausgehenden Anrufen in verschiedene Länder verbunden waren, nicht nachvollziehen. Teure Minutenpreise schränkten die Skalierbarkeit stark ein.

„Die physische Infrastruktur der Telefone war ein Problem, wegen dem wir begannen, über eine Alternative nachzudenken. Wir kauften lokale niederländische Telefonnummern und verwendeten diese, um Interessenten in Deutschland anzurufen. Das kostete uns aber viel Geld und dieses Modell war schwer zu skalieren.“

Ein weiterer großer Frustfaktor war die Zeit, die die Einrichtung dieser physischen Telefone und die Einarbeitung der Vertriebs- und Support-Teams in Anspruch nahmen. Das entsprach nicht der Idee von europaweitem Wachstum und Skalierung, die Leadinfo verfolgen wollte.

Aircall vereinfacht das Onboarding und reduziert die Telefonkosten

Quirijn entschied sich für Aircall, um die Vertriebs- und Support-Teams von Leadinfo zu verwalten. Es gab verschiedene Gründe, warum seine Wahl auf Aircall fiel. Die Prozesse und Vorgänge auf der gesamten Website sowie die Interaktion mit dem Vertriebsteam verliefen reibungslos. Auch die transparente Preisgestaltung war ein ausschlaggebender Punkt für den Wechsel.

„Wir hatten bereits von den Erfahrungen anderer Unternehmen mit Aircall gehört und es war die ideale Lösung für uns. Wir haben keine anderen Produkte in Betracht gezogen.“

Leadinfo begann, die Aircall Lösung für die Bearbeitung von Inbound-Anrufen für den Kundensupport einzusetzen. Durch eine Verknüpfung mit Intercom beantworten sie eingehende Chat-Anfragen. Außerdem verwenden sie Aircall, um ihre Outbound-Verkäufe mit einer regionalen Ausrichtung zu steuern.

Leadinfos gesamte Vermarktungsstrategie basiert auf diesem dezentralen Ansatz. Laut Quirijn ist das der Aspekt, der das Unternehmen von anderen abhebt – eine Expansionsstrategie, deren Einrichtung praktisch nur wenige Minuten dauert.

„Mit einem internationalen Team ist die Fähigkeit, mit einem lokalen Ansatz in neue Märkte zu expandieren, das, was das Geschäft erfolgreich macht. Und hier spielt Aircall eine große Rolle.“

Die Expansionsstrategie von Leadinfo war klar definiert und es stand fest, dass das Unternehmen neue Märkte wie Dänemark, Schweden, Deutschland, Schweiz, Österreich und Frankreich erschließen musste, um zu wachsen und sich weiterzuentwickeln. Mit Hilfe von Aircall hat Leadinfo dabei nun leichteres Spiel, indem es mit Aircall Nummern überall eine lokale Präsenz einrichten kann. Auch die Einrichtung war ohne großen Aufwand schnell umgesetzt. Dafür mussten lediglich an bestehende und neue Mitarbeiter:innen Laptops und Headsets ausgeteilt und in wenigen Minuten deren Konten eingerichtet werden.

„Nachdem wir Aircall eingeführt haben, wurde das Onboarding leichter. Ich erstelle einfach Konten für neue Mitarbeiter:innen, kaufe ihnen eine neue Telefonnummer für das jeweilige Land mit den richtigen Details und Informationen und schon sind sie live. All das geschieht in wenigen Minuten, was unser Wachstum wirklich vereinfacht.“

Die Integration mit HubSpot bietet strategischen Mehrwert

Ein weiterer entscheidender Grund für die Wahl Aircalls war, dass Leadinfo Hubspot als CRM verwendet. Dank der Integration beider Softwarelösungen können Vertriebs- und Supportmitarbeiter sofort sehen, wer anruft, und dank der automatischen Anrufprotokollierung nun Echtzeit-Updates erhalten.

„Für uns ist es praktisch, dass wir direkt über HubSpot anrufen können. Wir müssen die HubSpot Anwendung, wo unsere Kontaktdaten gespeichert sind, nicht verlassen, um Anrufe zu tätigen. Die Telefonate und Gesprächsnotizen erfolgen dann über Aircall.“

Die Anruf-Tagging-Funktion von Aircall bedeutet für Leadinfo eine große Zeitersparnis. Durch die Möglichkeit, Tags aus HubSpot heraus hinzuzufügen, ist es einfacher, Anrufmetriken und -leistung zu verfolgen. Zudem können zur besseren Zuordnung Labels für Support, Lead-Qualifizierung, Deal-Abschluss usw. hinzugefügt werden, was die Grundlage für die Analyse von Anrufen und die Optimierung der eigenen Performance bildet.

