Was VoIP-Telefonie ist und wie Ihr Unternehmen davon profitiert

VoIP-Telefonie setzt sich in immer mehr Unternehmen durch: niedrige Kosten, einfache Einrichtung und die Integration mit zahlreichen Softwares motiviert zahlreiche Firmen in Deutschland dazu, auf die digitale Internettelefonie umzusteigen. Aber was ist VoIP eigentlich und welche Vorteile verschafft Ihnen diese Telefonielösung? Wir geben Ihnen alle wichtigen Informationen.

VoIP-Telefonie auf einen Blick

Unter der “Voice over IP Telefonie” versteht man das Telefonieren über das Internet. Dabei sendet das Telefon oder das Gerät, mit dem Sie telefonieren, Signale, die nicht über eine analoge Telefonleitung, sondern eine Internetleitung übertragen werden. Neben zahlreichen Vorteilen und Funktionen, die wir später erläutern werden, sind dies die wichtigsten Fakten:

• ISDN wird in Deutschland bis 2022 endgültig abgeschaltet. Deshalb wechseln Privatpersonen ebenso wie Unternehmen zur digitalen Telefonie.

• Sie können Kosten reduzieren, weil die VoIP-Telefonie über nur eine Leitung erfolgt, Updates automatisch erfolgen, Wartungsarbeiten entfallen und auch die Anschaffung von zusätzlicher Hardware nicht nötig ist.

• Mit einer VoIP-Telefonanlage sind Sie völlig flexibel und ortsunabhängig.

• Eine VoIP-Telefonanlage funktioniert für Vertriebseams ebenso gut wie für Callcenter und die Arbeit im Homeoffice.

• Sie können eine VoIP-Telefonanlage mit anderen Systemen integrieren und sorgen für einen besseren Workflow und mehr Produktivität.

Was ist VoIP-Telefonie?

VoIP steht für “Voice over Internet Protocol” und stellt ein System dar, mit dem Sie Telefonate über eine Internetverbindung führen, anstatt über die lange und bisher übliche analoge Telefonleitung. Dabei werden Sprachsignale in Datenpakete umgewandelt und an den Empfänger, also den Gesprächspartner übertragen.

Sie benötigen lediglich eine stabile Internetverbindung und können sich überlegen, ob Sie zu einem typischen Telefon greifen möchten oder ganz einfach über den Computer, den Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone telefonieren möchten. Denn mit der VoIP-Telefonie sind Sie unter der gleichen Nummer immer erreichbar - egal, wo Sie sich gerade befinden. Mitarbeiter können so bequem vom Homeoffice aus arbeiten oder problemlos auf Geschäftsreisen erreichbar sein.

Wie funktioniert die VoIP-Telefonie?

Eine VoIP-Telefonanlage basiert auf der Technologie, dass Ihre Anrufe über die Internetverbindung anstatt über ein normales Festnetz oder ein Mobilfunknetz erfolgen. Dafür wird das Telefon mit dem Router verbunden. Dies passiert ganz einfach über das LAN-Kabel oder noch unkomplizierter, über das WLAN, wenn Sie Aircall verwenden. Über einen VoIP-Server werden Anrufe dann mit anderen Telefonnetze verbunden. Das VoIP-System wandelt dabei Ihre Sprachsignale in digitale Datenpakete um, die dann komprimiert und über das Internet in Echtzeit übertragen werden.

Alles, was Sie benötigen, ist also eine stabile Internetverbindung. Eine typische VoIP-Konfiguration umfasst ein Tischtelefon und einen SIP-Server, den der VoIP-Provider, bei dem Sie einen Vertrag abschließen. Eine VoIP-Telefonanlage bietet neben dem bloßen Telefonieren zahlreiche weitere Funktionen, die Sie nutzen können. Zudem sind Sie zeitgleich vor Datendiebstahl und Hackern geschützt. Da VoIP über das Internet läuft, werden Ihre Daten sicher in der Cloud gespeichert.

Welche Vorteile und Features bietet die VoIP-Telefonanlage?

Die Telefonie über eine VoIP-Telefonanlage bietet zahlreiche Vorteile, von denen Unternehmen und deren Mitarbeiter, ebenso wie die Kunden profitieren:

Reduzieren Sie Ihre Kosten

Die Kosteneinsparung bei einer VoIP-Telefonanlage beginnt schon bei der Einrichtung, denn egal, ob Sie mit VoIP-Tischtelefon oder mit anderer Hardware arbeiten, die Anschaffungskosten fallen nur an, wenn Sie zusätzliche Hardware benötigen. Die Cloud-basierte Telefonie kann aber auch ganz einfach über den Firmen-PC oder Laptop erfolgen.

