Outbound Campaigns ist da: Outbound-Kampagnen mit Reps oder KI in einem System

Kurz gesagt: Mit Outbound Campaigns steuern Vertriebs-, Support- und Customer-Success-Teams ihre Outbound-Kampagnen zentral in Aircall, über eine gemeinsame Warteschlange ohne doppelte Anrufe. Jede Kampagne übernehmen entweder Ihre Mitarbeiter oder Ihr AI Voice Agent, der ein Gespräch bei Bedarf samt Kontext an einen Menschen übergibt. Beide Varianten laufen über dieselbe Campaign Orchestration und Campaign Analytics und starten keine Anrufe, die niemand annehmen kann. Das schützt Ihre Rufnummern davor, als Spam eingestuft zu werden. Local Presence ist inklusive, und Outbound Campaigns ist ohne Aufpreis im Professional-Abo enthalten.

Aircall im Überblick

Im April haben wir erklärt, warum es bei Outbound-Anrufen künftig nicht mehr auf die reine Anzahl ankommt, sondern auf Relevanz und Reputation. Denn erfolgreich sind nicht die Teams mit den meisten Mitarbeitern oder dem höchsten Automatisierungsgrad, sondern diejenigen, die Effizienz und Relevanz in großem Maßstab miteinander verbinden, ohne zusätzliche Hürden zu schaffen. Wir haben diesen Ansatz Orchestrierung genannt und angekündigt, dass sich etwas Neues anbahnt.

Jetzt ist es so weit.

Mit Outbound Campaigns können Vertriebs-, Support- und Customer-Success-Teams ihre Kampagnen zur Kontaktaufnahme direkt in Aircall zentral planen, durchführen und steuern. Dabei entscheiden Sie, ob Ihre Mitarbeiter oder Ihr AI Voice Agent die Kampagne übernehmen. Bei Bedarf kann der AI Voice Agent ein laufendes Gespräch an einen Mitarbeiter übergeben. Alles innerhalb desselben Systems.

Von Tabellen zur gemeinsamen Warteschlange

Viele Outbound-Kampagnen werden noch immer mühsam von Hand organisiert: Die Kontaktliste liegt in einer Tabelle, die Aufgaben werden in einem Slack-Thread verteilt und in einem gemeinsamen Dokument wird festgehalten, wer wen angerufen hat. Das funktioniert eine Zeit lang. Doch irgendwann werden Kontakte doppelt angerufen, Ergebnisse landen in persönlichen Notizen statt im Dashboard und Führungskräfte erkennen erst nach Abschluss der Kampagne, welche Maßnahmen erfolgreich waren.

Outbound Campaigns ersetzt dieses Stückwerk durch einen zentralen Workflow. Eine Führungskraft erstellt die Kampagne, lädt eine Kontaktliste hoch, legt die Anrufregeln fest, weist die Kampagne dem Team oder dem AI Voice Agent zu und startet sie. Anschließend werden die Kontakte automatisch über eine gemeinsame Warteschlange verteilt. Überschneidungen und doppelte Anrufe gehören damit der Vergangenheit an. Mitarbeiter müssen sich nicht mehr untereinander abstimmen oder ständig zwischen verschiedenen Tools wechseln. Führungskräfte behalten den Fortschritt in Echtzeit im Blick und können laufende Kampagnen anpassen, ohne sie unterbrechen zu müssen.

Möglich macht das Campaign Orchestration, entwickelt für Teams, denen improvisierte Anrufaktionen längst nicht mehr ausreichen. Outbound Campaigns ist ab sofort ohne Aufpreis im Professional-Abo enthalten.

Ein System, zwei Möglichkeiten für Ihre Kampagnen

Hier liegt die eigentliche Neuerung: Bisher ging es bei der Orchestrierung vor allem darum, die Arbeit von Mitarbeitern zu koordinieren. Jetzt können Sie für jede Kampagne entscheiden, wer die Anrufe übernimmt: Ihre Mitarbeiter oder Ihr AI Voice Agent. So können Sie je nach Kampagne auf menschliche Unterstützung oder KI setzen.

Übernimmt Ihr AI Voice Agent eine Kampagne, führt er die Anrufe eigenständig durch. Er fasst bei Leads nach, solange das Interesse noch aktuell ist, erinnert an ausstehende Zahlungen und Rechnungen, bestätigt Termine, kontaktiert Kunden vor einer Vertragsverlängerung oder meldet sich nach einer bestimmten Kundenaktion. Die Einrichtung funktioniert genauso wie bei einer Kampagne mit Mitarbeitern: Kontaktliste hochladen, Regeln festlegen, Kampagne starten.