„Sobald der Anruf beendet ist, werden die Notizen von Aircall automatisch mit HubSpot synchronisiert. Ebenso stehen uns danach Aufzeichnungen der Telefonate zur Verfügung.“

Quirijn erwähnt zudem, wie sehr Leadinfo von der Aircall und HubSpot Integration bei der Kommunikation mit seinen 700 Partnern profitierte. Mitarbeiter:innen mussten nicht länger umständlich die Inhalte ihrer letzten Gespräche in Erinnerung rufen, sondern konnten sich transparent vorbereiten und mit den Partnern effizient über Funktionen, die Einführung und andere wichtige Aspekte kommunizieren. Quirijn verfolgt dabei täglich die Call Center-Aktivitäten für E-Mails, Meetings, Notizen und Anrufe. Der Zugriff auf diese Daten hilft seinen Teams, Woche für Woche bessere Leistungen zu erbringen.

„Alle arbeiten von HubSpot aus und durch die Integration von HubSpot mit Aircall ist es einfach, ein Gespräch zu beginnen. Funktionen wie PowerDialer und Click-to-Dial werden in solchen Situationen oft genutzt.“

Die Idealvorstellung Quirijns war eine Anwendung, die mit HubSpot zusammenarbeitet, einfach zu installieren ist und die Skalierung praktischer und erschwinglicher macht. Der Bundle-Ansatz von Aircall war die perfekte All-in-One-Lösung.

„Für uns ist es wichtig, dass wir alles in einem System verwalten. So wissen wir genau, was mit Kundeninformationen, Anrufaufzeichnungen usw. passiert. Wir nutzen Aircall auch, um unsere Leistung und die Kundenbedürfnisse zu verfolgen. Das hilft uns, darüber nachzudenken, was wir besser machen können.

Aircalls Einfluss auf die Verbesserung der Vertriebs- und Supportprozesse durch Workflows und Reporting

Quirijn betont weiterhin den Wert, den Leadinfo mit dem Reporting erhält. Dieses gibt dem Unternehmen detaillierte Auskunft über die Aktivitäten jedes Mitarbeiters. Sie können sofort sehen, wer kontaktiert wurde und die Daten nutzen, um ihre Vertriebsprozesse zu verbessern und Workflows zum richtigen Zeitpunkt operativ auszulösen.

Leadinfo verfolgt auf diese Weise das Anrufvolumen für eingehende und ausgehende Anrufe sowie die die Dauer der Gespräche. Große Bildschirme in ihrer Einrichtung zeigen den Umsatz und andere Daten der Aircall-API in Echtzeit an. Wenn sie morgens ein Kundenproblem entdecken, ermöglicht ihnen der schnelle Zugriff auf die Daten, agil zu sein und es proaktiv zu beheben.

Aircall hat auch die Trainings- und Onboarding-Programme von Leadinfo verbessert. Alles, was Vertriebsleiter tun müssen, ist, sich ein Headset zu schnappen, Gespräche mitzuhören und ihren Mitarbeitern ein paar Tipps zuzuflüstern, um sie zu coachen. Bei Mitarbeitergesprächen sind die Gesprächsaufzeichnungen ebenfalls ein hilfreiches Trainingsmittel.

Bereits kurz nach der Umstellung auf Aircall zeigten sich erste Ergebnisse bei der internationalen Expansion. Diese steigerten sich in letzter Zeit deutlich. Quirijn vermisst den Ärger mit lokalen VoIP-Anbietern nicht, und er zögert deshalb nicht, Aircall weiterzuempfehlen.

„Für uns bedeutet Aircall einen Kostenvorteil und wir haben für unsere Investition so viel zurückerhalten. Die Anwendung hat uns bei unserer internationalen Expansion und unserem Wachstum sehr geholfen.“

Leadinfo plant, bis zum Ende des Jahres das eigene Team um 15 bis 30 weitere Mitarbeiter:innen zu vergrößern. Die HubSpot Integration und das einfache Onboarding werden dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen.

Die einfache Einrichtung neuer Telefonnummern für neue Märkte und die Verbesserung ihrer Integrations-Workflows unterstützen ihre zukünftigen Expansionspläne. Aircall ist zu einem entscheidenden Teil ihrer Vermarktungsstrategie geworden.