Zahlreiche Funktionen in einem System

Einmal eingerichtet, haben Sie Zugriff auf zahlreiche Funktionen, wie Telefonkonferenzen oder die Möglichkeit CRM-Systeme zu integrieren. Ebenso wie Sie bei einem 2-für-1-Angebot im Supermarkt sparen, sparen Sie auch, wenn Sie zahlreiche Features in einem System gebündelt haben.

Mobilität und Flexibilität

Telefonieren Sie wann und wo Sie möchten. Die VoIP-Telefonie ermöglicht Ihnen, vom heimischen Schreibtisch oder dem Balkon ebenso gut zu erreichbar zu sein, wie auf Messen oder Geschäftsreisen. Egal, ob Sie mit dem Headset am Laptop oder mit dem Smartphone telefonieren möchten, Sie haben die Wahl und können sich für Ihre optimale Telefonie-Lösung entscheiden.

Lokale und internationale Rufnummern

Richten Sie so viele Rufnummern wie nötig ein, um lokal und international erreichbar zu sein. Die Buchung zusätzlicher Nummern ist kostenlos. Insbesondere für den Kundenservice von international agierenden Unternehmen lohnt es sich, Nummern der Länder einzurichten, in denen Sie Kunden haben. So wecken Sie Vertrauen und die Kunden sorgen sich nicht über hohe Telefongebühren.

Hilfreiche Features für einen besseren Kundenservice

Aircall unterstützt Sie bei Ihrem Kundenservice und sorgt für eine höhere Zufriedenheit Ihrer Anrufer. Dank Funktionen wie dem IVR-Sprachmenü landen Ihre Anrufer gleich beim richtigen Ansprechpartner. Zusätzlich können Anrufe an Kollegen zugewiesen werden. Hinterlassen Sie einen kurzen Kommentar und der Anruf erscheint auf der To-Do-Liste des richtigen Mitarbeiters. Dank einer individuell einrichtbaren Warteschleife können Sie Kunden in dieser Zeit beispielsweise wichtige Informationen zukommen lassen.

Weitere Funktionen der VoIP-Telefonanlage

• Sie entscheiden, wann Sie erreichbar sein möchten.

• Telefonkonferenzen mit Aircall für bis zu fünf Personen.

• Zeichnen Sie Anrufe für Trainings- und Schulungszwecke auf.

• Erhalten Sie Desktop-Benachrichtigungen bei eingehenden Anrufen.

• Setzen Sie Tags, sodass Sie Informationen und Kunden zügig im System finden können.

Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen und welche Geräte benötige ich, um VoIP-Telefonie zu nutzen?

Damit Sie problemlos die IP-Telefonie nutzen können, benötigen Sie nicht viel. Je schneller Ihre Internetverbindung, desto besser, jedoch ist eine stabile Internetverbindung wichtiger. Außerdem brauchen Sie:

• einen VoIP-Anbieter, wie Aircall

• geeignete Hardware für Cloud-Telefonie

• Softphones für virtuelle Telefonie

• VoIP-Telefone oder DECT-Telefone

Warum Ihr Unternehmenjetzt auf VoIP-Telefonie umsteigen sollte

Vor ein paar Jahren noch war die VoIP-Telefonie, die Telefonie der Zukunft. ISDN wird nun gänzlich abgeschaltet und die Zukunft ist bereits in vollem Gange. Mit der Transformation von Büros und Unternehmen und dem anhaltenden Einzug der hybriden Arbeit müssen Sie jetzt an die passenden Lösungen denken.

Ihre Mitarbeiter können Ihre Arbeit problemlos von überall aus erledigen oder auch im Büro arbeiten. Sie haben eine deutliche Kostenersparnis gegenüber herkömmlicher Telefonanlagen und keine Unterbrechungen der Arbeit durch umfangreiche Updates und Wartungsarbeiten. Durch die Integration von CRM-Systemen, Funktionen wie der Warteschleife und des IVR-Sprachmenüs sowie der Einbindung von Projektmanagementsystemen, arbeiten Teams deutlich effizienter und produktiver - und das sogar weltweit.