Pour les entreprises ayant un volume élevé d'appels entrants, un système de file d'attente est une nécessité absolue. En effet, pendant les heures de pointe, il est peu probable que les clients fassent l’effort de rappeler pour pouvoir parler à un agent. Grâce à un logiciel de file d'attente, vous pouvez garder un appelant en attente jusqu'à ce qu'un de vos agents soit disponible pour répondre.

Ne nous faisons pas d'illusions : aucun client n’aime être mis en attente par un centre d'appel. Cependant, il existe des situations où les clients sont effectivement prêts à attendre. Un logiciel de file d'attente des appels saura rendre l'expérience plus agréable à plusieurs égards.

Une façon de rendre la file d'attente du centre d'appel plus facile à supporter est de prévenir vos interlocuteurs de ce qui les attend. En indiquant à vos clients combien de personnes les précèdent dans la file d'attente, vous leur permettez d'estimer approximativement le temps durant lequel ils vont devoir patienter.

Cela leur permet de se consacrer à d'autres tâches en attendant tout en gardant leur place dans la file, ou d'abandonner complètement l'appel et de réessayer plus tard. C’est généralement ce que permet un logiciel de mise en attente des appels basique. Mais un système de file d'attente des appels qui peut indiquer le nombre exact de minutes restantes avant que l'appel d'un client ne soit pris en charge est encore mieux.

Un autre moyen de réduire l'ennui dans la file d'attente d'un centre d'appel est d'ajouter de la musique. Cependant, la musique d'ascenseur jouée en boucle peut vite devenir un calvaire, alors assurez-vous que les listes de lecture soient claires, variées, apaisantes et adaptées aux goûts du plus grand nombre. Aircall propose 12 sons libres de droits provenant de notre médiathèque intégrée. Vous pouvez également télécharger votre propre morceau.

Une troisième technique pour inciter les clients à rester en ligne consiste à passer occasionnellement des messages d'attente préenregistrés. Comme dans le cas de la musique d'attente, assurez-vous que ces messages soient variés, authentiques et clairement exprimés. Aircall propose un large éventail d'options d’assistants vocaux automatiques préenregistrés dans 16 langues et 15 styles de voix différents. Vous pouvez également télécharger vos propres messages vocaux personnalisés.

Enfin, un logiciel de mise en attente des appels avancé offre une option de rappel ou de messagerie vocale aux interlocuteurs qui entrent dans la file d'attente d'un centre d'appel. Cela leur donne un sentiment de contrôle, permet de prendre en charge les clients occupés même lorsqu'ils n'ont pas le temps d'attendre, et soulage les autres appelants de la file d'attente ainsi que le service qui traite les appels. Ainsi, tout le monde y gagne.

Grâce à un logiciel de gestion des files d'attente moderne, il est facile d'encourager les appelants à éviter la file d'attente d'un centre d'appels. Il suffit d'offrir à vos clients la possibilité d’être rappelés plus tard lorsque votre équipe est moins occupée, ou de les inciter à laisser un message vocal afin que les agents qui répondent soient mis au courant du motif de leur appel et puissent préparer leurs réponses. Avec Aircall, vous pouvez également personnaliser le temps exact de mise en attente des appels avant qu’ils ne soient automatiquement dirigés vers une boîte vocale personnalisée.

Permettre aux interlocuteurs de sauter la file d'attente est un moyen efficace de réduire le taux d'abandon d'appels et d'augmenter la satisfaction globale des clients. Cela permet également de réduire le stress des agents.

Une solution de rappel avancée va encore plus loin et permet au client de décider du moment où il recevra le rappel, en fonction de son emploi du temps personnel.

Le rappel automatique fait partie des nombreuses fonctionnalités que propose Aircall via notre plan professionnel. Une fois que vous avez configuré la fonction de rappel automatique d'Aircall, il suffit à l'appelant d'appuyer sur la touche étoile pour demander un rappel, et ainsi de pouvoir raccrocher et poursuivre sa journée. Son numéro de téléphone est automatiquement enregistré et aucune autre information n'est nécessaire. En appuyant sur la touche étoile, une notification est instantanément créée dans la boîte de réception de votre interface Aircall, et le service demandé reçoit une alerte. Dès qu'un agent est disponible, il peut cliquer sur la notification pour rappeler immédiatement le client. Une fois le client pris en charge, le logiciel l'enregistre comme étant terminé et supprime l'alerte, évitant ainsi les doublons de rappels.

Les appelants sont impatients. Et dans le monde actuel, peut-on vraiment les blâmer ? Des recherches révèlent que deux clients sur trois raccrochent si un humain n'a pas répondu dans les deux minutes qui suivent son appel. Certaines études affirment même qu'une minute suffit à 60% des appelants pour abandonner la file d'attente d'un centre d'appel. Si vous faites attendre vos appelants au service clientèle pendant cinq minutes seulement, vous risquez de perdre 89% d'entre eux.

Il est évident que la réduction du temps d'attente est essentielle pour que les clients soient satisfaits de votre service d'assistance. Heureusement, il existe de multiples stratégies pour réduire les temps d'attente des clients.

La théorie veut qu'un taux d'abandon des appels entrants compris entre 4 et 8% soit jugé acceptable. Un taux d'abandon de 10% est considéré comme élevé et un taux de 0% est pratiquement irréalisable. Outre la mise en place d'un système avancé de file d'attente des appels, il existe d'autres tactiques pour réduire le taux d'abandon des appels.

Les menu de serveur vocal interactif (SVI) sont une manière de diriger les clients aussi rapidement que possible vers les bonnes réponses, sans nécessairement avoir besoin d'un agent humain impliqué. Dans les systèmes SVI avancés, des commandes vocales particulières déclenchent des actions spécifiques comme une réponse vocale préenregistrée, une option de programmation de rappel ou le routage correct de l'appel dans le cas où plusieurs services distincts utilisant des téléphones au sein de votre entreprise. Il peut également déclencher la réponse d’un assistant vocal informatique, utile lorsque les réponses sont numériques et génériques (par exemple pour des questions sur les horaires de vol ou le solde des comptes).

Le système de téléphonie VoIP d'Aircall basé sur le cloud offre toutes ces précieuses fonctionnalités et bien plus encore à partir d'une interface unique innovante. Le logiciel offre un système de mise en attente des appels avancé et personnalisable, ainsi que des menus SVI sur mesure avec un routage des appels avancé, une messagerie vocale personnalisée et une option de rappel automatique. Commencez votre essai gratuit d'Aircall de 7 jours ou demandez une démo pour découvrir les nombreuses fonctionnalités de pointe du logiciel de centre d'appel Aircall afin d’aider votre entreprise à établir de meilleures conversations.