Was ist eine VoIP-Telefonanlage und welche Vorteile bietet sie Ihrem Unternehmen in 2022?

Brechen Sie 2022 in ein Jahr neuer Telefonie-Lösungen auf und richten Sie in Ihrem Unternehmen eine VoIP-Telefonanlage ein. Die Einrichtung ist unkompliziert und nach dem Set-up bietet Ihre neue IP-Telefonanlage Ihnen zahlreiche Funktionen, die sich Ihnen mit einem normalen Festnetztelefon nicht bieten. Wir zeigen Ihnen, warum Sie die Zukunft Ihres Unternehmens jetzt mit Aircall neu definieren können und welche Features und Funktionen wir Ihnen bieten.

Was ist eine VoIP-Telefonanlage?

Eine VoIP-Telefonanlage ist eine Telefonanlage, die nicht mehr über einen Telefonanschluss läuft, sondern bei der die Gespräche über die Internetleitung erfolgen. Dabei wird das Gesagte in kleine Datenpakete komprimiert, in Echtzeit an den Empfänger gesendet und dort wieder entpackt.

Dabei kommt das Netzwerkprotokoll SIP (Session Initiation Protokoll) zum Einsatz. Für die Telefonierenden ein Prozess, der unbemerkt bleibt. Da nun alles über eine Internetverbindung läuft, die auch völlig kabellos sein kann, können die Nutzer standortunabhängig vom Homeoffice aus oder auf Geschäftsreisen unkompliziert telefonieren. Da die Zukunft der hybriden Arbeit gehört, ist die VoIP-Telefonanlage der Schritt in eine digitalere Zukunft.

Die flexible IP-Telefonanlage für jedes Unternehmen

Sie können sich als Unternehmen für Ihre IP-Telefonanlage überlegen, ob Sie on-demand, über die Cloud-basierte VoIP-Telefonie oder on-premise, über ein lokal installiertes IP-Telefon telefonieren möchten. Auf dieser Grundlage können Sie dann entscheiden, welche Hardware Sie verwenden möchten.

Die Cloud-Telefonie bietet Ihnen die komplette Flexibilität, die Sie sich für ein IP-Telefonsystem wünschen. Unterwegs sind Sie auf dem Smartphone erreichbar, beim Homeofficesitzen Sie mit dem Headset am Laptop und wenn Sie im Büro sind, haben Sie die Wahl, ob Sie die Telefonie über den Computer oder mit einem am Schreibtisch installierten IP-Telefon Gespräche führen möchten.

Dabei bleibt die Qual der Wahl” aus, denn Sie können Anrufe jederzeit auf andere Geräte umleiten. Passende Telefonanlagen gibt es also für jeden Bedarf und jedes kleine und mittelständische Unternehmen.

Was ist der Unterschied zwischen VoIP und einer IP-Telefonanlage?

Voraussetzung für ein IP-Telefonsystem ist VoIP, denn VoIP überträgt die Sprache über ein beliebiges IP-Netz oder das Internet zu anderen Personen. Dies erfolgt völlig unabhängig davon, ob es um einen Anschluss via Kabel (ADSL, Glasfaser usw.) oder eine drahtlose Verbindung (WLAN, mobile Netzwerke usw.) geht.

VoIP ist also die technische Grundlage, um überhaupt über eine Internetleitung telefonieren zu können. Die IP-Telefonie, auch IP beruht auf VoIP, erlaubt jedoch nur die Übertragung der Stimme in einem lokalen IP-Netzwerk (LAN). Eine IP-Telefonanlage ist das Gerät, mit der Sie diese Übertragungstechnik anwenden.

In wenigen Schritten einsatzbereit: Die Aircall IP-Telefonanlage

IP-Telefonanlagen sind in deutschen Büros angekommen und erfreuen sich in unterschiedlichen Branchen großer Beliebtheit. Neben der hohen Kostenersparnis loben Unternehmen auch, wie schnell die IP-Telefonie ins eigene Netzwerk integriert werden kann. Wir sagen Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten die VoIP-Telefonanlage einrichten:

1. Entscheiden Sie sich zunächst für einen passenden Anbieter. Testen Sie Aircall doch 7 Tage kostenlos. . So machen wir Ihnen die Entscheidung ganz leicht.

2. Wenn Sie planen, mit am Schreibtisch installierten Telefonen zu arbeiten, schauen Sie nach den passenden VoIP-Telefonen und schließen Sie diese an.

3. Doch eigentlich geht es noch einfacher, denn Sie erhalten das gesamte Set-up über unsere VoIP-Software, die Sie unkompliziert herunterladen können und benötigen keine zusätzliche Ausstattung.