Jede Kampagne wird entweder von KI oder von Mitarbeitern durchgeführt, nicht von beiden gleichzeitig. Innerhalb Ihres gesamten Outbound-Programms können Sie jedoch beide Varianten parallel einsetzen. Alle Kampagnen laufen über dieselbe Campaign Orchestration und werden gemeinsam in Campaign Analytics erfasst. So können Sie unterschiedliche Ansätze testen, Ihre Prozesse optimieren und die Ergebnisse von KI- und Mitarbeiterkampagnen direkt miteinander vergleichen.

Wird während eines KI-geführten Anrufs menschliche Unterstützung benötigt, übergibt der AI Voice Agent das Gespräch samt Kontext an einen Mitarbeiter. Kunden müssen sich nicht wiederholen und wichtige Informationen bleiben erhalten.

Beide Varianten folgen außerdem einem wichtigen Grundsatz: Wer einen Anruf annimmt, erreicht auch jemanden. Bei Kampagnen mit Mitarbeitern wird eine Nummer erst gewählt, wenn ein Mitarbeiter bereits in der Leitung und bereit für das Gespräch ist. Kunden nehmen also nicht ab, um dann nur Stille zu hören. Bei KI-Kampagnen führt der AI Voice Agent jeden von ihm gestarteten Anruf selbst, statt mehr Anrufe aufzubauen, als er gleichzeitig bearbeiten kann.

Das System ist darauf ausgelegt, zu verhindern, dass angenommene Anrufe ins Leere laufen, unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter oder KI anruft. Das ist weit mehr als ein technisches Detail: Es schützt die Reputation Ihrer Rufnummern und senkt das Risiko, als Spam eingestuft zu werden. Außerdem macht es für Kunden einen erheblichen Unterschied, ob sie direkt mit jemandem sprechen können oder sich fragen müssen, warum Ihr Unternehmen anruft und sofort wieder auflegt.

Kampagnen mit Mitarbeitern und KI-Kampagnen im Vergleich

Mit Outbound Campaigns werden Ihre Anrufaktivitäten zu einem steuerbaren, messbaren Umsatzmotor. Und das gilt jetzt auch für Anrufe, für die Ihrem Team bisher schlicht die Kapazitäten fehlten. Erinnerungen, Gespräche zu Vertragsverlängerungen und zeitkritische Follow-ups müssen nicht länger mit anderen Aufgaben um die Zeit Ihrer Mitarbeiter konkurrieren. Die KI kann sie einfach übernehmen.

Diese Funktionen stehen zum Start bereit

• Campaign Orchestration: Erstellen und planen Sie mehrstufige Kontaktsequenzen direkt im Aircall-Dashboard und weisen Sie jede Kampagne Ihren Mitarbeitern oder Ihrem AI Voice Agent zu.

• Campaign Analytics: Verfolgen Sie Anrufversuche, erfolgreiche Verbindungen und Ergebnisse in einer zentralen Kampagnenübersicht. Auch bei laufenden Kampagnen behalten Sie den Fortschritt in Echtzeit im Blick.

• Local Presence: Aircall wählt automatisch eine ausgehende Rufnummer mit passender Ortsvorwahl. So sehen Kunden eine lokale Rufnummer statt einer möglicherweise unbekannten Vorwahl.

Damit setzen wir genau dort an, wo wir im April begonnen haben: mit lokal wirkenden Rufnummern und einer Reputation, die aktiv überwacht wird, statt sie dem Zufall zu überlassen. Denn Outbound kann nur erfolgreich sein, wenn Kunden auch tatsächlich abheben.

Für wen eignet sich Outbound Campaigns?

Outbound Campaigns wurde für Teams entwickelt, die bereits spüren, wie viel Zeit und Potenzial durch unzusammenhängende Outbound-Prozesse verloren geht:

• SDR- und BDR-Teams, die ihre Kalt- und Warmakquise besser koordinieren möchten. Führungskräfte verwalten die Kontaktlisten zentral, während sich die Mitarbeiter ganz auf ihre Gespräche konzentrieren.

• Vertriebsteams, die nach Webinaren und Demos nachfassen oder inaktive Kontakte in ihrer Pipeline erneut ansprechen möchten.