4. Legen Sie Admins und Benutzer fest. Admins werden alle nötigen Einstellungen der VoIP-Telefonanlage im Dashboard vornehmen sowie Agenten und Mitarbeiter verwalten. Sie sind auch für die Festlegung und für das Hinzufügen von Rufnummern verantwortlich.

5. Richten Sie Warteschleifen, Sprachnachrichten und das IVR-Sprachmenü ein. Eine Sprachnachricht zu Beginn hilft Ihnen, eine Markenidentität aufzubauen und lässt den Kunden wissen, dass Sie für sein Anliegen da sind. Interactive Voice Response (IVR) ist ein automatisiertes System, wodurch Kunden mit einem Sprachdialogsystem kommunizieren, um den richtigen Ansprechpartner für ihre Anliegen zu finden.

6. Programmieren Sie Öffnungszeiten und Erreichbarkeiten, damit Ihre Anrufer wissen, wann sie mit jemandem sprechen können. Berücksichtigen Sie unterschiedliche Zeitzonen, wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind.

7. Verbinden Sie Ihre VoIP-Telefonanlage mit weiteren Kommunikationstools, Projektmanagement- und CRM-Systemen.

Funktionen des Aircall IP-Telefonsystems

Die Funktionen und Features von Aircall sind für alle Abteilungen eines Unternehmens ausgelegt und bieten daher jedem Mitarbeiter die richtigen Tools, um einen produktiven und effizienten Arbeitstag zu haben, ohne dabei von aufwendigen und überflüssigen Arbeitsschritten abgelenkt zu werden.

Beliebte Funktionen, die unsere VoIP-Telefonanlage und unsere Software bieten, sind:

• Zügige Einrichtung

• Keine zeitaufwendigen Wartungen und Updates

• Jederzeit kostenlos Rufnummern einrichten

• Power Dialer (Anrufe in schneller Abfolge tätigen)

• Warteschleifen

• IVR-Sprachmenü

• Echtzeitanalyse

• Anrufe in Echtzeit überwachen und aufzeichnen

• Teams über Projektmanagementsysteme verknüpfen

• Dank CRM-Integrationen kann schnell auf Kundendaten zugegriffen werden

Integrieren Sie Ihre Business-Tools

Aircall bringt Ihnen nicht nur Telefonie, sondern auch die Möglichkeit leistungsstarke Integrationen zu verwenden. Optimieren Sie Ihre Kommunikation mit Slack, integrieren Sie Salesforce, Hubspot oder andere CRM-Systeme für einen besseren Kundenservice, einen erfolgreichen Vertrieb und ein optimiertes Community Management. Damit erhöhen Sie die Produktivität Ihrer Teams und Abteilungen.

Effiziente Anrufweiterleitung

Kompetenz- oder zeitbasiertes Routing ermöglicht es Ihnen, den Anrufer umgehend und zielgerichtet an Kollegen durchzustellen, die sich dem Anliegen ohne aufwendiges manuelles Weiterleiten annehmen können. Dies sorgt für mehr Kundenzufriedenheit.

Optimierte Teamarbeit

Die vereinfachte Kommunikation über Projektmanagementsysteme verkürzt Arbeitsprozesse und sorgt für einen besseren Workflow. Weisen Sie Anrufe mithilfe einer Kommentarfunktion zu, sodass Ihr Kollege nicht ins kalte Wasser geworfen wird, wenn er das Gespräch beginnt und bleiben Sie dank Tagging organisiert.

Eine Telefonanlage für alle Abteilungen

Mit der VoIP-Telefonie profitiert nicht nur eine Abteilung, sondern das ganze Unternehmen. Arbeitsabläufe können jederzeit optimiert werden, die Integration von Projektmanagementsystemen erleichtert die Zuteilung wichtiger Aufgaben und To-dos für alle Mitarbeiter. Der Workflow wird verbessert, die Leistung gesteigert und die Prozesse optimiert. Am Ende profitieren alle davon, denn die Zusammenarbeit im Team und die passende Zuteilung von Aufgaben sorgt für mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern.

Bessere Arbeitsabläufe wirken sich zeitgleich auch auf Unternehmen wie Callcenter aus, die konstant einen guten Kundenservice bieten müssen. Funktionen wie das hilfreiche IVR-Sprachmenü sorgen dafür, dass die Kunden gleich beim richtigen Ansprechpartner landen. Die Verknüpfung mit einem CRM-System erleichtert es den Agenten, die richtigen Kundendaten in Sekundenschnelle aufzurufen und dem Anrufer gezielt zu helfen.