• Customer-Success- und Vertragsverlängerungsteams, die Kunden gezielt und strukturiert kontaktieren und ihre Ergebnisse ebenso zuverlässig erfassen möchten wie bei einer Vertriebskampagne.

• Support- und Operations-Teams, die Rückrufe, Erinnerungen, Terminbestätigungen und Service-Follow-ups nach bestimmten Kundenaktionen durchführen.

Wenn Ihr Team bereits Power Dialer, Salesloft oder Outreach nutzt, mit individuellen Kontaktlisten aber zunehmend den Überblick verliert, ist Outbound Campaigns der nächste logische Schritt.

Und wenn Sie AI Voice Agents bereits für eingehende Anrufe einsetzen, kann derselbe Agent jetzt auch selbst zum Hörer greifen, statt nur eingehende Gespräche entgegenzunehmen.

Bei der Kaltakquise bleibt der persönliche Kontakt durch Mitarbeiter besonders wichtig. Für viele andere Anwendungsfälle haben Sie jetzt die Wahl: Follow-ups nach Webinaren, Gespräche zu Vertragsverlängerungen, Zahlungserinnerungen und Servicebestätigungen lassen sich auch als KI-Kampagnen durchführen. So müssen wichtige Kontakte nicht länger warten, bis Ihre Mitarbeiter wieder freie Kapazitäten haben.

Bei der Orchestrierung ging es nie darum, möglichst viel zu tun. Sondern darum, das Richtige zu tun.

An unserer Überzeugung vom April hat sich nichts geändert: Bei Outbound geht es längst nicht mehr darum, möglichst viele Nummern zu wählen. Entscheidend sind Relevanz und Reputation. Denn sie bestimmen, ob aus einem Anrufversuch ein echtes Gespräch wird.

Der Unterschied ist, dass wir das System, das diesen Ansatz ermöglicht, nicht mehr nur ankündigen. Sie können es jetzt direkt einsetzen. Ob ein Mitarbeiter oder ein AI Voice Agent anruft, ist dabei zweitrangig. Entscheidend ist, dass es der richtige Anruf ist.

Outbound Campaigns ist ab sofort im Professional-Abo verfügbar, für Kampagnen, die Ihre Mitarbeiter leiten oder die KI.

Häufig gestellte Fragen

Können KI-Agenten Outbound-Kampagnen durchführen, ohne als Spam eingestuft zu werden?

Ja, wenn das System keine Anrufe startet, die niemand annehmen kann. Bei Aircall Outbound Campaigns baut eine KI-Kampagne nur so viele Anrufe auf, wie der AI Voice Agent selbst führen kann. Kein Kunde hört nach dem Abheben Stille, und kein Anruf läuft ins Leere. Genau solche abgebrochenen Anrufe führen dazu, dass Rufnummern als Spam markiert werden. Zusätzlich zeigt Local Presence eine lokale Rufnummer an, und die Reputation Ihrer Nummern wird aktiv überwacht.

Welche Plattform eignet sich für Outbound-Kampagnen mit KI-Agent und Anrufaufzeichnung?

Aircall Outbound Campaigns steuert Kampagnen mit Mitarbeitern und mit dem AI Voice Agent in einem System. Gespräche Ihrer Mitarbeiter lassen sich mit der Anrufaufzeichnung von Aircall aufzeichnen. Braucht ein KI-geführter Anruf einen Menschen, übergibt der AI Voice Agent das Gespräch samt Kontext an Ihr Team. Outbound Campaigns ist ohne Aufpreis im Professional-Abo enthalten.

Wie messe ich, welche Outbound-Kampagnen funktionieren?

Campaign Analytics zeigt Anrufversuche, Verbindungsraten und Ergebnisse jeder Kampagne in einer Übersicht, auch in Echtzeit, während die Kampagne läuft. Kampagnen mit Mitarbeitern und KI-Kampagnen landen im selben Dashboard, sodass Sie beide Ansätze direkt vergleichen können.

Was ist der Unterschied zwischen Kampagnen mit Mitarbeitern und KI-Kampagnen?

Bei Kampagnen mit Mitarbeitern wird nur gewählt, wenn ein Mitarbeiter bereit ist. Bei KI-Kampagnen führt der AI Voice Agent das Gespräch vollständig und übergibt bei Bedarf an einen Menschen. Jede Kampagne nutzt eine der beiden Varianten, beide laufen aber über dieselbe Campaign Orchestration und Campaign Analytics. Alle Funktionen finden Sie auf der Produktseite zu Outbound Campaigns.

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